Ter segurança para apresentar resultados ao auditor é o passo que falta para que você não tema seu processo de certificação.

No último artigo (ver aqui), falamos um pouco sobre as melhores formas de utilizar os filtros de busca do Sistema CAL para se preparar para uma auditoria. 

É fato: um bom preparo é uma etapa essencial de uma jornada em prol do sucesso da sua certificação. Mas mais do que garantir que as pendências tenham sido tratadas a tempo, é preciso assegurar que você saberá como mostrar esses resultados ao auditor.

Quando a equipe é capaz de utilizar de forma eficaz os filtros de pesquisa, ela demonstra não apenas o domínio técnico sobre as ferramentas disponíveis, mas também garante que todos os requisitos legais são monitorados de forma eficiente e organizada no dia-a-dia da organização.

Daí a importância de ter as ferramentas corretas: essa competência reflete diretamente na transparência e na confiabilidade das informações apresentadas ao auditor. Ao saber onde e como encontrar os dados relevantes, as equipes afastam erros ou omissões, evitando riscos de não conformidades preveníveis que poderiam comprometer a certificação ou a imagem da empresa. 

Vamos conferir os filtros de pesquisa mais assertivos para que você tenha todas as respostas na palma da sua mão? 

ATENÇÃO: se um dos filtros mencionados aqui não estiver disponível na sua visualização inicial, você pode adicioná-los no campo indicado abaixo. Basta clicar sobre ele, escolher qual das opções da lista melhor te atende e incluir o filtro desejado clicando no +:

DICA 1: Status de atendimento do requisito

O filtro de “Status de Atendimento do Requisito” é crucial para evidenciar a eficiência e o comprometimento das áreas responsáveis pela conformidade legal. 

Esses filtros não apenas permitem visualizar o cumprimento das obrigações, mas também destacam como as equipes estão ativamente engajadas na implementação de ações práticas para mitigar riscos e corrigir eventuais falhas no atendimento. 

Isso porque, além de destacar todos os seus requisitos devidamente atendidos, você pode mostrar que aqueles que ainda não estão sendo cumpridos, logo, sob o status “não atendido”, já são alvos de planos de ação eficazes, com prazo e responsáveis delineados.

Para isso, utilize os filtros destacados abaixo:

• Status consolidado do requisito: fornece uma visão geral do status entre todas as áreas envolvidas.
• Status de resposta do requisito: detalha como cada área responsável está respondendo pela obrigação.

Para saber mais detalhes sobre os tipos de status do Sistema CAL e como utilizá-los, clique AQUI

DICA 2: Normas legais

Uma das grandes vantagens do Sistema CAL é a capacidade de encontrar requisitos relacionados a normas específicas. 

Essa funcionalidade permite que você busque diretamente requisitos de determinadas Normas Regulamentadoras (NR), Portarias, Resoluções ou, ainda, por órgãos emissores como IBAMA ou CONAMA, sem a necessidade de vasculhar um grande volume de informações.

Para isso, você deverá utilizar os filtros de normas legais relacionadas, como os indicados abaixo:

• Tipo de Norma: como NR, Portaria ou Resolução.
• Número da Norma Legal relacionada: apenas o número, sem pontuação.
• Ano da Norma Legal relacionada: insira o ano completo (4 dígitos).
• Órgão: responsável pela emissão da norma.

DICA 3: Escopo do requisito

Outro ponto muito importante em uma auditoria de certificação é ter uma estratégia prática e eficaz para segmentar apenas os requisitos que de fato importam para a temática de certificação. 

Por exemplo, se o processo diz respeito à certificação da ISO 14001 – relativa ao Sistema de Gestão Ambiental – provavelmente não faz sentido apresentar centenas de requisitos do escopo de Qualidade ou Saúde e Segurança Ocupacional ao auditor, certo? 

Para isso, disponibilizamos filtros de escopo das obrigações para que você possa ter uma visão direcionada só do que realmente importa. Assim, basta utilizar nosso filtro de “Escopo do Requisito” e selecionar a opção desejada dentre os escopos contratados: 

É importante lembrar que esse filtro traz todos os requisitos mapeados para o item sinalizado – até mesmo daquelas obrigações que afetam simultaneamente dois ou mais escopos.

