As áreas e os Requisitos Legais no CAL 4.0

Já abordamos tudo sobre como editar o seu Sistema CAL, cadastrando as áreas e vinculando-as aos usuários responsáveis. O próximo passo, é realmente dividir a sua gestão conforme a responsabilidade de cada área.

Para isso, nesse artigo, te ensinaremos como vincular as áreas aos Requisitos Legais, como distingui-las em cada RL ou norma, como buscar por obrigações destinadas a cada uma, especificamente e muito mais…

Quais são os tipos de áreas vinculadas aos Requisitos?

• Área responsável: é aquela responsável pelo evidenciar o atendimento dos requisitos,  e pela criação e atendimento dos planos de ação associados
• Área onde incide: é a área que também deve ter conhecimento daquela obrigação, pois ela também reflete em seus processos. Porém, ela não é responsável por evidenciar o atendimento ao Requisito.

Como identificar quais áreas estão vinculadas ao Requisito?

Na tela de Requisitos, você visualizará, ao lado de cada um deles, se já tiverem sido cadastradas, as áreas Responsáveis e as áreas onde Incidem:

 

 

Para visualizar as evidências ou planos de ação de cada uma delas, o seu status de atendimento, realizar o preenchimento das informações ou alterações, selecione a seta ao lado do Requisito:

Caso haja mais de uma área responsável pelo Requisito, a inserção de evidências e/ou planos de ação deve ser realizada nos campos referentes a cada uma delas.

 

Como identificar quais áreas estão vinculadas nos Requisitos de determinada Norma Legal?

Você deverá acessar o menu “Norma Legal CAL”:

Utilizando os filtros disponíveis, busque pela norma desejada e, após pesquisar, se houver Requisitos associados a ela, será exibido na coluna “Informações da Norma Legal” um box , listando a quantidade de áreas associadas.

Clicando neste box, será informada a quantidade de áreas responsáveis e as áreas onde o requisito incide, associadas aos Requisitos daquela norma.

Como utilizar o filtro por área, para buscar por requisitos vinculados a alguma área específica?

Na área de Pesquisa na aba de Requisito de CAL, você deverá selecionar os filtros “Área Responsável” para buscar pelos requisitos que devem ser respondidos por aquela área. E o filtro “Área onde incide”, para buscar pelos requisitos que incidem na área desejada.

Após selecionar o filtro desejado, no campo ao lado, inclua a área desejada:

Ao final, clique em “Pesquisar” e todos os requisitos que estiverem relacionados à área buscada, serão disponibilizados.

Como excluir uma área do Requisito?

Para excluir uma área vinculada ao Requisito, independente dela ser Área responsável ou Área onde incide, você deverá:

No menu de Requisitos de CAL, identificar o Requisito que deseja realizar as alterações.

Feito isso, clique na seta lateral referente àquela obrigação, para expandir o campo de cada área:


Após identificar a área que deseja excluir, clique no ícone de lixeira ao lado dela e clique em “Sim” quando perguntado se tem certeza:

 

Exclusão em lote

O processo de exclusão poderá ser realizado em lote. Ou seja, é possível que você selecione diversas áreas, seja de um só requisito, ou de vários, e, excluí-las.

Para isso, você deverá expandir o campo das áreas do Requisito ou dos Requisitos desejados, utilizando a seta lateral e selecionar o quadradinho de seleção das áreas que deseja excluir:

Lembre-se, selecione somente o quadradinho da área, não o do RL, como indicado acima.

Após selecionar todas as áreas, utilize a ferramenta de ação em lote e selecione a opção “Excluir área onde incide (Requisito)” (caso esteja excluindo áreas onde o requisito incide), ou “Excluir área responsável (Resposta Requisito)” (se estiver excluindo áreas que devem evidenciar atendimento ao requisito).

Ao final, clique em “Aplicar” e, em sequência, em “Sim”, ao ser questionado se tem certeza da operação.

 

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Agora, você já sabe como editar totalmente sua aba de Requisitos Legais em relação às áreas, poderá definir a responsabilidade das obrigações de acordo com a sua realidade!

Por ultimo, vamos extrair os relatórios de acordo com a vinculação de áreas feita? É sobre isso que trataremos no próximo artigo!

 

 

-Escrito por Júlia Balsamão