A gestão de riscos hoje é uma responsabilidade estratégica das organizações. Essa mentalidade vem da evolução das normas de sistemas de gestão, que incorporaram a abordagem baseada em riscos como requisito para o planejamento, a execução e a melhoria contínua dos processos.

Com a adoção da Estrutura de Alto Nível (High Level Structure, ou HLS) pela Organização Internacional para Padronização, normas como a ISO 9001 (Gestão da Qualidade), ISO 14001 (Gestão Ambiental) e ISO 45001 (Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional) passaram a compartilhar uma estrutura comum. 

Todas exigem que as organizações identifiquem riscos e oportunidades que possam impactar o alcance dos resultados esperados de seus sistemas de gestão.

O efeito prático é uma mudança de postura: em vez de agir apenas de forma corretiva, a organização passa a:

• antecipar cenários
• prevenir problemas
• fortalecer sua capacidade de adaptação

Este artigo explica:

• O que são riscos e oportunidades
• O que a ISO 31000:2018 recomenda, quais são seus princípios e sua estrutura
• Como aplicar essas diretrizes na prática dentro da rotina da empresa

O que são riscos e oportunidades segundo a ISO 31000

De acordo com a ABNT NBR ISO 31000:2018, o risco é definido como o efeito da incerteza sobre os objetivos. 

Essa definição amplia a visão tradicional de risco como sinônimo de perda ou problema, porque reconhece que toda incerteza pode produzir efeitos positivos, negativos ou ambos, dependendo do contexto e dos objetivos da organização.

Gerenciar riscos, então, significa compreender como essas incertezas podem influenciar os resultados e tomar decisões mais conscientes: potencializar os efeitos favoráveis e reduzir aqueles que possam comprometer o desempenho organizacional.

As oportunidades representam justamente esses possíveis efeitos positivos decorrentes das incertezas. Elas podem estar relacionada:

• à melhoria de processos
• ao desenvolvimento de novos produtos e serviços
• à incorporação de tecnologias
• à redução de custos
• ao aumento da eficiência operacional 
• à conquista de vantagens competitivas

Muitas vezes, uma oportunidade é identificada durante a própria análise dos riscos. Por isso, ambos devem ser tratados de forma integrada, e não como processos independentes.

Por que monitorar riscos e oportunidades de forma contínua

O monitoramento contínuo dos riscos e oportunidades permite que a organização:

• conheça melhor seu ambiente interno e externo
• identifique fatores que possam influenciar seus objetivos 
• estabeleça ações proporcionais ao nível de risco identificado

Além de reduzir a probabilidade de eventos indesejados, esse acompanhamento:

• fortalece a governança
• melhora a tomada de decisão
• aumenta a previsibilidade dos resultados
• favorece a melhoria contínua dos processos

Para orientar as organizações nessa prática, a ISO 31000:2018 apresenta diretrizes que podem ser aplicadas em empresas de qualquer porte ou segmento. 

A norma estabelece princípios, uma estrutura de gestão e um processo sistemático para que os riscos sejam tratados de forma integrada à estratégia, à governança e às atividades do negócio.

O resultado são decisões mais consistentes e alinhadas aos objetivos organizacionais. Essa lógica se conecta diretamente à gestão de requisitos legais, que também parte de uma abordagem estruturada para reduzir riscos de não conformidade.

O que é a ISO 31000:2018

A ISO 31000:2018 estabelece diretrizes para a gestão de riscos e pode ser aplicada por organizações de qualquer porte ou segmento. 

Diferentemente de outras normas, a ISO 31000 não estabelece requisitos para certificação. Ela apresenta um conjunto de boas práticas que podem ser adaptadas à realidade de cada empresa, servindo como referência para incorporar a gestão de riscos aos processos, à estratégia e à governança corporativa.

O principal objetivo é ajudar as organizações a identificar situações que possam impactar o alcance de seus objetivos, para que tomem decisões mais seguras e estejam mais preparadas para lidar com as incertezas do dia a dia.

Para isso, a norma orienta que a gestão de riscos faça parte da rotina da organização, presente no planejamento, na execução das atividades e na tomada de decisões. 

Assim, a empresa consegue:

• agir de forma preventiva
• reduzir a probabilidade de eventos que comprometam seus resultados
• identificar oportunidades de melhoria que contribuam para o crescimento contínuo

A norma também reconhece que cada organização possui características, necessidades e objetivos próprios. 

Por esse motivo, ela não determina uma metodologia única para avaliação dos riscos, permitindo que cada empresa desenvolva um modelo compatível com seu contexto e sua forma de gestão.