Caso queira visualizar requisitos exclusivos de uma categoria, sem obrigações compartilhadas, basta aplicar o filtro a seguir:

DICA 4: Requisitos críticos

Para aqueles que aprimoram seus processos, aplicando uma lógica de priorização de requisitos por meio da contratação do nosso Módulo Adicional de Indicadores de Riscos (conheça mais aqui), é de grande valia localizar as obrigações que são consideradas críticas para as atividades da empresa. 

A análise de criticidade é feita de forma personalizada para cada negócio, por meio da indicação de critérios como temas e normas sensíveis à organização.

DICA Bônus explore também os relatórios

O Sistema CAL disponibiliza as interfaces de relatórios para geração de dados de forma visual e clara, desde suas normas legais, até seus requisitos, planos de ação ou documentos. Elas podem ser acessadas pelo seguinte ícone:

Com as interfaces de relatórios, você pode visualizar esses dados de maneira prática, facilitando a interpretação e compreensão integral das informações durante a auditoria. Isso porque eles oferecem a flexibilidade de gerar diferentes tipos de gráficos, como pizza ou barra, e apresentar as informações em números absolutos ou percentuais. 

Para além dos filtros que já mencionamos, você consegue optar pelo tipo de agrupador do gráfico gerado. Ou seja: à medida que os filtros restringem o que vai ser exibido, os agrupadores determinam como esse conteúdo será mostrado – sendo possível fazer um comparativo entre áreas, escopos ou CALs, por exemplo:

Para saber mais sobre nossas telas de relatórios e suas funcionalidades, acesse nosso FAQ: AQUI

Por fim, te incentivamos a explorar e conhecer cada vez mais as possibilidades do Sistema CAL! Oferecemos filtros para os mais diversos objetivos, de forma que possamos simplificar sua gestão e poupar seu tempo. E não se esqueça de que é possível acumular diferentes filtros em uma só busca, afunilando seus resultados!

O domínio sobre os filtros mostra que a equipe está bem preparada, o que transmite maior confiança aos auditores e a outras partes interessadas. 

Isso resulta em uma reputação mais sólida para a empresa, evidenciando seu compromisso com a conformidade e sua capacidade de gerenciar de maneira proativa os requisitos legais.

Juntos, vamos te mostrar como maximizar a eficiência no uso do Sistema CAL e transformar sua gestão de requisitos de forma permanente!

Gestão de requisitos legais que te mantem atualizado e em cumprimento legal

O CAL, software de gestão de requisitos legais da Ius, ajuda sua empresa a identificar e monitorar normas aplicáveis, gerenciar conformidade e reduzir riscos. Com automação, ele simplifica processos, garante transparência em auditorias e facilita a adesão rápida a novas regulamentações. Além disso, permite o acompanhamento de mudanças legislativas e o gerenciamento de evidências

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Conhecer as ferramentas de busca do CAL pode ser o diferencial para evitar surpresas não desejadas durante um processo de certificação.

A obtenção de uma certificação de conformidade legal nada mais é que a validação do compromisso das corporações com suas obrigações legais,  com os interesses coletivos e com o desenvolvimento sustentável. 

Conquistar uma certificação reconhecida, como a ISO 14001 – sobre gestão ambiental – demonstra a adoção de uma estrutura padronizada de boas práticas, que melhoram a eficiência e reduzem riscos. 

Não só isso: elas também tornam a empresa mais competitiva, abrindo portas para novos mercados e clientes, sendo fundamental para as empresas que buscam aprimorar seus processos, atestar a qualidade de seus produtos e serviços e aumentar a confiança dos stakeholders. 

Em outras palavras, “o cumprimento da legislação ambiental tornou-se não apenas uma exigência legal, mas um imperativo ético e estratégico para garantir  a continuidade e a legitimidade das operações corporativas”1.

Para assegurar um bom desempenho nesse processo, tanto de auditorias internas quanto externas, é preciso se preparar de forma atenta e estratégica. 

Dominando suas ferramentas de busca e organização, podemos garantir que o CAL será seu maior aliado no decurso da certificação. Nesse artigo, vamos tratar de como ele pode facilitar o período que precede a auditoria: o preparo.

A importância dos filtros de pesquisa

O Sistema CAL oferece uma grande variedade de filtros de pesquisa, para propiciar resultados assertivos e auxiliar no monitoramento de responsabilidades. Dessa forma, fazer bom uso desses filtros pode ser a virada de chave que você precisa para dominar sua conformidade legal do início ao fim. 

