O software de gestão de requisitos legais resolve um problema concreto: o volume de normas publicadas e atualizadas diariamente no Brasil — na esfera federal, estadual e municipal — é alto demais para ser acompanhado manualmente sem risco de falha. 

Leis ambientais, normas trabalhistas, regulamentações de saúde e segurança, requisitos de qualidade: cada escopo gera obrigações específicas que precisam ser identificadas, atribuídas e monitoradas.

Empresas que dependem de planilhas ou controle manual para isso estão expostas a não conformidades por desconhecimento. As consequências podem ser:

• Multa
• Embargo
• Interdição
• Perda de certificação
• Quebra de acordos comerciais 
• Danos reputacionais

Este artigo explica:

• O que um software de gestão de requisitos legais faz
• Quais escopos ele deve cobrir
• Os riscos reais de não utilizá-lo
• O que diferencia o CAL® como solução especializada

Quais normas devem ser gerenciadas?

O universo normativo aplicável varia conforme o setor e as atividades da empresa. Em geral, os escopos mais críticos são:

• Meio ambiente: licenças, outorgas, obrigações da Política Nacional do Meio Ambiente (Lei 6.938/1981) e legislação estadual/municipal aplicável.
• Saúde e segurança do trabalho (SST): Normas Regulamentadoras do MTE, além das exigências da ISO 45001.
• Qualidade e alimentos: normas ANVISA, MAPA e requisitos de sistemas de gestão como ISO 9001 e ISO 22000.
• Energia: obrigações da ANEEL, eficiência energética e normas setoriais (ISO 50001).
• Responsabilidade social e anticorrupção: Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013), SA 8000 e obrigações de transparência.

Empresas com um único escopo já se beneficiam de um sistema. Quando há dois ou mais escopos simultâneos, o software passa a ser requisito operacional, já que o cruzamento de obrigações entre áreas diferentes é inviável de gerenciar de forma manual sem duplicidade ou omissão.

Quais são os riscos concretos de não gerenciar requisitos legais?

A legislação brasileira pune com severidade a não conformidade, mesmo quando ela decorre de desconhecimento. 

Os principais riscos são:

• Multas ambientais: a Lei de Crimes Ambientais (Lei 9.605/1998) prevê multas de R$ 50 a R$ 50 milhões por infrações.
• Sanções trabalhistas: autuações do Ministério do Trabalho e Emprego, embargos de obra e interdição de estabelecimento.
• Responsabilidade civil e penal: gestores e diretores podem responder pessoalmente por danos causados a terceiros ou ao meio ambiente.
• Perda de certificações: ISO 14001, ISO 45001 e outras normas exigem evidência de conformidade legal para manutenção do certificado.
• Barreiras comerciais: empresas do mercado B2B frequentemente exigem conformidade como pré-requisito para contratos e parcerias.

Para entender como funciona a verificação formal dessas obrigações, veja: Verificação de Conformidade Legal: definição, periodicidade e método.

Conheça o CAL® — sistema especializado em gestão de requisitos legais

Três vantagens de usar um software de gestão de requisitos legais

1. Redução de custo com não conformidades

Multas, honorários advocatícios, paralisação de operações e retrabalho para correção de processos custam mais do que o investimento em um sistema de gestão. 

Além disso, o software libera tempo da equipe jurídica e de compliance para atividades analíticas, que não se ocupa com rastreamento manual de publicações no DOU e interpretação da legislação.

2. Segurança para os trabalhadores e para a empresa

Acompanhar as Normas Regulamentadoras e a ISO 45001 de forma sistematizada reduz o risco de acidentes de trabalho e mantém a empresa protegida contra autuações. 

A conformidade com SST é um fator determinante na contratação de seguros, concessão de crédito e avaliação de riscos por investidores. 

3. Monitoramento com rastreabilidade

Um software de gestão de requisitos legais permite:

• Organizar as obrigações por escopo
• Atribuir responsáveis
• Registrar evidências de atendimento 
• Gerar relatórios para auditorias internas e externas

Isso substitui documentos avulsos e e-mails por um fluxo estruturado, com histórico e controle de prazos.

Por que o CAL é um software especializado em gestão de requisitos legais

O CAL foi desenvolvido especificamente para a gestão de requisitos legais. Suas principais funcionalidades:

• Atualizações legislativas mensais filtradas por atividade: a equipe jurídica da Ius identifica as normas aplicáveis e entrega apenas o que é relevante para cada organização, sem ruído.
• Obrigações sem duplicidade: o sistema elimina repetições e entrega uma lista de obrigações diretas, vinculadas às atividades reais da empresa.
• Gestão corporativa multi-unidade: gerenciar todas as unidades na mesma tela, com visão consolidada e segmentada por local.
• Compatibilidade com ISOs: atende as evidências exigidas por ISO 14001, ISO 45001, ISO 9001, ISO 22000, ISO 50001 e SA 8000.
• Suporte jurídico e operacional ilimitado: equipe especializada disponível para dúvidas sobre aplicabilidade de normas e de tecnologia.
• Gestão de normas técnicas ABNT: aba específica para normas técnicas relacionadas às normas vigentes.

Para empresas de menor porte ou sem equipe interna dedicada, o CAL Guardião oferece o monitoramento gerenciado pela própria Ius, sem necessidade de profissional interno dedicado.

Como o CAL se diferencia de planilhas e sistemas genéricos

A diferença central está na curadoria jurídica, pautada em mais de 35 anos de experiência, aliada a uma tecnologia pensada para otimizar jornadas e rotinas de compliance. 

O software integra a gestão de documentos, não conformidades e indicadores no mesmo ambiente, o que evita a fragmentação de informações entre sistemas diferentes.

Conclusão

O software de gestão de requisitos legais é a resposta mais eficiente para o problema do volume e da velocidade das publicações normativas no Brasil. Empresas que tentam manter conformidade sem um sistema estruturado assumem risco legal, financeiro e reputacional sem necessidade.

O CAL faz esse trabalho de forma especializada: 

• Identifica o que se aplica
• Mantém o cadastro atualizado 
• Registra as evidências que sua equipe precisa para auditorias e certificações

Solicite uma proposta para o CAL e conheça os planos disponíveis

O post Saiba por que você deve contratar um software de gestão de requisitos legais apareceu primeiro em ESG em Dia.

No artigo de hoje, separamos os principais pontos da Gestão de Não Conformidades e como ela pode auxiliar o seu negócio a se manter alinhado as normas de regulamentação. Confira!

O que é Gestão de Não Conformidades

Para entendermos a importância da Gestão de Não Conformidades em uma organização, primeiro devemos entender qual é o conceito que constitui este termo. Sendo assim, consideramos que a Gestão de Não Conformidade, é um sistema de gestão que visa a qualidade e a conformidade dos fluxos de uma empresa.

O embasamento da Não conformidade consiste na ausência de atendimento aos requisitos como as Normas ISO,  normas legais, institucionais, regulamentos internos da própria empresa, normas internacionais referentes aos processos, produtos e serviços de uma organização.

Por isso, por alcançar todas as áreas de uma empresa e aproximar as organizações das exigências de mercado e dos stakeholders a Gestão de Não Conformidade se faz cada vez mais nescessária em empresas que desejam qualidade e resultados em seus processos.  

Importância da Gestão de Não Conformidades

A gestão de Não Conformidades tem vasta importância nas organizações pois trata-se de uma ferramenta fundamental para evitar penalidades, garantir a continuidade das operações e preservar a integridade de um empreendimento.

A aplicação adequada da gestão de NCs vai muito além do simples cumprimento de exigências regulatórias; trata-se de adotar uma postura proativa para melhorar continuamente os processos internos de uma empresa.

Abaixo, listamos alguns pontos que demonstra a importância da gestão eficaz de NCs nas organizações:

• Obter e manter as certificações externas, tais como:
  ISO 9001, ISO14001, ISO 45001, ISO 50001.
• Prevenir e eliminar riscos nos processos da organização
• Reduzir custos, desperdícios, problemas e retrabalhos
• Aumentar a produtividade e qualidade dos serviços
  prestados e serviços ofertados;
• Facilitar a comunicação acerca da Gestão de NCs
  Engajar time interno da empresa
• Garantir autoridade e posicionamento de mercado, ao
  demonstrar comprometimento com os processos da
  empresa, objetivando a melhoria contínua;

Desafios na Gestão de Não Conformidades

Como a Ius pode ajudar a sua empresa a ter uma boa Gestão de Não Conformidade

Solicite agora mesmo uma proposta personalizada e descubra como o Software da Ius pode transformar a gestão de Não Conformidades na sua organização. Entre em contato com nossos especialistas e dê o próximo passo rumo à otimização dos seus processos!

Clique AQUI no link a seguir para entrar em contato! SOLICITAR PROPOSTA AQUI!

O post Saiba tudo sobre Gestão de Não Conformidades apareceu primeiro em ESG em Dia.

O que são?

Condicionantes são as obrigações que a empresa deve cumprir para obter e manter a licença ambiental de um empreendimento. São condições que devem ser cumpridas pelo empreendedor para que possa instalar e operar seu negócio.

Elas são estabelecidas pelos órgãos ambientais responsáveis pelo processo de licenciamento ambiental. Sendo assim, durante o processo de licenciamento, o órgão competente analisa os impactos previstos no estudo de impacto ambiental e do relatório de impacto ambiental (EIA/RIMA). 

Elas são compromissos estabelecidos pela empresa para com os órgãos ambientais, a fim de tornar o empreendimento mais sustentável social e ambientalmente, além de seguro para seus funcionários. Na maioria dos casos, elas trazem ações relacionadas à mitigação de riscos, preparação de resposta a eventuais emergências, monitoramento do meio ambiente e das atividades, medidas e para compensação, dentre outras situações.

Segundo o próprio governo:

“As condicionantes do licenciamento ambiental são cláusulas que estabelecem as condições, restrições, medidas administrativas e ambientais que deverão ser observadas pelo empreendedor para o gerenciamento dos impactos ambientais decorrentes da instalação e operação de empreendimentos e atividades objeto do licenciamento.” 

Sendo assim, podemos concluir que para estar em conformidade legal, o empreendimento precisa estar atendendo às suas condicionantes.

As condicionantes X etapas do licenciamento 

O EIA/RIMA é o principal documento a ser analisado pelo órgão no momento do licenciamento e definição de condicionantes, ao solicitar a Licença Prévia. 

Depois da avaliação, o órgão ambiental responsável poderá aprová-lo (EIA/RIMA), ou seja, atestar a viabilidade ambiental do empreendimento; rejeitá-lo ou indicar complementações/adequações necessárias.

Na aprovação, são indicadas condições para que o empreendimento passe para as próximas etapas de licenciamento. Sendo assim, para requerer a Licença de Instalação e Operação, as condicionantes definidas pelo órgão no processo de licenciamento prévio, devem ter sido atendidas, já que elas serão analisadas assim que o empreendedor der entrada nos pedidos das próximas licenças.

Cada etapa do processo de licenciamento pode definir condicionantes diferentes e específicas a serem cumpridas. Ou seja, a Licença Prévia pode trazer algumas condicionantes, que devem ser atendidas para que o empreendedor possa passar para a próxima etapa do licenciamento e solicitar a Licença de Instalação. Por sua vez, outras condicionantes podem ser definidas durante o processo de obtenção da LI e isso se repete em relação à LO.

Portanto, as condicionantes são estabelecidas em todos os tipos de licença ambiental. Para obter qualquer uma delas (Licença Prévia (LP), Licença de Instalação (LI) ou Licença de Operação (LO)), a empresa deve apresentar medidas com o objetivo de redução dos impactos ambientais da atividade. 

