Na gestão de requisitos legais, um dos desafios mais comuns não é apenas manter os requisitos atualizados, mas uma área responsável bem definida para garantir seu atendimento.

Isso é ainda mais importante em empresas que seguem normas como a ISO 14001 e a ISO 45001, nas quais a clareza de responsabilidades e a rastreabilidade fazem parte da rotina (e das auditorias).Pensando em otimizar o seu dia a dia e aumentar a consistência da gestão, o Sistema CAL agora conta com uma nova funcionalidade: a distribuição automática de áreas por tema.

Um desafio comum na rotina de requisitos legais

Conforme a base de requisitos legais cresce e a empresa passa por mudanças (novas unidades, reestruturações, novos responsáveis, expansão de escopo), é natural que a distribuição de responsabilidades exija mais atenção.

Mesmo com recursos que já apoiam esse processo, como as diversas opções de filtros, a distribuição manual e as ações em lote,  ainda existem cenários em que a gestão pode demandar revisões e ajustes para garantir que nenhum requisito fique sem área responsável.

É justamente nesse ponto que a distribuição automática por tema ajuda: ela reduz a necessidade de intervenções operacionais e reforça a consistência das responsabilidades ao longo do tempo.

O que é a distribuição automática de áreas por tema?

De forma simples, a lógica funciona assim:

• Ao cadastrar ou editar uma área no CAL, você pode selecionar os Temas vinculados à área;
• A partir dessa seleção, o sistema passa a vincular automaticamente a área aos requisitos legais relacionados àqueles temas.

Ou seja: em vez de atribuir áreas manualmente, você define uma regra e o sistema faz a distribuição de forma inteligente.

Como isso ajuda na gestão

Essa mudança traz ganhos bem concretos para quem administra requisitos legais no dia a dia:

1) Menos esforço manual e retrabalho

O CAL já permite distribuir áreas de forma manual e também em lote. A distribuição automática por tema complementa esse processo, trazendo ainda mais agilidade no dia a dia.

Com a distribuição automática, você configura a regra uma vez no cadastro da área e reduz bastante o trabalho operacional de manutenção ao longo do tempo.

2) Base de requisitos legais mais consistente

A rotina de distribuição ocorre uma vez ao dia.

O sistema identifica requisitos legais que estejam:

• não avaliados;
• sem área vinculada;
• e que possuam temas configurados.

E então realiza o vínculo automaticamente.

Isso ajuda a manter o sistema mais completo, reduzindo requisitos “soltos” sem responsável.

3) Mais rastreabilidade e governança

A ação realizada pelo sistema pode ser verificada no histórico do requisito, com a descrição:

“Inclusão automática de Área que responde requisito por regra de tema”.

Isso é um ponto muito positivo para empresas que precisam demonstrar organização e rastreabilidade, principalmente em auditorias.

4) Benefício para empresas com gestão corporativa

Outro ponto importante: áreas corporativas.

Se um tema for vinculado a uma área corporativa, ela será incluída automaticamente nos requisitos não avaliados e sem área de todos os CALs que possuam aquele tema.

Para empresas com vários empreendimentos, isso traz mais padronização e reduz a dependência de ajustes manuais em cada unidade.

Atenção: remoção de tema não é retroativa

Um detalhe importante:

A remoção de um tema do cadastro da área não possui efeito retroativo.

Ou seja, se uma área já foi distribuída automaticamente para requisitos daquele tema, remover o tema depois não remove as distribuições que já aconteceram.

Caso seja necessário desfazer distribuições já realizadas, o recomendado é:

• acessar o menu Requisitos do CAL
  
• utilizar os filtros combinados de Área + Tema
  
• e realizar a remoção manual (que pode ser realizada em lote) da área nos requisitos filtrados
  

Conclusão

A distribuição automática de áreas por tema é um avanço importante para a gestão de requisitos legais no CAL: ela reduz tarefas manuais, contribui para uma rotina mais eficiente e fortalece a rastreabilidade, pontos fundamentais para uma gestão mais segura e consistente.

Se a sua empresa busca mais produtividade e organização no controle de obrigações, vale a pena explorar essa funcionalidade no CAL!

Quer aplicar na prática?

Se você quiser ver o passo a passo completo de como configurar a distribuição automática de áreas por tema, confira também o nosso artigo tutorial na Base de Conhecimento: “Área: distribuição automática de áreas por tema”.