A Verificação de Conformidade Legal – VCL é um processo sistemático e contínuo que visa assegurar que uma organização opere em total aderência às normas legais, regulamentos e outras obrigações aplicáveis ao seu negócio. Em um cenário regulatório cada vez mais complexo e dinâmico, essa verificação não é apenas uma boa prática, mas uma necessidade estratégica para mitigar riscos, evitar sanções legais e financeiras, e proteger a reputação da empresa.

Além disso, ao realizar a verificação periodicamente, a organização promove a melhoria contínua de seus processos, aumenta a confiança de stakeholders (clientes, investidores, órgãos reguladores, empregados), otimiza a tomada de decisões estratégicas com base em um cenário legal claro e garante a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

A Relação com as Normas de Sistema de Gestão

O monitoramento dos requisitos legais independe de exigências de normas de sistema de gestão. A simples existência de uma norma legal já exige seu cumprimento e o desconhecimento da lei não isenta as organizações das sanções previstas. 

No entanto, a obrigação de realizar a verificação de conformidade legal está intrinsecamente ligada a diversas normas de sistemas de gestão reconhecidas internacionalmente, que formalizam e aprimoram esse processo. Além das notáveis ISO 14001 (Sistemas de Gestão Ambiental) e ISO 45001 (Sistemas de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional), outras normas como a ISO 9001 (Sistemas de Gestão da Qualidade), ISO 22000 (Sistemas de Gestão da Segurança de Alimentos), ISO 27001 (Sistemas de Gestão da Segurança da Informação), ISO 50001 (Sistemas de Gestão de Energia), entre outras, também demandam que as organizações identifiquem, compreendam e avaliem seus requisitos legais e outros requisitos aplicáveis ao seu escopo. O objetivo é garantir que esses requisitos sejam cumpridos de forma consistente. A verificação de conformidade legal atua como o mecanismo essencial para demonstrar essa conformidade. 

A ISO 14001 e a ISO 45001, citadas nos tópicos seguintes, são exemplos claros dessa exigência de monitoramento dos requisitos e da realização da verificação de conformidade legal.

O que dispõe os itens da ISO 14001:2015

Item 6.1.3

ISO 14001:2015: Esta norma exige que as organizações estabeleçam, implementem, mantenham e melhorem continuamente um sistema de gestão ambiental. Um dos requisitos cruciais é a identificação e avaliação dos requisitos legais e outros requisitos relacionados aos seus aspectos ambientais, conforme Item 6.1.3:

6.1.3 Requisitos legais e outros requisitos

A organização deve: 

a) determinar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos relacionados a seus aspectos ambientais;

 b) determinar como estes requisitos legais e outros requisitos aplicam-se à organização; 

 c) levar requisitos legais e outros requisitos em consideração quando estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu sistema de gestão ambiental. 

A organização deve manter informação documentada de seus requisitos legais e outros requisitos. 

Item 9.12

A verificação de conformidade legal é o processo que assegura que a empresa está atendendo às normas legais ambientais, sendo a avaliação da conformidade um requisito específico do Item 9.1.2

9.1.2 Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter o(s) processo(s) necessário(s) para avaliar o atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos. 

A organização deve:

 a) determinar a frequência com que o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos será avaliado;  

b) avaliar o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos e tomar ações, se necessário; 

 c) manter o conhecimento e o entendimento da situação do atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos. 

 A organização deve reter informação documentada como evidência do resultado da avaliação do atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos.

O que observar nos itens da ISO 45001:2018

Item 6.13

ISO 45001:2018: Focada na saúde e segurança ocupacional, a ISO 45001 demanda que as organizações forneçam locais de trabalho seguros e saudáveis, prevenindo lesões e problemas de saúde relacionados ao trabalho. Similar à ISO 14001, ela requer a identificação e o cumprimento de requisitos legais e outros requisitos de saúde e segurança, incluindo normas regulamentadoras (NRs), leis trabalhistas específicas e outras obrigações relacionadas à segurança dos trabalhadores, conforme Item 6.1.3:

.1.3 Determinação dos requisitos legais e outros requisitos 

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para: 

 a) determinar e ter acesso aos requisitos legais atualizados e outros requisitos que são aplicáveis a seus perigos, riscos de SSO e sistema de gestão de SSO; 

 b) determinar como estes requisitos legais e outros requisitos se aplicam à organização e o que precisa ser comunicado;

 c) levar em consideração estes requisitos legais e outros requisitos, ao estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu sistema de gestão de SSO.