As condicionantes devem ser cumpridas pela empresa durante todo o período de implantação e operação do empreendimento. Podem ser revistas ou atualizadas a qualquer momento pelos órgãos ambientais competentes. 

Os tipos de condicionantes

Segundo os órgãos licenciadores, as condicionantes podem ser divididas em três tipos:

1. Condicionantes mitigatórias e compensatórias: estas condicionantes são divididas por medidas: preventivas, mitigadoras e compensatórias.
   • Preventivas: para prevenir, evitar que o empreendimento cause danos socioambientais; 
   • Mitigadoras: têm o objetivo de diminuir algum dano ambiental;
   • Compensatórias: o objetivo é compensar algum dano que não pode ou pôde ser prevenido ou mitigado.

Todas estas medidas podem ser trazidas pelas condicionantes como ações concretas e até como estudos dos impactos relacionados ao empreendimento.

2. Condicionantes de estudos e monitoramento: elas estabelecem a necessidade de monitoramento ambiental contínuo do empreendimento e da área afetada, dos riscos relacionados à atividade, da efetividade das medidas de controle e prevenção de impactos ambientais.
3. Condicionantes administrativas e de procedimentos: estas se referem à regularidade do próprio processo de licenciamento ambiental. O empreendedor e todo o processo de licenciamento devem estar em conformidade aos procedimentos e aos critérios de legalidade, moralidade, impessoalidade, eficiência e publicidade. 

Aplicabilidade das condicionantes

As condicionantes ambientais se aplicam a pessoas jurídicas ou físicas que estão em busca do licenciamento ambiental.

Elas são requisitos definidos se baseando no caso concreto, na realidade da empresa, nos impactos da atividade, local de instalação, dentre várias outras características. Para definir, o órgão licenciador analisa o EIA/RIMA elaborado pelo empreendedor e faz consultas a ele, à sociedade e a outros órgãos governamentais. 

Sendo assim, são consideradas cada uma destas características, para estabelecimento das condicionantes adequadas a cada caso.

Condicionantes tem peso de lei?

Sim! E isso significa que as empresas ou empreendedores são obrigados a cumpri-las. Como falamos anteriormente, elas são tidas como compromissos firmados pelo empreendedor para com o órgão ambiental competente e este, é o responsável por fiscalizar o empreendimento, para garantir o cumprimento das referidas obrigações. 

Outro poder conferido ao órgão é atualizar ou revisar as condicionantes a qualquer momento, para garantir a efetividade das medidas e alcançar o objetivo de diminuir o impacto ambiental do empreendimento.

Caso a empresa não as cumpra, várias sanções podem ser aplicadas, nas esferas administrativa, civil e criminal. 

Acompanhamento das condicionantes

Além de definir as condicionantes, o órgão ambiental licenciador também é o responsável por acompanhar e validar o seu atendimento, bem como impor sanções em caso de descumprimento. 

Neste sentido, o órgão classifica o atendimento às condicionantes da seguinte forma:

• Descumprida
• Em atendimento
• Encerrada
• Cumprida

A condicionante que é classificada como “Cumprida” pode ser dada como “Encerrada” ou pode gerar uma nova condicionante, em casos em que o acompanhamento é contínuo e a depender do resultado da ação

Isso é comum quando condicionantes da categoria de monitoramento são cumpridas e o órgão identifica a necessidade de que, a partir disso, ações concretas sejam implementadas.

Sanções pelo não cumprimento de condicionantes

O não cumprimento das condicionantes pode resultar em diversas sanções previstas em leis. Veja algumas das principais delas: 

1. Multas: variam de acordo com a gravidade, com o impacto/prejuízo causado e com a recorrência da infração;
2. Suspensão ou cancelamento da licença ambiental: suspensão temporária ou até mesmo cancelamento definitivo da licença ambiental concedida ao empreendimento;
3. Responsabilização criminal: tanto a empresa, quanto seus responsáveis, podem ser responsabilizados criminalmente por danos, que pelo não cumprimento das condicionantes. Ambos estarão sujeitos a penas previstas em lei, como a detenção.
4. Responsabilização civil: empresa e responsáveis podem ser responsabilizados civilmente e serão obrigados a reparar os danos causados ao meio ambiente e à sociedade. 
5. Embargo/interdição: a atividade é paralisada. O órgão impede a continuidade do empreendimento até que as medidas necessárias sejam tomadas.
6. Inabilitação: Empresas e responsáveis podem ser inabilitados para receber novas licenças ambientais ou para participar de licitações públicas.

As sanções também podem variar de acordo com a legislação estadual e/ou municipal, gravidade e recorrência. 

Condicionantes são exigidas em auditoria?

As condicionantes são fiscalizadas pelo órgão ambiental competente e são verificadas em auditorias ambientais. Como falamos anteriormente, as condicionantes devem ser atendidas durante toda a operação do empreendimento e, nas auditorias, avalia-se se elas estão sendo cumpridas. 

As auditorias ambientais podem ser realizadas por diferentes órgãos, como pelo próprio órgão ambiental, por empresas especializadas ou por organizações independentes.

Tal verificação é importante para garantir que as medidas necessárias para mitigação dos impactos socioambientais, estão sendo atendidas e eficazes.

O descumprimento também pode levar a empresa ao recebimento de não conformidades.

Sempre são estabelecidas condicionantes ou existem casos em que o órgão não estabelece nenhuma?

Não necessariamente todas as licenças ambientais estabelecem condicionantes. A depender da natureza do empreendimento, do seu porte e potencial de impacto socioambiental, o órgão poderá não exigir as ações específicas. 

Porém, elas serão sim exigidas àqueles empreendimentos que oferecem maior risco à saúde do meio ambiente e da população.

Exemplos de condicionantes

As condicionantes são estabelecidas considerando as características de cada empreendimento e o impacto socioambiental gerado por cada um. 

Veja alguns exemplos de condicionantes que são comuns entre diferentes tipos de empreendimentos:

1. Recuperação de áreas degradadas: impõe-se a necessidade de adotar técnicas de recuperação da vegetação, do solo, da qualidade da água e para o controle de processos erosivos.
2. Controle de emissões atmosféricas: a empresa estará obrigada a adotar medidas de controle de poluição, a fim de reduzir a emissão de poluentes na atmosfera.
3. Tratamento de efluentes líquidos: deverá tratar seus efluentes líquidos antes de lançá-los em corpos d’água.
4. Monitoramento de ruído: deverá controlar e monitorar os ruídos gerados na operação das suas atividades. 
5. Programa de educação ambiental: o órgão pode impor a obrigação para que a empresa desenvolva programas sobre educação ambiental para seus colaboradores e para a sociedade, a fim de conscientizá-los sobre a relevância da sustentabilidade e das medidas adotadas nesse sentido pelo empreendimento. 
6. Plano de contingência: elaborar um plano de contingência para prevenir ou minimizar danos provocados por acidentes ambientais.

Agora que você já sabe a importância de atender às condicionantes, veja como acompanhar todas elas em um só lugar: o Onegreen organiza as condicionantes das suas licenças ambientais por status — cumpridas, em atendimento e descumpridas — com prazos e responsáveis definidos, para que nenhuma obrigação passe despercebida.

Clique aqui para agendar uma apresentação gratuita do Onegreen.

-Por Júlia Balsamão

O post Condicionantes Ambientais apareceu primeiro em ESG em Dia.

Neste artigo, vamos desvendar o Controle de Poluição Atmosférica. Para isso, te explicaremos mais sobre a emissão de gases, os tipos de fonte de emissão e as normas que falam sobre o assunto!

Emissão de poluentes

As emissões atmosféricas constituem o lançamento de substância – em forma gasosa ou particulada – na atmosfera.

Essas emissões podem ou não serem acompanhadas de energia e podem causar alterações, quando lançadas em grandes concentrações.

a OMS – Organização Mundial da Saúde classifica essa poluição como:

“contaminação dos ambientes internos ou externos por qualquer composto químico, físico ou agente biológico que modifique as características naturais da atmosfera”.

OMS

Assim, a emissão de gases poluentes altera a composição química da atmosfera, o que pode levar à modificação da temperatura média do planeta e, consequentemente, o desequilíbrio ambiental, com resultados como o efeito estufa e o aquecimento global.

Quando lançadas com:

• Quantidade;
• Intensidade;
• Concentração;
• Tempo de exposição;

grandes, podem tornar o ar impróprio ou danoso para a vida e são chamadas de poluentes atmosféricos.

Ou seja, são chamados de poluentes atmosféricos aquelas substâncias que podem degradar a qualidade do ar.

Os estudos sobre o controle de poluição atmosférica são classificados de acordo com sua área de localização ou sua natureza e podem ser divididos em emissões provenientes de fontes móveis e/ou oriundas de fontes fixas.

Tipos de fontes

Fontes fixas

São chamadas de “fontes fixas” aquelas fontes que liberam poluição para a atmosfera em uma área predeterminada, ou seja, estão fixas em um local específico.

Neste caso, é possível fazer uma avaliação direta da fonte emissora e desses poluentes.

As fontes classificadas como fixas são geralmente aquelas empregadas em atividades de geração de energia, indústrias, metalurgia e mineração.

São exemplos:

• Chaminés;
• Fornos de produção de carvão;
• Agropecuária;
• Processos de pilhas de rejeito;

Fontes móveis

As fontes móveis são aquelas que podem ser movimentadas, que se dispersam pela área, não são fixas em um determinado local. Por isso, não é possível realizar a sua avaliação direta.

São exemplos:

• Veículos;
• Correias transportadoras;
• Utilização de tintas, solventes ou outros produtos;
• Incêndios e queimadas.

Dentre os grandes causadores dessa forma de poluição está a emissão de fumaça preta pelos veículos movidos a diesel.

Isso prejudica não apenas a camada de ozônio, o que acarreta em mudanças climáticas, mas também afeta diretamente toda a população, que fica sujeita a respirar um ar poluído e carregado de substâncias nocivas à nossa saúde.

Quais normas tratam sobre as fontes?

Fontes fixas:

No Brasil, os padrões nacionais de qualidade do ar foram estabelecidos pelo IBAMA e a instância que regulamenta as emissões atmosféricas, determinando os limites de emissão de poluentes é o Conselho Nacional de Meio Ambiente (CONAMA).

Existem, em âmbito federal, as seguintes normas que regulam a emissão de efluentes atmosféricos provenientes de fontes fixas:

1. Resolução CONAMA 08/90 – Estabelece os limites máximos para a concentração de determinados poluentes no ar, para processos de combustão externa em fontes de poluição fixas. 

Aplica-se aos processos de combustão externa em fontes fixas de poluição instaladas ou com pedido de licença de instalação anteriores a 02 de janeiro de 2007.

2. Resolução CONAMA 382/06 – Estabelece os limites máximos de emissão de poluentes atmosféricos para fontes fixas, aplicáveis às atividades cuja Licença de Instalação foi requerida após 02.01.2007.

Também determina que os critérios e limites, que foram estabelecidos pela Resolução CONAMA 08/90, permanecem aplicáveis para os processos de geração de calor nela (CONAMA 382/06).

3. Resolução CONAMA 436/11 – Estabelece os limites máximos de emissão de poluentes atmosféricos, para fontes fixas instaladas ou com pedido de Licença de Instalação anteriores a 02.01.2007.
   
4. A Resolução CONAMA 05/89 criou o Programa Nacional de Controle da Poluição do Ar -PRONAR, fixando parâmetros para a emissão de poluentes gasosos e materiais particulados por fontes fixas, de modo a estabelecer um limite máximo a ser emitido e a adoção de padrões nacionais de qualidade do ar.
5. Resolução CONAMA 491/18 dispõe sobre os padrões de qualidade do ar previstos no PRONAR, conforme acima.
   