Os 8 princípios da gestão de riscos da ISO 31000

A ISO 31000 estabelece oito princípios que orientam uma gestão de riscos eficaz. 

Eles ajudam a garantir que os riscos sejam tratados de forma organizada, integrada e alinhada aos objetivos da organização, e mostram que o gerenciamento de riscos não deve ser uma atividade isolada, mas parte da rotina da empresa.

Ao aplicar esses princípios, a empresa consegue identificar melhor as incertezas, tomar decisões mais seguras e criar oportunidades de melhoria, contribuindo para o alcance dos seus objetivos.

A estrutura de gestão de riscos proposta pela ISO 31000

Para que a gestão de riscos seja aplicada de forma consistente, a ISO 31000 propõe uma estrutura baseada no comprometimento da alta direção e na integração da gestão de riscos aos processos organizacionais.

Essa estrutura contempla a:

• definição de responsabilidades
• implementação das práticas de gestão
• avaliação periódica de sua eficácia 
• melhoria contínua

Dessa forma, a gestão de riscos passa a apoiar a estratégia, a governança e a tomada de decisão em todos os níveis da organização.

Quer aplicar a ISO 31000 na prática, sem depender de planilhas manuais? Conheça o CAL e veja como estruturar a gestão de riscos e oportunidades da sua empresa.

Como o Módulo de Riscos e Oportunidades do CAL apoia esse processo

Para apoiar as organizações na aplicação dessas diretrizes, a Ius desenvolveu o Módulo de Riscos e Oportunidades do Sistema CAL. 

Inspirado nos conceitos da ISO 31000, o módulo permite:

• Estruturar metodologias de avaliação personalizadas
• Registrar e acompanhar riscos e oportunidades
• Utilizar matrizes de risco 
• Vincular planos de ação às avaliações realizadas

Na prática, o CAL transforma as recomendações da norma em um processo organizado e integrado à rotina das empresas.

A implementação de uma gestão de riscos eficaz depende da adoção de ferramentas que permitam registrar informações de forma organizada, acompanhar sua evolução e apoiar a tomada de decisão.

Metodologias personalizadas

Um dos principais diferenciais do módulo é a flexibilidade para que cada organização desenvolva sua própria metodologia de avaliação de riscos e oportunidades.

Planilhas configuráveis

O módulo utiliza um motor de planilhas configurável que oferece ampla flexibilidade para a construção das avaliações.

Durante a configuração da metodologia, é possível criar diferentes tipos de colunas, como campos de texto, valores numéricos, datas, listas de seleção e colunas específicas para classificação de riscos e oportunidades. 

Também é possível organizar essas informações em grupos, tornando a estrutura mais adequada às necessidades de cada processo avaliado.

Essa flexibilidade permite que a organização desenvolva uma metodologia própria sem depender de modelos rígidos, tornando o processo de gestão de riscos mais aderente às suas práticas internas.

Tela de edição da metodologia de riscos e oportunidades no CAL, com a aba de configuração de colunas.

Planilha de avaliação de riscos e oportunidades preenchida, com categoria, origem, área, impacto e probabilidade de cada registro.

Fórmulas automáticas

Para aumentar a confiabilidade das avaliações e reduzir atividades manuais, o módulo permite criar colunas de cálculo automático.

As fórmulas são definidas durante a configuração da metodologia e são executadas sempre que uma informação da avaliação é atualizada. 

O sistema também realiza validações para evitar inconsistências, como referências circulares entre fórmulas, contribuindo para maior segurança na realização dos cálculos.

Com isso, os resultados das avaliações permanecem padronizados e são atualizados automaticamente, reduzindo erros operacionais e aumentando a confiabilidade das informações utilizadas na análise.

Matrizes de riscos e oportunidades

A visualização gráfica dos riscos é um recurso importante para apoiar a priorização das ações.

O módulo permite configurar matrizes de risco personalizadas, definindo:

• os eixos utilizados na avaliação
• a quantidade de níveis da matriz 
• as faixas de classificação representadas por cores

Após o preenchimento das avaliações, o sistema distribui automaticamente os registros na matriz, proporcionando uma visão consolidada da exposição aos riscos.

Essa representação facilita a identificação dos riscos que exigem maior atenção e auxilia gestores na definição das prioridades para tratamento. 

O conceito é semelhante ao aplicado na matriz de risco ESG, em que probabilidade e impacto orientam as decisões.

Matriz de risco e matriz de oportunidade geradas automaticamente pelo CAL, com os registros distribuídos por probabilidade e severidade.

Planos de ação

Após a identificação e avaliação dos riscos, a ISO 31000 recomenda que a organização defina ações para tratar aqueles considerados prioritários.