Com as buscas corretas, você garante que obrigações relevantes e potencialmente negligenciadas sejam identificadas a tempo, antes que um auditor solicite evidências que vocês ainda não possuem.

Vamos conhecer os filtros que vão te ajudar a identificar e dirimir qualquer pendência antes da sua auditoria?

ATENÇÃO: se um dos filtros mencionados aqui não estiver disponível na sua visualização inicial, você pode adicioná-los no campo indicado abaixo. Basta clicar sobre ele, escolher qual das opções da lista melhor te atende e incluir o filtro desejado clicando no +:

DICA 1: Vencimento de VCLs 

Ao evidenciar um requisito, atualizamos a data de Verificação de Conformidade Legal (VCL), para indicar o dia a partir do qual se contará o prazo de reavaliação das obrigações. Na interface Requisito de CAL, é possível filtrar pelos requisitos com VCLs próximas de vencer, isto é, requisitos que devem ser reavaliados em breve.

Vamos imaginar, por exemplo, que sua auditoria esteja agendada para o final do mês de fevereiro. A partir dos filtros de data de vencimento, você encontra com facilidade o que precisa ser reavaliado no período indicado, para evitar que no dia marcado surjam requisitos que já deveriam ter sido revistos:

A fim de especificar essa busca, você pode combinar esse filtro com o de “Área responsável”. Observemos, por exemplo, requisitos com respostas vencidas que tenham a área “RH” como responsável:

DICA 2: Planos de ação vendidos ou a vencer

Outra possibilidade de busca é por requisitos que possuam planos de ação pendentes, quando identificamos irregularidades a serem tratadas. Utilizando os filtros abaixo, é possível limitar o período de vencimento desses planos, para verificar quais condutas precisam ser concluídas nesse prazo.

A seguir, temos o exemplo de como filtrar para encontrar respostas com ações a vencer em fevereiro:

Ou, ainda, diretamente pelos planos de ação já vencidos no momento da busca: 

DICA 3: Requisitos sem avaliação

Com uma busca rápida, você localiza as obrigações que não foram avaliadas, que ainda não têm uma área responsável para responder pelo seu cumprimento ou ainda que estejam com pendências de HI – o que impede sua inclusão definitiva no CAL.

• Basta selecionar cada um dos filtros abaixo, usando-os separadamente: 
• Recuperar apenas requisitos sem área responsável: “Sim”
• Requisito possui pendência de resposta de HI: “Sim”
• Status de resposta do requisito: “Não avaliado”
  

Essas buscas garantem que não restem obrigações desconhecidas ou negligenciadas no seu sistema.

DICA 4: Tema do requisito

Por último, verifique se há algum tema de maior vulnerabilidade na sua organização que precisa ser acompanhado com mais atenção. Para isso, explore as opções disponíveis no filtro abaixo:

Além dessas, há outras inúmeras opções para facilitar suas buscas, não se esqueça de explorar! E lembre-se: para resultados mais assertivos, você pode combinar os filtros entre si.

É importante acompanhar de perto suas obrigações no CAL, para garantir que estejam evoluindo com a avaliação de requisitos como esperado e em dia com os prazos definidos. Usando os instrumentos corretos, isso pode ser mais rápido e prático do que você imagina! 

Essa cautela não apenas minimiza riscos, mas também melhora a credibilidade da sua organização perante auditores e partes interessadas.

Por fim, reiteramos que a gestão de requisitos legais não deve e nem precisa ser uma tarefa complicada. Conhecer e aplicar os filtros de pesquisa do seu software pode facilitar o processo de auditoria e certificação, minimizando dores e conferindo mais segurança para todos os colaboradores. 

Para conhecer nossos tutoriais online e outras ferramentas de pesquisa, acesse nosso FAQ: AQUI

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Referências: 

1 MANFREDINI, Fábio Navarro; MANFREDINI, Larissa Maria Viegas. Auditoria de conformidade legal ambiental: perspectivas, desafios e importância. Revista FT, [S.l.], v. 28, n. 138, 2024. Disponível em: https://revistaft.com.br/auditoria-de-conformidade-legal-ambiental-perspectivas-desafios-e-importancia/. Acesso em: 5 fev. 2025.

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