   Essa Resolução teve como base as normas da Organização Mundial da Saúde, que considera os limites de concentração compatíveis com a saúde e o bem-estar humano, além do bem estar da fauna, flora e do meio ambiente como um todo.

Critérios para definição da norma aplicável

O critério para definir qual das normas será aplicada é temporal (o da data da instalação da fonte fixa ou da solicitação da licença de instalação), observado o seguinte.

Caso a fonte fixa tenha sido instalada ou possua pedido de Licença de Instalação anteriormente a 01.2007, será aplicável a Resolução CONAMA 08/90 ou a Resolução CONAMA 436/11, conforme o tipo de fonte fixa que a empresa possuir.

Para saber qual das duas normas é aplicável, a empresa deve verificar qual Resolução regulamenta o processo de emissão atmosférica das fontes fixas presentes em seu estabelecimento.

Para isso, é necessário consultar o texto das normas (cada norma regulamenta processos de emissão atmosférica distintos).

Caso a fonte fixa tenha o seu pedido de Licença de Instalação apresentado após a 01.2007, será aplicável a Resolução CONAMA 382/06.

Ainda assim, para os processos de geração de calor não abrangidos nesta Resolução, permanecem aplicáveis os critérios e limites estabelecidos na Resolução CONAMA 08/90.

Uma vez definida qual a norma federal aplicável, deve-se verificar se o Estado em que se localiza a fonte emissora possui norma que regulamenta a matéria.

Exemplos de Estados brasileiros que publicaram normas que estabelecem padrões de lançamento de efluentes atmosféricos de fontes fixas são os estados de Minas Gerais (Deliberação Normativa COPAM 187/13) e São Paulo (Decreto estadual 8.468/76).

Caso a norma federal e estadual aplicáveis definam valores de lançamento diferentes para a mesma substância, prevalecerá o padrão de emissão mais restritivo, por ser mais favorável ao meio ambiente.

Fontes móveis

Por ser uma das maiores fontes de poluição, o Poder Público passou a criar normatizações que visam à minimização deste impacto ambiental, sendo as principais em âmbito Federal. Conheça algumas delas, que pretendem diminuir o impacto de fontes móveis – veículos diesel:

• Portaria MINTER 100/80;
• E Portaria IBAMA 85/96.

A primeira foi pioneira em dispor sobre níveis permitidos de emissão de poluentes e a regulamentar o uso de medidores, a chamada Escala Ringelmann.

Já a segunda norma é mais criteriosa e específica, criando regras mais rígidas a serem cumpridas por empresas, que passaram a ser obrigadas a realizar controles e medidas.

Um ponto importante a se considerar na Portaria IBAMA 85/96 é sua inovação quanto a sua aplicação.

A sua exigência de controle de emissão de poluentes não se limita aos veículos próprios da empresa, obrigando tal controle também sobre os veículos das empresas terceiras contratadas para a realização de serviço de transporte de passageiros ou de carga. Vejamos o artigo 2º:

Art. 2º Toda Empresa contratante de serviços de transporte de carga ou de passageiro, através de terceiros, será considerada co-responsável, pela correta manutenção dos veículos contratados, nos termos do artigo anterior.

Desta forma, a corresponsabilidade imposta no artigo acima, traz como exigência legal a qualificação dos fornecedores do serviço de transporte de carga ou passageiros com veículos a diesel, algo similar ao que é exigido por Sistemas de Gestão, como ISO 14.001 e ISO 45001.

*Por Felipe Lafetá, Júlia Balsamão e Tatyanne Werneck

O post Controle de Poluição Atmosférica apareceu primeiro em ESG em Dia.

Hoje, 10 de novembro, no dia internacional da qualidade, celebra-se uma data relevante quando se pensa nos processos das empresas como um todo, desde a elaboração do produto até o atendimento ao cliente. A qualidade pode ser entendida como uma mentalidade, uma cultura, já que para atingi-la é necessário reavaliar processos de maneira crítica, almejando um padrão de excelência. 

O que a data significa

A data foi instituída pela ONU no ano de 1990 e já teve como temática diversos assuntos relevantes para se repensar sobre a qualidade e como ela se relaciona com a geração de valor para as partes interessadas, ou stakeholders. O tema escolhido para este ano é: “Consciência de Qualidade: Fazendo a coisa certa”. 

A instituição que define responsável por definir os temas é o Chartered Quality Institute (CQI), que sempre buscam abordagens que ressaltem a importância da conscientização e envolvimento das empresas e dos colaboradores, quando o assunto é qualidade.

Em edições anteriores, a CQI abordou diversos temas que convergem para um mesmo objetivo que é o de prezar pela eficiência e qualidade nos processos das empresas. Os temas passaram por construção civil, sustentabilidade, a qualidade diante da crise econômica e o envolvimento dos colaboradores nos processos de qualidade. 

O que o tema deste ano nos agrega

Para este ano, o tema demonstra uma preocupação em expor para as empresas a importância e os benefícios de se responsabilizarem por suas atividades. Não somente em relação aos seus investidores, parceiros, acionistas, clientes (como é comumente abordado ao falar da gestão da qualidade), mas também e principalmente em relação aos seus colaboradores, ao meio ambiente e à sociedade.

Trazendo assim, a necessidade de adequar as decisões, as atividades, os processos, as intervenções sociais e ambientais e muito mais, às questões atuais envolvendo a sociedade e o meio ambiente, de forma consciente, humana e responsável.

O próprio CQI, diz que gerir a qualidade não se limita somente à elaboração e implementação de melhorias ao produto, mas também das estratégias e da metodologia empregada pela organização para incrementar o fluxo de valor, perceptível ou intangível, às partes interessadas. Neste ano, temos a oportunidade de refletir sobre a cultura e os processos corporativos e propor soluções para alcançar os padrões de qualidade à altura da empresa.  

Como falamos anteriormente, ao tocar no assunto “qualidade dentro das empresas”, comumente a associamos e limitamos à qualidade de seus produtos e seus serviços e à satisfação dos seus clientes. Entretanto, a escolha do tema e o posicionamento do CQI, demonstraram-se muito atuais e condizentes com as exigências do mercado, já que há muito já se tem falado sobre o fato de estendermos os conceitos e a aplicação da gestão em qualidade, para todas as partes interessadas, incluindo o meio socioambiental.

Por isso, é possível perceber o quanto este posicionamento está alinhado com conceitos que temos falado e colo ele está nos radares das organizações, como é o caso do compliance e ESG.

Como implementar a qualidade na sua empresa?

Primeiro, ao dar o pontapé inicial na gestão da qualidade dentro da sua empresa, você e a sua equipe podem se fazer algumas perguntas norteadoras de acordo com alguns temas, como:

Produtos e serviços

• O que tem tido sucesso em nossos processos?
• Para nós, quais são os nossos pontos fortes?
• Para os nossos clientes, quais são os nossos pontos fortes?
• Para nós, quais são os nossos pontos fracos?
• Para os nossos clientes, quais são os nossos pontos fracos?
• Quais têm sido as maiores dificuldades dos nossos colaboradores?
• Quais são as nossas não conformidades?
• Quais são as nossas metas e objetivos?
• Em que evoluímos?
• Em que regredimos?

Socioambiental:

• Como tem sido o meu impacto, como empresa, no meio ambiente?
• Como tem sido meu impacto, como empresa, para a comunidade?
• Qual o meu papel, em relação à comunidade e área que estou inserida?
• Qual a imagem eu quero transparecer em relação às minhas responsabilidades?
• Quais são as minhas responsabilidades?
• Como minha empresa e meus processos podem ser melhores?
• Como gerar valor para o meio ambiente e para a sociedade.

Trabalhe estas questões internamente para entender quais são os caminhos a serem tomados, quais serão o foco, os métodos e as prioridades. Assim, faça com que seu time internalize a mesma cultura adotada pela empresa, tendo a qualidade dos produtos e serviços e a satisfação dos seus clientes como foco. 

Qualidade na Ius Natura: gerando valores de modo sustentável

Internamente, a Ius segue o Ciclo PDCA sugerido na ISO 9001 para realizar a gestão da qualidade, a fim de aprimorar nossos processos, o planejamento e a execução das estratégias e da nossa atuação.

Neste mesmo sentido, adotamos uma série de medidas a fim de garantir:

• A qualidade dos nossos produtos e serviços;
• A satisfação dos nossos clientes, parceiros e demais partes interessadas;
• A qualidade do ambiente de trabalho para nossos colaboradores;
• Uma atuação responsável com o meio ambiente e o social.

Conheça algumas dessas ações, na prática, para que você possa entender melhor, como tratamos a qualidade internamente e como você e sua organização podem se inspirar.

Clientes

A fim de garantir que os nossos clientes estejam cada vez mais satisfeitos com os nossos produtos e serviços oferecidos, adotamos estratégias para acompanhá-los durante todo o período de parceria. O intuito é tê-los próximos de nós, auxiliar da melhor e mais qualificada forma possível, atender às suas necessidades em tempo hábil e tornar a sua rotina mais simples.

Para isso, apostamos em:

• Suporte operacional e jurídico: contamos com uma equipe de especialistas voltada especificamente para a solução de dúvidas em relação ao uso da nossa ferramenta CAL 4.0 e para a solução de dúvidas jurídicas. Para simplificar, atendemos às solicitações via chat online, e-mail e telefone e por todo o horário comercial;
• Pesquisas de Satisfação: direcionamos, periodicamente, pesquisas de satisfação para entender quais são as dores de nossos clientes e para identificar possíveis pontos de melhoria. Tais pesquisas são periódicas, pois o nosso desejo é acompanhar o nosso cliente de perto e atender às suas expectativas e necessidades;
• Experiência e Sucesso do Cliente: seguindo o ponto anterior, contamos com duas equipes (Gerência de Contratos e Customer Experience) dedicadas ao acompanhamento da satisfação dos nossos clientes e para auxiliá-los no processo de gestão dos requisitos legais;
• Ouvidoria: contamos com uma ouvidoria através da qual nossos parceiros (internos e externos), podem indicar qualquer ponto de melhoria, falhas, tirar dúvidas ou abordar outros assuntos de forma anônima. Desse modo, eles se sentem plenamente confortáveis para se expressar. 

Colaboradores

A Ius se preocupa e prioriza questões voltadas para a saúde e a segurança dos seus colaboradores, através de parcerias e incentivos, buscando estabelecer uma cultura e estratégias claras e alinhadas. 

Algumas das ações adotadas foram:

• A não demissão de colaboradores em decorrência da pandemia do Covid-19;
• Incentivar e promover a capacitação de nossa equipe para gerar uma experiência positiva na jornada do colaborador;
• Criamos o Comitê da Diversidade, focado na promoção de um ambiente de trabalho inclusivo, diverso e igualitário;
• Ações relacionadas à transparência, para promover um ambiente de trabalho seguro e humano;
• Investir recursos em levantamentos e pesquisas de clima, censos, abrindo espaço para troca e participação, em relação ao ambiente de trabalho;
• Reuniões de contexto: nas quais se apresenta a cultura da empresa, os valores, as metas, a estratégia, os objetivos e o status atual, permitindo e incentivando a transparência e coparticipação, para que possamos criar e nos desenvolver juntos;
• Oferecemos benefícios voltados à saúde mental e física dos nossos colaboradores e suas famílias, tais como parcerias com clínicas psicológicas e academias.

Meio Ambiente e Social

Implementamos algumas práticas sustentáveis em nossa sede, dos quais é válido mencionar o sistema de coleta da água da chuva, o uso de energia elétrica limpa em nossa sede, separação e reciclagem de todos os resíduos gerados na sede, evitamos a liberação de CO2 no ambiente reduzindo a nossa pegada ecológica, além da organização de feiras com produtos orgânicos e sustentáveis.