Para apoiar essa etapa, o módulo permite vincular planos de ação aos riscos e oportunidades registrados no sistema, estabelecendo uma relação direta entre cada registro e as ações definidas para seu tratamento. 

Dessa forma, é possível acompanhar as medidas planejadas, facilitar o monitoramento e garantir maior controle sobre a implementação das ações.

Monitoramento contínuo

A gestão de riscos é um processo contínuo e deve acompanhar as mudanças que ocorrem na organização e em seu ambiente de atuação.

O Módulo de Riscos e Oportunidades foi desenvolvido para apoiar esse acompanhamento permanente. 

Além de permitir a atualização das avaliações sempre que necessário, a solução disponibiliza indicadores relacionados aos planos de ação vinculados a cada risco, informando, por exemplo:

• quantos planos foram concluídos
• quantos estão dentro do prazo
• quantos se encontram vencidos

A combinação entre avaliações, matrizes de risco e acompanhamento dos planos de ação oferece uma visão consolidada da situação dos riscos e oportunidades da organização, contribuindo para revisões periódicas, tomada de decisão baseada em informações atualizadas e melhoria contínua da gestão.

Perguntas frequentes sobre gestão de riscos e oportunidades

O que é a ISO 31000?

A ISO 31000:2018 é a norma que estabelece diretrizes para a gestão de riscos. Ela apresenta princípios, uma estrutura e um processo que podem ser aplicados por organizações de qualquer porte ou segmento. A norma não é certificável: funciona como referência de boas práticas.

Qual a diferença entre risco e oportunidade?

Para a ISO 31000, risco é o efeito da incerteza sobre os objetivos, e esse efeito pode ser negativo ou positivo. As oportunidades são os efeitos positivos decorrentes dessas incertezas, como melhoria de processos, redução de custos ou ganho de eficiência. Por isso, riscos e oportunidades devem ser avaliados de forma integrada.

A ISO 31000 exige certificação?

Não. Diferentemente da ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, a ISO 31000 não estabelece requisitos para certificação. Ela orienta a gestão de riscos e pode ser adaptada ao contexto de cada organização.

Como aplicar a ISO 31000 na prática?

A aplicação começa por definir uma metodologia de avaliação, identificar e classificar riscos e oportunidades, priorizar por meio de uma matriz e vincular planos de ação, mantendo o monitoramento contínuo. Ferramentas como o Módulo de Riscos e Oportunidades do CAL® ajudam a estruturar e automatizar esse processo.

Conclusão

A gestão de riscos e oportunidades é essencial para que as organizações tomem decisões mais seguras, fortaleçam sua governança e estejam preparadas para enfrentar mudanças e aproveitar novas oportunidades. 

A ISO 31000 fornece diretrizes para implementar uma gestão de riscos estruturada, contínua e integrada aos processos da organização.

Alinhado a essas diretrizes, o Módulo de Riscos e Oportunidades do CAL oferece uma solução flexível para registrar, avaliar, monitorar e tratar riscos e oportunidades, apoiando a implementação de metodologias personalizadas e a melhoria contínua. 

Dessa forma, o módulo contribui para uma gestão mais eficiente, fortalecendo a tomada de decisão e o alcance dos objetivos organizacionais.

Quer estruturar a gestão de riscos e oportunidades da sua empresa com base na ISO 31000? Solicite uma proposta e conheça o Módulo de Riscos e Oportunidades do CAL.

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A gestão de documentos sempre ocupou um papel central dentro dos Sistemas de Gestão. Procedimentos, instruções de trabalho, políticas, registros e evidências documentadas são a base para a padronização de processos, a tomada de decisão segura e a demonstração de conformidade com requisitos legais, normativos e internos. À medida que as organizações crescem em porte, complexidade e maturidade de gestão, cresce também a necessidade de controle, organização, rastreabilidade e segurança da informação.

Nesse contexto, a forma como os documentos são armazenados, acessados e protegidos torna-se um fator crítico de sucesso. Não se trata apenas de garantir que a informação exista, mas de assegurar que ela esteja disponível no momento certo, para as pessoas certas e com o nível adequado de confidencialidade. Falhas nesse controle podem resultar em riscos relevantes, como exposição indevida de informações, não conformidades em auditorias, fragilidade na governança e até impactos legais e reputacionais.

Atenta a esse cenário e às necessidades reais dos clientes, a Ius Natura promoveu uma importante atualização no Sistema CAL, especificamente no módulo de Controle de Documentos. A nova funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos representa um avanço significativo para nossos clientes, elevando o patamar de segurança da informação, fortalecendo o compliance e proporcionando uma gestão documental muito mais madura, flexível e alinhada às boas práticas.