A organização deve manter e reter informação documentada sobre seus requisitos legais e outros

Item 9.1.12

A verificação de conformidade legal é a ferramenta para comprovar a aderência a essas exigências, conforme detalhado no Item 9.1.2:

9.1.2 Avaliação da conformidade

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para avaliar a conformidade com os requisitos legais e outros requisitos (ver 6.1.3).

A organização deve:  

a) determinar a frequência e o(s) método(s) para avaliação da conformidade;  b) avaliar a conformidade e tomar ações, se necessário (ver 10.2); 

 c) manter conhecimento e compreensão do seu status de conformidade com os requisitos legais e outros requisitos;

 d) reter informação documentada do(s) resultado(s) da avaliação da conformidade.

Para as normas de sistema de gestão, a verificação de conformidade legal é uma etapa fundamental para a obtenção e a manutenção da certificação, evidenciando o compromisso da organização com a responsabilidade e a gestão eficaz em suas respectivas áreas.

Periodicidade da Verificação de Conformidade Legal

A periodicidade da verificação de conformidade legal não é um calendário fixo, mas é uma decisão estratégica que deve considerar diversos fatores:

• Mudanças Legislativas: A legislação está em constante evolução. Novas normas e regulamentos podem surgir a qualquer momento, exigindo que a verificação seja realizada de forma mais frequente para incorporar essas atualizações.
• Setor de Atuação: segmentos altamente regulados, como as indústrias alimentícias, farmacêuticas, petrolíferas ou de mineração, podem necessitar de verificações mais regulares devido ao volume e à complexidade das normas aplicáveis.
• Tamanho e Complexidade da Organização: Empresas maiores e com operações mais complexas geralmente têm um maior número de obrigações legais, o que pode justificar verificações mais frequentes.
• Histórico de Não Conformidades: Se a organização teve um histórico recente de não conformidades ou infrações, a frequência das verificações deve ser intensificada para garantir a correção dos problemas e evitar reincidências.
• Requisitos de Normas e Certificações: As próprias normas de gestão, como ISO 14001 e 45001, podem indicar a necessidade de verificações periódicas para a manutenção da certificação. Se a organização é certificada ou segue os padrões dessas normas, deve definir a periodicidade para realizar a avaliação.

A organização tem liberdade para determinar a periodicidade mais adequada para a verificação, desde que seja condizente com suas características e não crie uma fragilidade para o processo. Além disso, é fundamental que auditorias internas e externas incluam a avaliação da conformidade legal em seu escopo. Essa prática não só fomenta o engajamento das equipes na avaliação dos requisitos, mas também contribui para a maturidade do processo ao longo do tempo.

Como Realizar a Verificação de Conformidade Legal

Manter a conformidade legal em dia é uma tarefa que exige muita dedicação das equipes envolvidas e o comprometimento da organização para garantir os recursos que viabilizem esse controle de forma eficiente.

A gestão de requisitos legais pode ser realizada de diversas maneiras. Não há exigência em normas legais ou normas técnicas de gestão sobre o método ou formato que a empresa deve adotar para controlar seus requisitos. Portanto, cada organização pode utilizar a sistemática de monitoramento e avaliação de conformidade legal que seja mais adequada à sua realidade, porte, setor de atuação e complexidade. A chave é que o processo seja sistemático, eficaz e demonstre que a organização cumpre suas obrigações legais.

Contudo, o arcabouço legal brasileiro não contribui para que essa gestão seja realizada de maneira simples. O Brasil possui um volume exorbitante de legislações e, diariamente, são publicadas novas normas em âmbito federal, estadual e municipal. Nesse cenário, realizar controle dos requisitos legais sem uma ferramenta adequada, além de exigir um esforço humano considerável, traz a possibilidade da empresa não identificar novas normas legais ou consultar normas obsoletas, que já foram alteradas ou revogadas.