Além disso, promovemos periodicamente alguns trabalhos de impacto social, como é o caso do programa “1 CAL = 1 cesta”, em que enviamos uma cesta básica por cada CAL vendido para a comunidade do Morro do Papagaio (que está ao ladinho da nossa sede). 

Criamos impacto positivo na comunidade ao revitalizarmos a escadaria que liga a comunidade à rua Viçosa. Com isso, criamos um vínculo auspicioso com nosso entorno e doamos à sociedade aquilo que melhor podemos oferecer: impactos positivos.

Ademais, nossos colaboradores são idealizadores de alguns projetos como é o caso do Luz de Lu 2022, que ocorre há 7 anos e tem grande envolvimento de membros de nosso corpo de colaboradores.

Produtos e serviços

Lembra que falamos das pesquisas de satisfação anteriormente? É aqui que elas entram!

Em conjunto, contamos com um time especializado de Projeto e Desenvolvimento e TI que são os responsáveis por essas melhorias. Não nos aquietamos! 

E onde entram as pesquisas de satisfação? Sempre que recebemos apontamentos, sugestões de melhorias e afins, os encaminhamos para o time de desenvolvimento, para que eles procurem soluções para mitigar ou aprimorar essa questão. 

Desse modo, para informar aos nossos clientes e parceiros, enviamos aos mensalmente uma newsletter divulgando as mudanças e melhorias ocorridas naquele período.

Você pôde ver como a qualidade passa por diversas ações, tanto por ações estratégicas corriqueiras, como é o caso dos OKRs e da relação das organizações com seus clientes, quanto por sua atuação responsável no mundo.

Enfim, esses foram alguns exemplos para dividir a nossa realidade com você e quem sabe, para que possamos começar um diálogo sobre esse tema tão vasto. 

Temos como um de seus escopos de trabalho a Qualidade, o que nos torna uma autoridade no assunto. Normas regulamentadoras e selos de qualidade, como a ISO 9001, estão no nosso radar permanentemente. 

Baixe aqui o Guia Completo da ISO 9001

A Ius Natura trabalha para fazer da qualidade um pilar da nossa cultura e aplicá-la atuando tanto em impacto social como ambiental, estabelecendo uma relação de confiança, proximidade e transparência com quem está conosco no dia a dia formando parte do nosso time, nosso entorno e claro nossos clientes parceiros que também são parte importante dessa história.

– Por Davi Maia e Júlia Balsamão

O post 10 de Novembro | Dia Internacional da Qualidade apareceu primeiro em ESG em Dia.

A ferramenta CAL é destinada, também, para a listagem das normas e obrigações que são aplicáveis ao seu negócio e, assim, facilitar a sua gestão dos requisitos legais. 

Por isso, no artigo de hoje, explicaremos como funciona a identificação das normas de determinadas áreas, das obrigações trazidas por elas e listagem daquelas que lhe são aplicáveis. Assim, você entenderá ainda mais como o processo é minucioso, para te oferecer segurança e praticidade.

A Ius facilita?

O primeiro ponto que trazemos é em relação a como o processo de identificação das normas e obrigações aplicáveis, torna a sua gestão dos requisitos legais mais segura e simples.

Conheça alguns fatores que podem burocratizar a sua gestão:

Monitoramento de diversas áreas

O CAL facilita a sua gestão por diversos motivos. Um deles, é que, existem diversas áreas de normas que você deve monitorar para estar em conformidade legal, evitar passivos, alcançar certificações, dentre outros. Ou seja, você deve monitorar as normas de meio ambiente, as normas de Saúde e Segurança do trabalho, as normas de Qualidade, dentre tantas outras áreas. 

Somente o fato de existirem tantas áreas a serem monitoradas, já pode exigir muito da sua equipe, ou exigir uma equipe qualificada em cada uma dessas áreas.

Número e disposição das normas

Outro fator que pode tornar a sua gestão mais burocrática, é o número de normas existentes para cada uma dessas áreas. São publicadas, revogadas, modificadas, diversas normas, de diferentes áreas, diariamente.

Para exemplificar, existem milhares de normas que versam sobre o meio ambiente, diversas que versam sobre a saúde e a segurança dos trabalhadores e etc. E você, deve se atentar a todas elas. Para definir aquelas que são aplicáveis, você precisará acessar todas as normas de determinada área e, só depois, identificar aquelas que geram obrigações ou não.

Além disso, essas normas são publicadas de maneira dispersa. Ou seja, cada uma é publicada por um órgão diferente (logo, em fontes diferentes). Entender quais são os órgãos a serem consultados não é uma tarefa fácil e, em alguns casos, você precisará consultar mais de um, para identificar normas que versam sobre o mesmo tema.

Sabendo de algumas das dificuldades, vamos ao ponto principal: como fazemos para simplificar esse processo!

Time focado e especializado

Contamos com um time de especialistas, que se dedicam exclusivamente à identificação das normas, listagem, categorização e simplificação (que falaremos mais adiante). Este trabalho é feito por tal equipe, diariamente, para que possamos acessar as novidades legislativas em tempo hábil.

Este time, é responsável pela leitura dos jornais oficiais e pela consulta dos mais diversos órgãos, a fim de identificar as normas que foram publicadas, alteradas ou revogadas e que têm relação com determinada área.

Os órgãos principais consultados, para todos os casos, são os dos Poderes Legislativos e Executivos. Entretanto, além de consultá-los, acessamos outros órgãos regulamentadores pertinentes a cada um de nossos escopos. Veja alguns exemplos:

• Meio ambiente: IBAMA, CONAMA, MMA, ANA, ICMBIO, CNEN, ANP, CNRH, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros;
• Saúde e Segurança do Trabalho: Secretaria do Trabalho, CONTRAN, CNEN, ANVISA, MS, ANTT, DNIT, DSST, dentre outros;
• Segurança de alimentos: ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, SDA, dentre outros

Outro ponto importante é que são consultados os órgãos Municipais, Estaduais e Federais. Monitoramos as normas de todos os municípios do Brasil, todos os estados e, inclusive, de outros países da América Latina e África.

Caso tenha filiais em outros países e queira realizar o monitoramento dos requisitos legais delas, você poderá entrar em contato conosco!

Além disso, também identificamos as Normas Técnicas que forem citadas nas normas legais identificadas.

Nosso banco de dados

Depois de identificar todas as normas pertinentes aos escopos em que atuamos, nós as compilamos em nosso banco de dados. 

Hoje, contamos com mais de 80.000 normas das mais diversas áreas e, caso já utilize o CAL, você tem acesso livre a todas elas.

Além da sua listagem de normas e obrigações aplicáveis, você encontrará em seu CAL a aba “Banco de dados”, onde poderá acessar todas as normas disponíveis em nosso banco de dados, referentes à(s) área(s)/escopo(s) contratada/o(s). Ainda que a norma não seja aplicável à sua organização, ela estará disponível para consulta.

Você também encontrará informações sobre o seu “status”. Como por exemplo, se ela foi revogada.

Definição de escopo

Escopo: chamamos de escopo uma área da legislação. Ou seja, a área de normas que versam sobre o meio ambiente, são do escopo (área) de meio ambiente.

Hoje, monitoramos normas de 27 áreas/escopos diferentes. Isso significa que, para permitir que você monitore estas diferentes áreas, deveremos acessar as normas pertinentes aos 27 escopos. 

Sendo assim, consultamos os órgãos pertinentes em relação a cada uma delas, as identificamos e, logo depois, definimos qual é o escopo ou os escopos de cada uma delas. 

Isso é feito pelo fato de que, no momento da publicação de uma norma, não está descrito ou claro, a qual escopo ela pertence, qual área ela regula. Por isso, após realizarmos a leitura de todas as normas em diários oficiais, identificamos a qual área ela está relacionada. Por exemplo, se ela diz respeito à compliance, à mineração e por aí vai.

Em muitos casos, uma só norma pode conversar com diferentes escopos, como é o caso das normas que versam sobre o meio ambiente e sobre a saúde e a segurança do trabalhador.

Sendo assim, o nosso banco de dados é todo categorizado. Cada norma recebe o escopo ou os escopos a qual ela faz referência e regulamenta.

Além de definir o escopo de cada uma das normas identificadas, também as categorizamos por temas, já que cada norma regula uma temática diferente. 

Para exemplificar: identificamos, ao ler um diário oficial, uma norma X. Após a interpretação do texto legal, entendemos que ela regulamenta a saúde e a segurança do trabalhador e vimos que trata sobre o assunto de EPIs. Por isso, ela terá o escopo de SSO, e o tema de EPIs.

Esta categorização ajuda muito os nossos clientes na hora de preencher o CAL, já que é possível acessar as normas apenas de determinado escopo e/ou de determinado tema. Isso facilita muito o trabalho daqueles que respondem apenas por uma área, por exemplo.

Traz obrigações?

Depois de listar, definir os escopos e incluir no banco de dados, definimos as normas que trazem obrigações às organizações. 

Existem muitas normas que, apesar de aplicáveis ao seu negócio, não lhe geram nenhuma obrigação. Porém, elas devem estar em seu radar!

Por isso, filtramos aquelas que devem ser listadas como geradoras de requisitos e aquelas que devem constar apenas para conhecimento. 

Simplificação da norma

Depois de tudo isso, nós iremos interpretar cada uma das normas, para entender o que ela está exigindo das organizações. Ou seja, extraímos, especificamente, as obrigações previstas nestas normas.

A interpretação das normas não é uma tarefa simples, tendo em vista que, na maioria dos casos os textos são extensos, complexos, trazem muitos termos técnicos, não são claros e objetivos.

Tendo isso em mente, buscamos simplificar e tornar a sua gestão mais direta possível. Por isso, após identificarmos quais são as obrigações, as transformamos em um check list objetivo, para que entenda, de fato, como deverá proceder, as medidas a serem adotadas, o que deverá cumprir e etc.

Listagem no seu CAL

Agora é a hora de realmente incluir todo esse arcabouço em seu CAL. Depois de identificadas todas as normas, categorizadas, transformar em check list, as incluiremos em seu CAL. 

Mas é claro que incluiremos apenas aquelas que dizem respeito às suas atividades. Por isso, o primeiro passo é o preenchimento do Formulário de Hipótese de Incidência (FHI), indicando quais são as atividades praticadas, seus processos e afins, para que possamos listar as obrigações aplicáveis.

Depois que identificarmos, a partir de suas respostas, quais são as obrigações que você deve atender, as disponibilizaremos em seu CAL.

Agora é hora de colocar a mão na massa!

-Por Júlia Balsamão

O post Como identificar as normas e obrigações aplicáveis a você? apareceu primeiro em ESG em Dia.

Você já teve problemas para receber um e-mail do CAL? Ou de uma resposta a uma pergunta que você nos fez? E para acessar o nosso chat online?

Estas são algumas situações que afetam alguns dos nossos clientes e que podem prejudicar tanto a nossa relação, como a solução de questões/dúvidas e a sua gestão de requisitos legais, diretamente. 

Por esse motivo, neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre esta situação e como resolvê-la!

A comunicação com a Ius

Você já sabe que pode entrar em contato conosco por diversos meios, certo?

Nos comunicamos com você de diversas formas: por e-mail, por chat,…

No contrato em que estabelecemos a nossa parceria, indicamos que você terá acesso à solução de suas dúvidas jurídicas e operacionais. Depois, esclarecemos que utilizamos uma plataforma de atendimento ao cliente, para responder às dúvidas encaminhadas, via chat e/ou e-mail, para os setores de Dúvida Legal e Suporte Operacional. Tal plataforma, possibilita o dinamismo do nosso atendimento e o torna de mais fácil acesso. 