Este artigo apresenta, de forma detalhada, a evolução dessa funcionalidade, seu funcionamento, seus benefícios práticos e sua relevância estratégica para as empresas que utilizam o Sistema CAL.

A Importância da Gestão Documental

Antes de abordar especificamente a atualização do Sistema CAL, é fundamental reforçar o papel da gestão documental dentro do sistema de gestão.

Normas de sistemas de gestão como ISO 9001 (Qualidade), ISO 14001 (Meio Ambiente), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional), ISO 22000 (Segurança de Alimentos) e ISO 27001 (Segurança da Informação), possuem requisitos claros relacionados ao controle da informação documentada. De forma geral, essas normas exigem que as organizações assegurem que:

• Os documentos estejam disponíveis e adequados ao uso, onde e quando forem necessários;
• As informações sejam protegidas contra perda de confidencialidade, uso indevido ou acesso não autorizado;
• Seja possível demonstrar rastreabilidade e histórico das informações.

Nesse sentido, a gestão documental não se limita a armazenar arquivos em um repositório digital. Ela envolve critérios claros de acesso, responsabilidades definidas e mecanismos que garantam a integridade e a confiabilidade das informações.

É justamente nesse ponto que o controle de permissões se torna um elemento-chave para a maturidade da gestão.

Como Funcionava o Acesso aos Documentos no Sistema CAL

Até recentemente, o acesso aos documentos no Sistema CAL era definido de forma mais ampla. O critério principal era a permissão de acesso ao módulo de Controle de Documentos. Assim, uma vez que o usuário estivesse habilitado a acessar esse módulo, todos os documentos cadastrados para aquele cliente se tornavam automaticamente visíveis.

Esse modelo atendia bem a estruturas organizacionais menores ou a cenários onde os documentos possuíam caráter predominantemente público dentro da empresa. No entanto, à medida que os clientes evoluíram em termos de estrutura, número de usuários e volume documental, surgiram demandas legítimas por maior segregação de acesso.

Empresas com múltiplas áreas, unidades, níveis hierárquicos e informações estratégicas passaram a necessitar de um controle mais refinado, capaz de diferenciar, por exemplo:

• Documentos de uso geral daqueles de caráter restrito;
• Informações estratégicas da alta direção;
• Documentos sensíveis de áreas como jurídico, recursos humanos, saúde e segurança, meio ambiente ou compliance;
• Registros que devem ser acessados apenas por responsáveis técnicos ou gestores específicos.

A Nova Funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos

Com base nesse cenário e no feedback dos clientes, o Sistema CAL evoluiu e passou a contar com a funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos, trazendo um novo nível de controle e segurança para a gestão documental.

A partir dessa atualização, cada documento cadastrado no sistema pode ter seu acesso configurado de forma individual, respeitando a realidade, a estrutura organizacional e as necessidades específicas de cada cliente.

Formas de Definição de Acesso

A permissão de acesso pode ser definida de maneira simples e intuitiva, por meio das seguintes opções:

• Documento Público: ao marcar a opção Público, o documento permanece acessível a todos os usuários que possuem permissão para acessar o módulo de Controle de Documentos. 
• Documento Restrito: ao selecionar a opção Restrito, o documento passa a ser exibido apenas para os usuários ou áreas explicitamente autorizados. Usuários não autorizados não visualizam o documento nem os localizam nos resultados de busca.
• Acesso por área vinculada: o administrador pode definir que determinado documento fique disponível apenas para usuários pertencentes a áreas específicas da organização. Essa opção é especialmente útil para documentos técnicos ou operacionais, que devem ser consultados apenas por equipes diretamente envolvidas naquele processo.
• Acesso por usuário específico: além da vinculação por área, é possível selecionar usuários individualmente, garantindo ainda mais precisão no controle de acesso. Essa funcionalidade atende cenários onde apenas determinadas pessoas devem visualizar o documento.

Permissão de acesso:

Essa lógica garante que o acesso à informação seja concedido de forma consciente, reduzindo riscos e fortalecendo a confidencialidade.

Filtros de Apoio à Gestão de Permissões

Para tornar a gestão dos documentos ainda mais prática e eficiente, o Sistema CAL também passou a contar com três filtros específicos, que auxiliam os usuários na visualização e no gerenciamento dos documentos conforme o tipo de acesso configurado.

Esses filtros permitem uma navegação mais estratégica pelo módulo de documentos, facilitando a identificação de:

• Documentos com acesso público;
• Documentos com acesso restrito;
• Documentos disponíveis apenas para determinados usuários ou áreas.