As organizações podem transformar essa complexa tarefa em um processo mais funcional e seguro. Ao utilizar o Sistema CAL, as empresas reduzem os seus riscos, garantindo que estejam sempre em dia com suas obrigações e fortalecendo sua posição no mercado.

O Sistema CAL é uma ferramenta robusta que simplifica e otimiza o processo de verificação de conformidade legal. Ele atua como um banco de dados centralizado de legislação e um facilitador para o acompanhamento e a gestão das obrigações legais.

Veja como o Sistema CAL pode auxiliar nesse processo:

• Base de Dados Abrangente: O Sistema CAL mantém uma base de dados com as legislações aplicáveis ao negócio, incluindo normas federais, estaduais e municipais. Possui uma sistemática de monitoramento e atualização periódica da legislação aplicável. Isso garante o acesso às normas atualizadas e elimina a necessidade de pesquisas manuais exaustivas.
• Identificação de Requisitos: A ferramenta identifica quais requisitos legais se aplicam diretamente às operações, processos e produtos da organização, filtrando o que é relevante e evitando a sobrecarga de informações.
• Gestão de Evidências e Plano de Ação: Para cada obrigação legal identificada, o Sistema CAL possibilita a inclusão das evidências de atendimento e a criação de planos de ação, designando responsáveis e prazos para o cumprimento.
• Monitoramento e Alertas: A plataforma oferece funcionalidades de monitoramento contínuo, alertando a organização sobre novas legislações, alterações em normas existentes, prazos de vencimento de planos de ação, prazos para realização da VCL, entre outros.
• Auditorias e Relatórios: O Sistema CAL pode gerar relatórios detalhados sobre o status da conformidade legal. Isso é crucial para auditorias internas e externas, inclusive para a manutenção das certificações ISO.
• Registro da Verificação de Conformidade Legal (VCL): A plataforma dispõe, em cada requisito legal, de um campo específico para registrar a VCL. A data de avaliação do requisito é registrada nesse campo e o prazo final para a realização da próxima VCL é indicado automaticamente, respeitando a periodicidade definida pela empresa nas configurações do sistema. Essa funcionalidade permite que a organização demonstre que realiza a verificação das obrigações na periodicidade que determinou.

Veja alguns campos do Sistema CAL, que permitem uma gestão completa dos requisitos legais:

Ainda, a Verificação de Conformidade Legal pode ser realizada internamente pela própria equipe da organização. Contudo, também pode ser realizada com apoio da Ius Natura. A verificação das normas aplicáveis e a análise das evidências de atendimento por um especialista externo trazem segurança e agregam valor à conformidade da empresa. Além disso, essa parceria possibilita que a equipe interna foque em suas atividades rotineiras, enquanto o consultor se responsabiliza pelo preenchimento dos Sistema CAL.   

A Ius Natura possui uma equipe de consultoria especializada para auxiliar as organizações na interpretação das normas legais, análise das obrigações aplicáveis, avaliação de evidências de atendimento, preenchimento dos requisitos legais, cadastro de planos de ação e na elaboração de diagnóstico final com relatório sobre a conformidade da empresa.

Acesse os links abaixo e conheça os serviços de consultoria prestados pela Ius Natura:

Para finalizar, a verificação de conformidade legal não é apenas um imperativo regulatório, mas um pilar estratégico para a longevidade e o sucesso de qualquer negócio. Em um ambiente legal em constante mutação, a adoção de processos sistemáticos – seja por meio de equipes internas dedicadas, seja com o suporte da consultoria da Ius Natura e do Sistema CAL –  permite que as organizações não apenas se protejam de riscos e sanções, mas também otimizem suas operações, fortaleçam sua governança e consolidem uma cultura de responsabilidade e sustentabilidade, pavimentando o caminho para um crescimento seguro e contínuo no mercado.

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