Além disso, também é através desta plataforma que serão enviados os avisos e e-mails do CAL.

O não recebimento

O não recebimento dos e-mails disparados, dessa natureza, poderá impactar diretamente a nossa relação e manutenção da nossa parceria, e até da sua gestão de requisitos legais. 

Isso porque, caso tenha dificuldades em relação a, por exemplo, uma ferramenta do CAL, essencial para a sua gestão de requisitos legais dentro da plataforma, você poderá ter dificuldade em saná-la e, assim manusear a ferramenta. 

O mesmo acontece em relação a uma dificuldade em relação a interpretação de normas ou obrigações aplicáveis, que ao não serem devidamente esclarecidas, podem acarretar em um mal, obsoleto, inadequado preenchimento do Sistema CAL, por exemplo.

Outro motivo, é que o chat online poderá não estar disponível para você, dentro do CAL, lhe impossibilitando de até mesmo fazer perguntas às nossas equipes.

Você também poderá sofrer impactos quanto ao uso da ferramenta, no que diz respeito aos e-mails disparados automaticamente, como e-mails de recuperação/alteração de senha, de desbloqueio de usuário.

O que está acontecendo?

Na grande maioria dos casos, este bloqueio relacionado aos envios feitos pela plataforma utilizada pela Ius, dizem respeito a uma restrição interna das organizações de destino.

Ou seja, normalmente, existe uma restrição interna nos e-mails das empresas, que impedem o recebimento dos disparos feitos através da plataforma indicada contratualmente e utilizada nos envios feitos pelos times de Suporte e pelo CAL. 

Como resolver?

Sugerimos que você entre em contato com a TI da sua própria organização e solicite que sejam realizadas configurações de liberação, em relação à plataforma utilizada pela Ius. Isto, para garantir que você:

• receba as respostas às perguntas que fez aos setores de Suporte Operacional e Dúvida Legal;
• receba as comunicações feitas pelo CAL;
• consiga acessar o nosso chat online

Para isso, solicite que sejam realizadas as seguintes configurações:

1. Para os e-mails do Sistema CAL:
   
   Solicite que o time de TI LIBERE os seguintes servidores MTA (Message Transfer Agent) e endereços de email 
   • MTA: a61-125.smtp-out.us-west-2.amazonses.com (IP 54.240.61.125) Endereço de envio do MTA cima: cal@sistemacal.com.br
   • MTA: https://*.amazonses.com (servidor dinâmico; neste caso, llibere o domínio) Endereço de envio do MTA acima: cal@iusnatura.com
     
     
2. Para acessar o chat online e assegurar o recebimento dos e-mails/respostas às dúvidas feitas ao Suporte Operacional e ao Dúvida Legal:
   
   Solicite a liberação dos seguintes domínios, portas e IP:
   
   • iusnatura.movidesk.com
   • movidesk.com
   • www.movidesk.com
   • chat.movidesk.com
   • s3-us-west-2.amazonaws.com
   • http(s)://signalr.movidesk.com
   • http(s)://*.app.movidesk.com
   • s3.amazonaws.com
   • api2.conpass.io
   • app.conpass.io
   • remoteaccess.movidesk.com
   • Portas: 80 (HTTP) e 443 (HTTPS)
   • 52.0.96.168 – Endereço de comunicação – Saída
   • 52.3.134.169 – Endereço de comunicação – Entrada

Inclusive, todas estas informações podem ser copiadas e diretamente encaminhadas ao time de TI da sua empresa!

E se não resolver?

Caso tenha encaminhado as instruções, a TI tenha realizado a liberação indicada e o problema de recebimento persista, recomendamos que você verifique a sua caixa de SPAM.

Se, ainda assim, você não identificar as nossas respostas/conseguir acessar o nosso chat, entre em contato conosco em cx@iusnatura.com.br ou ligue para (31) 3280-3510 / (31) 3280-3527.

-Por Júlia Balsamão

O post Não recebo os e-mails da Ius. O que fazer? apareceu primeiro em ESG em Dia.

Sabemos que a sua organização deve monitorar uma série de normas de diferentes áreas, para se manter em conformidade. Por isso, para atender a todas as suas necessidades, a Ius permite que você faça o monitoramento dos requisitos aplicáveis às suas atividades, de diferentes esferas.

No artigo de hoje, falaremos sobre cada um dos Escopos que você poderá monitorar através do CAL e o que cada um deles significa.

Quando falamos em “Escopo” nos referimos a uma área da legislação. Por exemplo, existe um compilado de normas referentes ao Meio Ambiente e, estas, trazem obrigações que podem ou não ser aplicáveis à sua organização, a depender das suas características.

Assim, a Ius possibilita que você faça a gestão de diversas áreas em uma só ferramenta, o que facilita muito na sua rotina e no alcance da sua conformidade legal.

Através do CAL, você consegue monitorar os requisitos aplicáveis a sua organização, referente ao Meio Ambiente, à saúde e à segurança dos seus colaboradores, à qualidade dos seus produtos/serviços, dentre várias outras situações.

Fica muito mais fácil administrar tudo que você precisa, em um só lugar. Ter centralizado:

• sua documentação centralizada;
• as evidências de atendimento;
• a listagem de obrigações a serem atendidas, de diferentes áreas;
• a quantificação das normas, dos requisitos e ações, classificados por status de atendimento;
• o cenário de atendimento às normas de diferentes áreas e muito mais!

Além disso, outros fatores que agilizam o processo são:

• os usuário precisarão acessar apenas uma ferramenta de monitoramento de requisitos legais; 
• os gestores terão acesso a um cenário geral, em relação a todos escopos que a organização precisa monitorar; 
• requisitos que possuem “escopo compartilhado” não se repetem, o que evita o retrabalho das equipes; 
• filtros de busca e relatórios podem auxiliar no evidenciamento e na quantificação e muito mais!

Por isso, vou te apresentar todos os escopos que você poderá monitorar através do CAL!

Meio Ambiente 

Através do CAL , você poderá gerenciar os requisitos legais relacionados ao escopo ambiental e os terá mensalmente atualizados. 

Tal monitoramento é indicado para toda organização que busca pela certificação na ISO 14001 e/ou queira controlar e ter conhecimento das obrigações que devem atender, em relação aos aspectos e impactos ambientais que possam ser gerados no exercício de suas atividades.

Assim, gerencie as normas relacionadas a(o):

• licenciamento ambiental;
• recursos hídricos;
• fauna;
• flora;
• emissões atmosféricas;
• ruído ambiental;
• incêndio;
• resíduos sólidos;
• transporte de produtos e/ou resíduos perigosos, dentre outras, estão contempladas neste escopo.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de meio ambiente e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como IBAMA, CONAMA, MMA, ANA, ICMBIO, CNEN, ANP, CNRH, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros;

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Saúde e Segurança Ocupacional

Gerencie os requisitos aplicáveis e atualizados, voltados à preservação da saúde e segurança de seus colaboradores.

Tais legislações, são voltadas à proteção e promoção da saúde física e mental dos colaboradores e buscam auxiliar as organizações a fornecer a eles, um ambiente de trabalho seguro e saudável, evitando lesões e problemas de saúde relacionados às atividades desempenhadas. 

O atendimento às normas deste escopo é imprescindível para a certificação na ISO 45001. Podendo destacar neste segmento as Normas Regulamentadoras!

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Saúde e Segurança Ocupacional e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como Secretaria do Trabalho, CONTRAN, CNEN, ANVISA, MS, ANTT, DNIT, DSST, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Qualidade

Através do CAL , você poderá gerenciar os requisitos legais relacionados ao escopo de Qualidade e os terá mensalmente atualizados. Sendo que tais requisitos são aplicáveis a qualquer tipo de organização, independente das atividades exercidas e dizem respeito à sua capacidade de:

• fornecer produtos, bens e/ou serviços que atendam aos Requisitos Legais e aos Requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis;
• aumentar a satisfação dos seus clientes, incluindo processos de melhoria contínua.

Para a certificação na ISO 9001, o atendimento dos regulamentos relacionados à qualidade dos produtos, bens e/ou serviços da organização, é imprescindível.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Qualidade e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores relacionados ao segmento de cada organização. O INMETRO é um órgão comum, que possui diversos dispositivos relacionados ao escopo de Qualidade, principalmente em relação a produtos.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Responsabilidade Social

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais voltados à responsabilidade social da organização, à adoção de atitudes éticas, humanizadas, inclusivas, benéficas e proativas, a fim de promover melhor qualidade de vida aos seus colaboradores e o bem da sociedade, de forma geral. 

Tais legislações, são voltadas a qualquer tipo de organização, independente de características, como as atividades realizadas, segmento,…

Neste segmento, destacam-se normas legais relacionadas a:

• ao combate à discriminação;
• remuneração;
• jornada de trabalho;
• trabalho infantil;
• gênero;
• acessibilidade;
• idosos/geracional;
• aprendizes;
• incentivos à cultura;
• incentivos ao esporte, dentre outras.

Aos que buscam a certificação nas normas ISO 26000 ou SA 8000, o conhecimento e atendimento das normas relacionadas, é essencial.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Responsabilidade Social e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como MJSP, Secretaria do Trabalho, dentre ouros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Energia

Gerenciamento e atualização, para organizações (independente do segmento), que tenham como um de seus focos a implementação de melhorias em seus processos, visando alcançar cada dia mais, melhores índices de eficiência energética, com:

• uso racional da energia;
• possibilidade e utilização de energias mais limpas e alternativas;
• uso de equipamentos com melhores índices de desempenho de consumo energético, dentre outros!

Para a certificação na ISO 50.001 – Gestão da energia, é imprescindível o monitoramento deste escopo.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Energia e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANEEL, MME, CRBIO, IBAMA, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança de Alimentos

As normas e obrigações deste escopo visam garantir que os alimentos passaram por um processo de alto rigor de qualidade, para que não causem efeitos adversos à saúde do consumidor final. 

Por isso, o monitoramento é indicado às organizações que fazem parte de da cadeia produtiva de alimentos:

• desde sua fabricação e/ou a utilização de matérias prima ou embalagens, que entram em contato com o alimento;
• que passem pelo manuseio, processamento, produção, estocagem, distribuição e comercialização do alimento.

O atendimento às normas deste escopo é imprescindível para a certificação na ISO 22000.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança de Alimentos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, SDA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Mineração

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados à atividade de mineração, abrangendo atividades de:

• pesquisa;
• exploração;
• extração;
• beneficiamento de minerais dos mais variados tipos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Mineração e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANM (contempladas as legislações ainda em vigor do antigo DNPM), IBAMA, INMETRO, ANA, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Compliance, Antissuborno e Anticorrupção

Essa temática é voltada à qualquer organizações, independente do segmento, que deseja implementar programas, com o objetivo de promover o processo de gerenciamento dos riscos e a conformidade dos requisitos legais, regulamentares e internos.

Neste processo, busca-se implementar uma cultura de integridade e combate à corrupção em todas as áreas e esferas das organizações > diminuindo os riscos relacionados ao negócio > a fim de manter a sustentabilidade no empreendimento.

Aos que buscam a implementação de Sistemas de Gestão de Antissuborno (ISO 37001) e Sistemas de Gestão de Compliance (ISO 19600), atender aos requisitos legais deste escopo, é essencial.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Compliance, Antissuborno e Anticorrupção e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como COAF, MPF, CGU, AGU, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade

Essa temática é voltada à proteção de informações, e preservação de dados das organizações e de seus colaboradores. Tais requisitos, visam prevenir invasões e/ou ameaças a sistemas, que possam colocar em risco a continuidade das operações e a integridade da organização e dos indivíduos. 