Na prática, os filtros contribuem para a facilidade e agilidade na localização de documentos dentro do sistema.

Filtros:

Novas Permissões Vinculadas ao Cadastro de Usuários

Além da permissão de acesso aos documentos em si, a atualização do módulo de Controle de Documentos trouxe um avanço igualmente relevante: a ampliação e o detalhamento das permissões vinculadas ao cadastro dos usuários, especificamente para o módulo de documentos.

Agora, o controle não se limita apenas a quem pode visualizar determinado documento, mas também quais ações cada usuário está autorizado a executar, garantindo ainda mais segurança, rastreabilidade e segregação de responsabilidades.

As novas opções de permissão permitem configurar perfis de acesso de acordo com o papel do usuário:

Copiar documento entre CALs: Permite copiar documentos de um CAL para outro, facilitando a padronização documental entre unidades, filiais ou diferentes estruturas organizacionais.

• Exportar documentos em lote: Autoriza a exportação de anexos por meio de ações em lote, otimizando o tempo em operações que envolvem grande volume de documentos.
• Registrar pedido de renovação de documento: Permite registrar e editar pedidos de renovação, garantindo o acompanhamento adequado de documentos que possuem validade ou necessidade de atualização periódica.
• Concluir renovação de documento: Autoriza o usuário a registrar a conclusão e renovação, assegurando a atualização do status do documento no sistema.
• Cadastrar documento: Permite cadastrar novos documentos, incluindo todas as informações necessárias.
• Editar documento: Autoriza a edição das informações de documentos já existentes, mantendo os dados sempre atualizados.
• Excluir documento: Permite excluir documentos, tanto de forma individual quanto em lote, conforme as necessidades da gestão documental.
• Ativar/Inativar documento: Autoriza alterar o status dos documentos entre ativo e inativo, individualmente ou em lote, facilitando o controle do ciclo de vida documental.
• Visualizar documento: Permite apenas a visualização dos documentos, sem autorização para edição, exclusão ou demais ações, sendo ideal para usuários que necessitam apenas consultar as informações.

Benefícios Diretos para o Sistema de gestão

A implementação da Permissão de Acesso a Documentos traz benefícios diretos e tangíveis para o sistema de gestão das empresas. Entre os principais, destacam-se:

Fortalecimento da Segurança da Informação

Ao restringir o acesso apenas a usuários autorizados, a organização reduz significativamente o risco de exposição indevida de informações sensíveis, atendendo aos princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação.

Atendimento às Normas de Sistema de Gestão

A funcionalidade apoia diretamente o atendimento aos requisitos de controle da informação documentada presentes em diversas normas ISO, além de estar alinhada às boas práticas de governança e compliance.

Segregação de Funções e Responsabilidades

O controle de acesso por área e por usuário contribui para uma segregação mais clara de responsabilidades, fortalecendo a estrutura organizacional e a maturidade dos processos.

Facilidade em Auditorias

Em auditorias internas e externas, a organização consegue demonstrar de forma objetiva que possui critérios definidos para controle de acesso a documentos, o que agrega credibilidade ao sistema de gestão.

Escalabilidade da Gestão Documental

A funcionalidade permite que o Sistema CAL acompanhe o crescimento da organização, mantendo o controle mesmo com o aumento do número de documentos, usuários e áreas envolvidas.

Impactos Positivos para a Governança e o Compliance

Mais do que uma melhoria operacional, a Permissão de Acesso a Documentos representa um avanço relevante em termos de governança corporativa. O controle adequado da informação é um dos pilares de uma gestão responsável, transparente e orientada a riscos.

Ao adotar mecanismos que limitam o acesso às informações conforme a real necessidade, a organização demonstra comprometimento com:

• Ética, responsabilidade e maturidade de gestão.
• Proteção de dados e informações estratégicas;
• Conformidade com requisitos legais e normativos;

Conclusão

A atualização do módulo de Controle de Documentos do Sistema CAL, com a implementação da funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos, marca um importante avanço para os clientes.

Essa evolução proporciona mais segurança, controle, flexibilidade e aderência às boas práticas de gestão, transformando a gestão documental em um processo ainda mais estratégico.

Em um cenário onde a informação é um ativo cada vez mais valioso, contar com ferramentas robustas e inteligentes faz toda a diferença. O Sistema CAL segue evoluindo para apoiar as empresas na construção de sistemas de gestão sólidos, seguros e alinhados às exigências do mercado.

Conheça o Sistema CAL e descubra como essa e outras funcionalidades podem fortalecer a governança, o compliance e a sustentabilidade do seu negócio: 

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