Este escopo possui a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como sua principal norma legal.

O gerenciamento é indicado a qualquer empresa, independente de segmento, atividades e etc. 

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MJSP, INMETRO, ANATEL, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança Viária 

Gerenciamento e atualização dos requisitos que visam a redução de mortes e lesões relacionadas aos acidentes de trânsito. Por isso, o monitoramento de tais requisitos legais é indicado às organizações que possuem interação com o sistema viário:

• como concessionárias de rodovias;
• de transporte e logística rodoviária.

O Sistema de Gestão de Segurança Viária é regido pela norma ISO 39001:2015 e podemos destacar neste escopo legislações relacionadas:

• à infraestrutura rodoviária;
• à construções ao longo das rodovias;
• à implantação de painéis publicitários;
• à implantação de radares;
• às legislações de faixas de domínio;
• segurança obrigatórios de veículos;
• sinalização de rodovias;
• restrição de trânsito de veículos;
• implementação de PPD (pontos de parada e descanso);
• aos motoristas, como questões de controle de jornada, cursos de formação e capacitação e habilitação.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança Viária e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTT, CONTRAN, DNIT, DER, órgãos estaduais e municipais de trânsito, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ

O gerenciamento destes requisitos é voltado para as organizações que realizam o transporte de produtos químicos e é relacionado à Certificação SASSMAQ, criada pela ABIQUIM – Associação Brasileira de Indústrias Químicas. Tais requisitos, são voltados para a avaliação do desempenho das empresas de transporte de produtos químicos e a segurança de suas operações. O objetivo é minimizar e/ou eliminar riscos de acidentes, com o foco na:

• preservação da saúde e segurança dos colaboradores;
• proteção ao meio ambiente;
• qualidade dos serviços prestados à Indústria Química.

Este gerenciamento é indicado para as organizações que

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTT, CONTRAN, DNIT, ANP, ANVISA, IBAMA, CNEN, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Agroindústria

O gerenciamento dos requisitos do segmento agroindustrial é voltado para as organizações que atuam na transformação das matérias-primas agropecuárias, provenientes de atividades como pecuária, agricultura, aquicultura e silvicultura. 

Os subprodutos oriundos dessa transformação, são voltados, em sua maioria, para a produção de alimentos destinados ao consumidor final.

Como exemplos de atuação nesse mercado, podemos citar:

• frigoríficos;
• indústrias de laticínios
• indústrias biocombustíveis;
• indústrias têxteis, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Agroindústria e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MAPA, ANVISA, MS, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Cosméticos e Higiene Pessoal 

O gerenciamento dos requisitos do segmento de cosméticos e higiene pessoal é voltado às organizações responsáveis pela fabricação destes produtos. 

As normas a serem monitoradas visam o atendimento das Boa Práticas de Fabricação referentes:

• às relações de consumo;
• às embalagens e rotulagem de produtos;
• registros de produtos junto aos órgãos responsáveis, dentre outras.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Cosméticos e Higiene Pessoal  e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, Ministério da Saúde, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Construção Civil

Com este escopo, você poderá realizar o gerenciamento dos requisitos legais  relacionados ao segmento da construção civil. 

Tal monitoramento é voltado às organizações que realizam projetos, fiscalização e obras em diversos segmentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Construção Civil e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como CONFEA, CFT, Secretaria de Trabalho, ANVISA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Telecomunicações

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações responsáveis pela comunicação e transmissão de dados, que realizam atividades que englobam projeto, implantação e manutenção de redes de sistemas de telecomunicações. 

As legislações deste segmento podem ser divididas em ramos específicos de atuação, como, por exemplo, normas relacionadas a:

• serviços de telefonia móvel;
• telefonia fixa;
• banda larga;
• radiofrequência;
• satélite;
• tv por assinatura, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Telecomunicações e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANATEL, INMETRO, MCTIC, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Atividades Aquaviárias 

Gerenciamento dos requisitos legais relacionados ao segmento aquaviário, voltado às organizações que executam atividades marítimas, como as de navegação, em seus mais diversos tipos:

• cabotagem;
• de longo curso;
• de apoio portuário, dentre outros. 

Além disso, são monitorados também requisitos relacionados a outras atividades exercidas em águas jurisdicionais, como as subaquáticas, atividades de dragagem, dentre outras.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Atividades Aquaviárias e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTAQ, DHN, SEC-IMO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Atividades portuárias, aeroportuárias e de fronteiras

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento portuário, aeroportuário e de fronteiras, voltado às organizações que executam atividades em portos, aeroportos e passagens de fronteira.

Como exemplos de atuação nesse mercado podemos citar:

• organizações de logística portuária/aeroportuária;
• operadores portuários/aeroportuários;
• terminais de armazenagem e transporte de produtos;
• operações de navios e aeronaves;
• movimentações de carga, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Atividades portuárias, aeroportuárias e de fronteiras e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como DPC, Capitanias dos Portos, ANAC, DAC, DECEA Receita Federal, SECEX, COANA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Florestal – Certificações FSC e CERFLOR

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento florestal, voltado às mais diversas organizações que realizam atividades, principalmente, de silvicultura, manejo florestal, e, que estão contempladas em uma cadeia que se estende desde a produção, até a transformação da madeira in natura em celulose, papel, laminados, madeira serrada, carvão vegetal, etc.

O atendimento das legislações deste segmento são essenciais para alcançar certificações específicas como FSC e CERFLOR.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Florestal – Certificações FSC e CERFLOR e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MMA, IBAMA, CONAMA, órgãos ambientais estaduais e municipais, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Petróleo e Gás

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações do segmento de petróleo, gás e seus derivados, que realizam atividades que englobam:

• o refino;
• a produção;
• logística;
• operacionalização;
• distribuição;
• comercialização.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Petróleo e Gás e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANP, CNP, DNC, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Automotivo

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento automotivo, voltado às organizações que atuam na produção de veículos e de componentes automotivos, para abastecimento de linhas de montagem, reposição de peças, além de diversos outros segmentos que produzem equipamentos eletrônicos, plásticos, borrachas, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Automotivo e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como INMETRO, CONTRAN, DNIT, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Gestão de Saúde

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados à gestão de saúde, voltado à diversas organizações como:

• hospitais;
• laboratórios;
• clínicas
• empresas de atendimento móvel de urgência e emergência, etc. 

Este segmento especificamente, visa o monitoramento de legislações voltados à qualidade na prestação dos serviços ofertados nestes locais e que sejam a atividade fim por eles desempenhadas.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Gestão de Saúde e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANS, MS, ANVISA, CFM, COFEN, CONSU, CFFA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Medicamentos, Produtos para Saúde e Insumos Farmacêuticos

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações responsáveis pela:

• fabricação e/ou distribuição de medicamentos;
• fabricação e/ou distribuição de produtos para saúde;
• fabricação e/ou distribuição de insumos farmacêuticos. 

Sendo considerado produto para saúde: qualquer equipamento, material, aparelho artigo ou sistema de uso ou aplicação médica, odontológica ou laboratorial. Tais produtos se destinam à prevenção, diagnóstico, tratamento e reabilitação. 

Já os insumos farmacêuticos, são o princípio ativo destinados ao uso em medicamentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Medicamentos, Produtos para Saúde e Insumos Farmacêuticos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Nutrição animal

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações:

• responsáveis pela fabricação e/ou distribuição de produtos de nutrição animal;
• que tenham como parte em seus processos, a alimentação de animais, como, por exemplo, granjas. 

A nutrição animal é utilizada para o crescimento, a manutenção ou a reparação dos tecidos corporais e para a reprodução.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Nutrição animal e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MAPA, SDA, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Máquinas e Equipamentos

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados a organizações do setor de máquinas e equipamentos, o que engloba:

• responsáveis pelo processo de fabricação 
• aquelas realizam atividades de manutenção e/ou instalação de máquinas e equipamentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Máquinas e Equipamentos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como CONFEA, CFT, Secretaria de Trabalho, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Celulose e Papel

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento celulose e papel, voltado às organizações que:

• atuam na produção e extração de madeira, visando sua comercialização para o mercado de celulose e papel;
• as próprias organizações responsáveis pela fabricação da celulose e do papel. 

*Celulose que serve como matéria-prima de diversos produtos como:

• papel;
• fraldas descartáveis;
• tecidos;
• materiais de construção;
• estabilizantes alimentares, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Celulose e Papel e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como IBAMA, CONAMA, ANVISA, MAPA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

-Por Júlia Balsamão e Pedro Drager

O post Escopos | O que você pode monitorar no CAL apareceu primeiro em ESG em Dia.

Para estar em conformidade legal com todos os requisitos aplicáveis, é necessário adotar uma série de medidas, processos e etc. É exigido, inclusive pelas normas certificadoras, que a gestão de tais itens seja realizada através de um Sistema de Gestão. Entretanto, para evoluir a gestão de requisitos legais da sua empresa você precisará gerir outros pontos igualmente importantes, determinar uma periodicidade para os processos, entendê-los de forma adequada e eficiente.

Por esse motivo, preparamos este artigo para te contar sobre serviços que poderão agregar (e muito!) na sua gestão dos requisitos legais, no seu sistema de gestão e nos processos relacionados.

Monitoramento de Normas Técnicas

Além de monitorar as normas aplicáveis ao seu negócio, as obrigações trazidas por elas, e, para estar e permanecer em conformidade legal, a organização também deverá atender às Normas Técnicas aplicáveis e que geram obrigações ao seu negócio. Salvo exceções, as Normas Técnicas que foram citadas em normas legais, passam a ter o seu atendimento como obrigatório.

Além disso, para se certificar em normas certificadoras, como as ISOs 14001 e 45001, as empresas devem comprovar o atendimento às NTs.

Se você é usuário do CAL, sabe que nós temos uma aba dedicada somente às NTs, onde listamos todas aquelas que foram citadas no texto das Normas Legais aplicáveis ao empreendimento.

Caso não utilize o CAL, o ideal é que a ferramenta que você utiliza em seu Sistema de Gestão, ofereça inicialmente, a lista das NTs potencialmente aplicáveis.

Entretanto, a listagem não é o suficiente para realizar a gestão de forma eficiente. Além de listá-las, você deverá:

• avaliar se as NTs citadas no texto de normas legais aplicáveis, geram ou não obrigações para o empreendimento;
• verificar a necessidade de disponibilização do texto das normas técnicas consideradas aplicáveis;
• providenciar sistemática para garantir o seu atendimento.

Neste sentido, você poderá contar com a Ius com alguns serviços relacionados às NTs. Conheça-os abaixo:

Análise de aplicabilidade de Normas Técnicas

Você pode estar se perguntando: por que a listagem das NTs não é o suficiente?

O que acontece é que, em alguns casos, mesmo que a NT tenha sido citada em uma Norma Legal aplicável ao seu empreendimento, não necessariamente ela também será aplicável.

Por isso, é essencial identificar nesta listagem de NTs potencialmente aplicáveis, quais são aquelas que se aplicam, de fato. 

Para te auxiliar nesta identificação, através da “Análise de Aplicabilidade de Normas Técnicas” realizamos as seguintes atividades:

• Identificação de todas as NTs mencionadas nos textos das Normas Legais aplicáveis ao seu empreendimento;
• Análise do contexto em que cada uma dessas NTs foi citada, a fim de concluir se ela é ou não aplicável às atividades, produtos e serviços da sua organização;
• Definição de qual versão da NT deve ser observada, pois há casos de cancelamentos e substituições da norma que é citada pela legislação;
• Indicação das NTs que devem ser adquiridas ou não, pela sua empresa;
• Preenchimentos dos campos destinados à gestão das NTs, de acordo com as necessidade e realidade da sua empresa e com a necessidade de aquisição do texto da norma.

Assim, você terá uma listagem de NTs realmente aplicáveis e geradoras de obrigações ao seu negócio e com as informações necessárias em relação a cada uma delas. E, além disso, conseguirá atender às necessidades voltadas à gestão das mesmas, em relação à aquisição do texto e aos procedimentos para atendimento. 

Mas ainda é possível facilitar mais!

Check List de Norma Técnica

Depois de entender quais são as NTs potencialmente aplicáveis > identificar as que realmente se aplicam > identificar quais você deve adquirir o texto > a versão correta do texto de cada uma delas > adquirir o texto, você ainda pode contar com a elaboração de um check list de verificação. Assim, listamos todas as obrigações previstas em tal NT, facilitando a gestão e o atendimento delas. 

Para quem utiliza o CAL, fazemos com as NTs e suas determinações, o que fazemos com as Normas Legais em seu CAL.

Dessa forma, a sua gestão das Normas Técnicas será completa, você conseguirá implementá-las e estabelecer os procedimentos necessários para atendê-las.

Ajuste técnico

Este suporte é voltado para os usuários do CAL, que precisam de ajuda na configuração e adequação do sistema, em relação à realidade da empresa, principalmente na fase de implantação e no início do uso da ferramenta. 

Através do ajuste técnico, você contará com um consultor da Ius, que irá:

1. Revisar o Formulário de Hipótese de Incidência:
   Ao implantar o CAL, você deverá responder ao Formulário de Hipótese de Incidência, para ter a sua listagem de requisitos legais aplicáveis disponibilizada. Em alguns casos, os usuários podem responder às perguntas nele constantes, de forma incoerente com a realidade da empresa, de suas atividades, processos e afins. Esta situação poderá impactar a sua listagem e a gestão de requisitos legais. Assim, um consultor poderá auxiliá-lo a interpretar, preencher corretamente ou revisar tal formulário e adequá-lo às suas necessidades.
   
2. Avaliar a aplicabilidade dos requisitos listados em seu CAL: o consultor avaliará se aquelas obrigações listadas, são realmente aplicáveis ao seu empreendimento. Também analisará caso você tenha identificado requisitos que não são aplicáveis ou tenha identificado a ausência de requisitos aplicáveis em seu CAL. Esta situação pode, inclusive, decorrer de erro no preenchimento do FHI e, por fim realizará as alterações necessárias. 
3. Mapear as áreas da sua organização: depois de listados os requisitos aplicáveis em seu CAL, você poderá gerenciá-los. Para isso, o primeiro passo para o evidenciamento, é destinar as áreas responsáveis pelo atendimento e gestão daquelas obrigações. Então, o consultor te auxiliará em todo o processo envolvendo as áreas do seu CAL. Na criação delas, na vinculação dos usuários às áreas as quais pertencem, na vinculação das áreas às obrigações e etc. Apenas depois de cumpridas estas etapas, você poderá evidenciar os requisitos. 
4. Auxiliar no cadastro dos usuários pontos focais: determinar quais serão os usuários responsáveis pelas áreas cadastradas;
5. Orientar quanto ao uso da ferramenta: caso você precise de suporte quanto às ferramentas do CAL.

Com o ajuste técnico, o início da sua jornada da gestão pelo CAL, será ainda mais segura, simples e fiel. Podendo sanar problemas logo na fase inicial e se resguardar em relação a outras possíveis situações.

Módulos adicionais

Esta também é uma solução para os usuários do CAL, que podem contar com ferramentas que auxiliarão em outros processos importantes, como a gestão de documentos e, assim, otimizarão a sua gestão.

Conheça mais sobre os módulos adicionais do CAL.

Suporte Legal

Ao contratar o CAL 4.0, você também terá acesso à nossa consultoria e toda sua bagagem jurídica. São mais de 30 anos de experiência, respondendo dúvidas de todos os segmentos, auxiliando nossos clientes a compreenderem a legislação aplicável e a estarem sempre em conformidade. Apenas em 2021, respondemos 11.214 dúvidas jurídicas. Provavelmente, a sua dúvida já foi respondida para outro cliente!

Nosso time é composto por advogados e consultores que possuem formação em cursos de Lead Auditor ISO 14.001 e ISO 45001, com experiência acumulada em auditorias e certificações de Sistemas de Gestão.

Você poderá consultar o nosso suporte jurídico ilimitadamente, contando com o time de especialistas da Ius Natura, para esclarecer dúvidas referentes às normas e obrigações aplicáveis, aos seus documentos, às evidências a serem registradas no sistema, à adequação de planos de ação e muito mais.

Consultoria Ius – Validação no CAL

Estará à sua disposição no seu CAL, a função “Consultoria Ius”. Através dela, você poderá tirar dúvidas conosco sobre:

• Sua gestão
• Adequação de um plano de ação
• Normas específicas;
• Obrigações específicas;
• Aplicabilidade de normas e obrigações, dentre várias outras possibilidades.

Além disso, a ferramenta pode ser utilizada para tirar dúvidas sobre a adequação de alguma evidência. Ou seja, quando não tiver segurança em relação ao preenchimento feito em um requisito, você poderá submeter à nossa análise e nós aprovaremos ou reprovaremos os registros.

Basta que você registre sua dúvida no seu CAL e nós retornaremos com os esclarecimentos, ainda no sistema. Todas elas também podem ser acompanhadas e avaliadas na plataforma. Para exemplificar, veja como a ferramenta fica disponível nos requisitos:

Consultoria Ius

A Ius oferece uma consultoria especializada e completa para te auxiliar com o preenchimento e adequação do seu sistema de gerenciamento de requisitos legais, preparação para auditorias, verificação de evidências e muito mais!

Pensando no atendimento às demandas estabelecidas pelas normas, em relação ao sistema de gestão, fornecemos serviços e uma equipe que te auxiliará, por exemplo, a respeito das normas certificadoras, como:

• no evidenciamento periódico do seu sistema de gestão, conforme exigido pelo item 9.1.2 das normas ISO;
• na realização de auditorias internas, conforme exigido pelos itens 9.2.2 das normas ISO.

Para entender melhor sobre a consultoria, a sua importância e seu funcionamento, acesse o artigo

–

Se interessou por alguma dessas soluções? Você pode entrar em contato conosco para entender ainda mais sobre estes e outros serviços e até nos solicitar uma proposta!

Vamos juntos!

*Por Júlia Balsamão

O post Como otimizar a gestão de requisitos legais de uma empresa? apareceu primeiro em ESG em Dia.

A gestão de documentos é um passo essencial para que sua empresa esteja em conformidade legal. Além disso, ela também é exigida pelas normas certificadoras e, por isso, deve ser realizada para alcançar e manter suas certificações.  Nesse artigo vamos dar dicar de como fazer a gestão de documentos!

Tal controle tem a capacidade de otimizar a sua gestão dos requisitos aplicáveis à sua organização e à sua área e tornou-se uma prática necessária e estratégica, no que se refere à gestão da sua empresa.

Vamos explicar sobre a importância de realizar a gestão dos seus documentos, como ela funciona, por que ela deve ser feita e muito mais!

O que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos significa armazenar e organizar corretamente toda a documentação relevante da sua empresa, de maneira eficiente, a fim de alcançarem o uso e consulta corretos deles e, assim, conhecerem e colocarem em prática tudo aquilo que é obrigatório ou acordado.

Em relação à gestão de requisitos legais, a gestão de documentos também é exigida por normas legais e normas certificadoras e, por isso, é essencial que seja feita, caso deseje alcançar ou manter uma certificação e estar em conformidade legal.

Inclusive, essa é uma das exigências feitas durante as auditorias. Um momento é dedicado para análise da documentação da sua organização e para analisar como a gestão destes documentos é feita. 

Tal controle, pode ser realizado de diversas formas. Existem algumas um pouco mais burocráticas que outras, algumas mais eficientes e que facilitam muito mais a armazenagem, a busca, o evidenciamento, a identificação dos pontos relevantes, o acesso e muito mais!

1. Classificação dos documentos
2. Outros Requisitos – documentos com força de lei
3. Alguns documentos importantes – Outros Requisitos
4. Outros documentos – Sem obrigações
5. O que é fazer a gestão de documentos?
6. A importância da gestão dos documentos
   • Outros Requisitos
   • Outros documentos
7. O que as normas certificadoras trazem sobre a gestão de documentos?
8. O que você precisa na gestão de documentos?
9. Onde fazer a gestão?

Os documentos

Classificação dos documentos

 A primeira distinção entre eles é: 

• Os documentos que estabelecem obrigações, padrões, diretrizes e afins, para a sua atividade, para suas ações, para os seus serviços/produtos, para os seus processos e etc.
• Os documentos que evidenciam o cumprimento dos critérios estabelecidos por alguma norma, ou outro documento e etc.

Outra distinção importante, é em relação ao fato de alguns documentos serem fruto de relações externas e outros, de relações internas. Existem aqueles frutos de acordos, aqueles que são frutos das relações com os órgãos públicos, aqueles que são de controle interno da empresa e etc. Podemos dividi-los em:

• Internos: é através de um documento de controle interno, que você poderá dispor sobre a sua atividade, sobre os padrões a serem seguidos, sobre os dados referentes à sua atuação e muito mais! Ou seja, são documentos internos, aqueles firmados pela própria organização. Podendo ser, por exemplo, um direcionamento da matriz, um termo de conduta e etc.
• Externos: já os documentos externos, são aqueles firmados com algum terceiro. Como é o caso dos contratos firmados com parceiros, com fornecedores, com órgãos públicos e etc. 

Por fim, todos esses documentos podem ou não gerar alguma obrigação para a sua empresa. Por isso, podemos dividi-los em:

• Documentos simples: não geram nenhuma obrigação.
• Outros requisitos: são aqueles documentos que geram alguma obrigação à organização, em relação à sua atividade, conduta, ações, processos e etc, e que tem força de lei.

No caso, todos eles devem ser monitorados corretamente!

Mas vamos falar um pouco melhor sobre os “Outros Requisitos”, já que a gestão deles é mais crítica?

Outros Requisitos – Documentos com força de lei

Os outros requisitos são aqueles documentos que a empresa tem, fruto da relação com alguma outra parte interessada, como um órgão público, por exemplo, e que tem força de lei. 

Ele não é uma norma, não é um requisito legal, é um outro requisito. A empresa não pode deixar de cumpri-los, assim como não podem deixar de cumprir um requisito legal.

E, em alguns casos, as consequências do descumprimento de um outro requisito é até pior do que o descumprimento de um requisito legal. Porque ali, por exemplo, é um documento firmado direto com o órgão, que o conhece bem e suas previsões e, além disso será o responsável pela fiscalização.

Portanto, ao descumprir uma obrigação daquele documento, você poderá sofrer consequências severas, como não conseguir renová-lo e não poder exercer suas atividades regularmente.

Um exemplo disso é a Licença Ambiental. Se a organização não cumpre as condicionantes nela previstas, não conseguirá renová-la e, assim, estará descumprindo um item principal e não poderá operar suas atividades, Mas, caso opere, a multa pode ser milionária! 

Para que você possa visualizar melhor, veja alguns exemplos, que são alguns dos mais críticos e, por isso, recebem atenção redobrada pelos nossos clientes:

Alguns documentos importantes – Outros Requisitos:

1. Em meio ambiente, temos as Licenças, as Outorgas e os Termos de ajustamento de conduta
2. Contratos com órgãos públicos;
3. Em Saúde e Segurança Ocupacional e Responsabilidade Social, as Convenções Coletivas de Trabalho (CCT)
   1. SSO: as CCT são firmadas com os sindicatos e trazem uma série de obrigações que a empresa deve cumprir junto aos trabalhadores. Na maioria dos casos, envolve questões relativas à CIPA, aos EPIs, aos acidentes de trabalho…
   2. RS: da mesma forma, a CCT é firmada, porém, tratando sobre, por exemplo, remuneração e jornada de trabalho. 

Outros documentos – Sem obrigações:

Documentos que não necessariamente são outros requisitos, ou seja, não tem aquela força legal, mas são documentos que você precisa atender internamente e, consequentemente, realizar a gestão deles.

Veja alguns exemplos deles:

1. Procedimentos e instruções de trabalho da própria empresa;
2. Contrato com fornecedores, parceiros, contratantes e etc;
3. Contratos estabelecidos com órgãos públicos (alguns não trazem obrigações);
4. Padrões internacionais;
5. Controle de treinamentos, dentre vários outros.

Afinal, o que é fazer a gestão de documentos?

Fazer a gestão dos documentos é mantê-los atualizados, dentro da conformidade legal e da conformidade de gestão. 

Sabemos que o número de documentos que as organizações precisam se atentar e controlar, é muito alto. Além disso, que o controle efetivo de cada um deles é um processo que pode ser burocrático e, muitas vezes, ineficiente! Por isso, é imprescindível realizar a gestão, para que você não perca prazos, conheça e mantenha o atendimento das obrigações, os mantenha organizados e armazenados em local de fácil acesso e conhecimento.

Um exemplo disso, é o controle de treinamentos. São vários documentos, de vários colaboradores, de diferentes treinamentos e etc. Ou seja, são muitos registros de treinamentos que você precisa acompanhar e garantir que estão válidos e dentro da conformidade legal. Por isso, a gestão é essencial! Para que você consiga acompanhar cada um deles, de maneira simples e eficiente. Nesse caso, o ideal é que você utilize uma ferramenta para te auxiliar e para facilitar este processo.

A importância de fazer a gestão dos documentos de forma eficiente

Resumidamente, a gestão documental garante a qualidade, a segurança e a produtividade da sua empresa. 

Mas claro que este processo não é tão simples e oferece somente isso a você!

Esta é uma prática estipulada e regulada por normas de gestão, que definem como os documentos serão emitidos, aprovados, regulados e etc. O objetivo é garantir que todos os documentos da organização sejam emitidos, analisados, aprovados, alterados e afins, de forma correta e contínua. Ou seja, que eles estejam sempre atualizados!

Além disso, juridicamente falando, é importante que documentos exigidos por normas legais sejam armazenados e mantidos, para comprovação (se necessário), utilização em eventuais processos judiciais e controle de validade. 

 Vou te mostrar, na prática, como a gestão dos documentos é importante:

Outros Requisitos

No caso dos outros requisitos, é importante que você faça a gestão porque esses documentos têm força de lei. Se não cumprir as obrigações previstas, você pode, por exemplo:

• Ser multado;
• Ser autuado;
• Ser processado judicialmente;
• Ter sua atividade paralisada (embargada e/ou interditada);
• Ter danos à imagem da empresa;
• Gerar danos e desastres ambientais, humanos, econômicos e sociais;
• Sofrer passivos trabalhistas;
• Ter a descontinuidades das suas certificações; 
• Não alcançar alguma certificação, dentre outros.

Todos documentos que são considerados “Outros Requisitos” devem estar em dia e bem geridos, para garantir a conformidade legal da sua empresa. Inclusive, a gestão é uma exigência feita por normas certificadoras. O que significa dizer que, caso os documentos, procedimentos, registros, não estejam atualizados e vocês não estejam atendendo às suas obrigações, isso pode impactar nas normas de gestão e, assim, gerar uma não conformidade e, por fim, acarretar na perda da sua certificação.

Outras situações também são possíveis em caso de má gestão dos documentos, como a ocorrência de passivos trabalhistas, ao ter procedimentos desatualizados ou em desconformidade com as normas e, assim, gerando impacto na saúde e segurança do trabalhador.

Outros documentos

No caso dos outros documentos, que não tiverem força de lei, existem diversas situações que você pode enfrentar no seu dia a dia. Por isso, vou te apresentar alguns exemplos:

Contratos com terceiros:

É possível que seja um contrato estabelecido com um contratante e você tenha que cumprir algo para poder fornecer o seu produto e/ou serviço a ele. E, caso não atenda, além de afetar o contrato e a relação específicos, pode afetar questões econômicas da empresa, a sua posição frente ao mercado, pode provocar a perda de competitividade e afins. 

Padrões internacionais: 

O seu empreendimento deve fazer a gestão deste tipo de documento, a fim de conhecer e atender às determinações da própria empresa. Ao não atender, o gestor responsável pelo processo pode ser responsabilizado pela inconformidade, por exemplo.

O que as normas certificadoras trazem sobre como fazer a gestão de documentos?

ISO 14001 – Meio Ambiente

A Norma certificadora em Meio ambiente prevê que as organizações devem fazer a gestão dos requisitos legais e dos outros requisitos, além da gestão de informações documentadas. 

Sobre a gestão de outros requisitos, veja o disposto na norma:

A partir deste item, é possível entender porque é tão importante fazer a gestão dos documentos que preveem obrigações para sua empresa, ter conhecimento e uma listagem segura de quais são essas obrigações, gerenciá-las e evidenciá-las de forma efetiva e constante.

Além disso, a norma é objetiva ao dizer que a gestão de requisitos legais e de outros requisitos (que podem ser provenientes de um documento), deve ser documentada e atualizada. Neste sentido, veja o que está disposto em outros itens da ISO 14001:

Além disso, a Norma também traz uma série de determinações quanto ao controle, disponibilização, armazenagem, criação e etc, dos documentos. Formalizando, assim, a necessidade de tal gestão ser bem organizada.

ISO 45001 – Saúde e Segurança Ocupacionais – Como realizar a gestão dos documentos

A Norma Certificadora em Saúde e Segurança Ocupacionais (ISO 45001), dispõe exatamente no mesmo sentido da ISO 14001, sobre a necessidade de se realizar a gestão dos requisitos legais e dos outros requisitos e de manter as informações documentadas. Veja:

“6.1.3 Determinação dos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para:

a) determinar e ter acesso aos requisitos legais atualizados e outros requisitos que são aplicáveis a seus perigos, riscos de SSO e sistema de gestão de SSO;

b) determinar como estes requisitos legais e outros requisitos se aplicam à organização e o que precisa ser comunicado;

c) levar em consideração estes requisitos legais e outros requisitos, ao estabelecer, implementar e manter e melhorar continuamente seus sistema de gestão de SSO.

A organização deve manter e reter informação documentada sobre seus requisitos legais e outros requisitos, e deve assegurar que sejam atualizados para refletir quaisquer mudanças”

Sobre o controle das informações documentadas, a norma estabelece:

“7.5.1 Generalidades

O sistema de gestão de SSO da organização devem incluir:

– informação documentada requisitada por este documento;

– informação documentada determinada pela organização como necessária para a eficácia do sistema de gestão de SSO. 

(…)

7.5.3 Controle de informação documentada

A informação documentada requerida pelo sistema de gestão de SSO e por este documento deve ser controlada para assegurar que:

a) esteja disponível e adequada para uso, onde e quando necessário;

b) esteja adequadamente protegida (por exemplo, por perda de confidencialidade, uso indevido ou perda de integridade);

c) para o controle da informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, conforme aplicável:

– distribuição, acesso, recuperação e uso;

– armazenamento e preservação, incluindo a preservação da legibilidade;

– controle de mudanças (por exemplo, controle de versão);

– retenção e disposição.

A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do sistema de gestão SSO deve ser identificada, como apropriado, e controlada”

Da mesma forma, a ISO 45001 também é muito específica ao tratar sobre a armazenagem e controle da documentação pertinente à gestão em SSO.

Por isso, em ambos os casos, podemos perceber como a gestão é essencial para estar em conformidade com as determinações das ISOs e, assim, alcançar a certificação ou a renovação da mesma.

O que você precisa na gestão de documentos?

• Armazenamento e organização: é importante que os documentos estejam digitalizados, armazenados em ambiente eletrônico e em um só lugar. Isso facilita o acesso, a busca, o manuseio e a organização;
• Acesso fácil: para localizar, alterar, corrigir, atualizar;
• Controle: para que você possa decidir aquilo que deve ser incluído, aquilo que já está obsoleto e, além disso, quem terá acesso aos documentos;
• Prazos: mecanismo eficiente, que te ajude a controlar quais documentos estão obsoletos, quais estão próximos do prazo de vencimento e quais estão válidos;
• Gestão: é importante conseguir “agir” em relação ao documento, a depender do seu status. Indicando, assim, como está a situação de cada um deles, o que tem sido feito em relação, planos de ação, se necessário… Isso vai te ajudar muito nas auditorias! 
• Objetividade: entender o que aquele documento determina, de fato e quais são as medidas a serem tomadas para atendê-lo.
• Histórico: para conseguir visualizar as alterações relativas à gestão dos documentos.

Onde fazer a gestão?

Existem diversas formas de realizá-la. Algumas delas são mais burocráticas e pouco seguras. Já outras, podem ser eficientes e oferecer ferramentas que tornam o processo mais rápido e seguro. Mas o importante mesmo, é que você não deixe de controlar os seus documentos e, assim, não sofra nenhum passivo.

O legal de fazer por uma ferramenta com este objetivo, é que ela poderá te oferecer maior praticidade. Normalmente, ferramentas são desenvolvidas com o propósito de deixar a gestão mais rápida, centralizada e “controlável”. A chance de você perder prazos, deixar de atender alguma obrigação e ter um controle frágil, diminui bastante!

Algumas empresas, como a Ius, oferecem ferramentas para esta finalidade. Aqui, chamamos de Módulo de Controle de Documentos.

Este módulo é destinado exclusivamente ao monitoramento dos documentos importantes para sua gestão. Com ele, você poderá monitorar, organizar e customizar quantos documentos quiser!

Conheça algumas possibilidades do Módulo de Controle de Documentos:

• Cadastre quantos documentos quiser;
• Liste todas as obrigações previstas em cada documento, de forma objetiva (check list), para que não tenha que acessar o texto integral toda vez que precisar monitorar seus documentos; 
• Evidencie o atendimento às obrigações previstas em cada documento;
• Crie planos de ação para o atendimento das obrigações ou para controle do documento; 
• Não perca mais prazos de nenhum documento: o sistema oferece alertas indicando: 
  • quando o documento está perto do prazo de vencimento;
  • se o documento tiver um prazo para renovação antes do vencimento, o módulo avisa quando o vencimento está chegando para que você não perca o prazo para renovar;
  • Alertas para o cumprimento de planos de ação, caso eles tenham sido cadastrados.
• Cadastre o protocolo da renovação dentro do sistema e o status do documento vai mudando de acordo com a sua validade (documento válido, em renovação, foi renovado, vencido…); 
• Defina áreas responsáveis pela gestão do documento;
• Associe o documento à legislação aplicável/obrigações e muito mais!

Se quiser conhecer um pouco mais sobre o Módulo de Controle de Documentos, você pode clicar aqui!

Viu só como a gestão de documentos é essencial para a sua empresa e como é importante implementá-la?

Espero ter esclarecido os principais pontos sobre o assunto, mas se restarem dúvidas, deixe nos comentários!

-Escrito por Júlia Balsamão

O post Como fazer a gestão de documentos apareceu primeiro em ESG em Dia.