Você já teve problemas para receber um e-mail do CAL? Ou de uma resposta a uma pergunta que você nos fez? E para acessar o nosso chat online?

Estas são algumas situações que afetam alguns dos nossos clientes e que podem prejudicar tanto a nossa relação, como a solução de questões/dúvidas e a sua gestão de requisitos legais, diretamente. 

Por esse motivo, neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre esta situação e como resolvê-la!

A comunicação com a Ius

Você já sabe que pode entrar em contato conosco por diversos meios, certo?

Nos comunicamos com você de diversas formas: por e-mail, por chat,…

No contrato em que estabelecemos a nossa parceria, indicamos que você terá acesso à solução de suas dúvidas jurídicas e operacionais. Depois, esclarecemos que utilizamos uma plataforma de atendimento ao cliente, para responder às dúvidas encaminhadas, via chat e/ou e-mail, para os setores de Dúvida Legal e Suporte Operacional. Tal plataforma, possibilita o dinamismo do nosso atendimento e o torna de mais fácil acesso. 

Além disso, também é através desta plataforma que serão enviados os avisos e e-mails do CAL.

O não recebimento

O não recebimento dos e-mails disparados, dessa natureza, poderá impactar diretamente a nossa relação e manutenção da nossa parceria, e até da sua gestão de requisitos legais. 

Isso porque, caso tenha dificuldades em relação a, por exemplo, uma ferramenta do CAL, essencial para a sua gestão de requisitos legais dentro da plataforma, você poderá ter dificuldade em saná-la e, assim manusear a ferramenta. 

O mesmo acontece em relação a uma dificuldade em relação a interpretação de normas ou obrigações aplicáveis, que ao não serem devidamente esclarecidas, podem acarretar em um mal, obsoleto, inadequado preenchimento do Sistema CAL, por exemplo.

Outro motivo, é que o chat online poderá não estar disponível para você, dentro do CAL, lhe impossibilitando de até mesmo fazer perguntas às nossas equipes.

Você também poderá sofrer impactos quanto ao uso da ferramenta, no que diz respeito aos e-mails disparados automaticamente, como e-mails de recuperação/alteração de senha, de desbloqueio de usuário.

O que está acontecendo?

Na grande maioria dos casos, este bloqueio relacionado aos envios feitos pela plataforma utilizada pela Ius, dizem respeito a uma restrição interna das organizações de destino.

Ou seja, normalmente, existe uma restrição interna nos e-mails das empresas, que impedem o recebimento dos disparos feitos através da plataforma indicada contratualmente e utilizada nos envios feitos pelos times de Suporte e pelo CAL. 

Como resolver?

Sugerimos que você entre em contato com a TI da sua própria organização e solicite que sejam realizadas configurações de liberação, em relação à plataforma utilizada pela Ius. Isto, para garantir que você:

• receba as respostas às perguntas que fez aos setores de Suporte Operacional e Dúvida Legal;
• receba as comunicações feitas pelo CAL;
• consiga acessar o nosso chat online

Para isso, solicite que sejam realizadas as seguintes configurações:

1. Para os e-mails do Sistema CAL:
   
   Solicite que o time de TI LIBERE os seguintes servidores MTA (Message Transfer Agent) e endereços de email 
   • MTA: a61-125.smtp-out.us-west-2.amazonses.com (IP 54.240.61.125) Endereço de envio do MTA cima: cal@sistemacal.com.br
   • MTA: https://*.amazonses.com (servidor dinâmico; neste caso, llibere o domínio) Endereço de envio do MTA acima: cal@iusnatura.com
     
     
2. Para acessar o chat online e assegurar o recebimento dos e-mails/respostas às dúvidas feitas ao Suporte Operacional e ao Dúvida Legal:
   
   Solicite a liberação dos seguintes domínios, portas e IP:
   
   • iusnatura.movidesk.com
   • movidesk.com
   • www.movidesk.com
   • chat.movidesk.com
   • s3-us-west-2.amazonaws.com
   • http(s)://signalr.movidesk.com
   • http(s)://*.app.movidesk.com
   • s3.amazonaws.com
   • api2.conpass.io
   • app.conpass.io
   • remoteaccess.movidesk.com
   • Portas: 80 (HTTP) e 443 (HTTPS)
   • 52.0.96.168 – Endereço de comunicação – Saída
   • 52.3.134.169 – Endereço de comunicação – Entrada

Inclusive, todas estas informações podem ser copiadas e diretamente encaminhadas ao time de TI da sua empresa!

E se não resolver?

Caso tenha encaminhado as instruções, a TI tenha realizado a liberação indicada e o problema de recebimento persista, recomendamos que você verifique a sua caixa de SPAM.

Se, ainda assim, você não identificar as nossas respostas/conseguir acessar o nosso chat, entre em contato conosco em cx@iusnatura.com.br ou ligue para (31) 3280-3510 / (31) 3280-3527.

-Por Júlia Balsamão

O post Não recebo os e-mails da Ius. O que fazer? apareceu primeiro em ESG em Dia.

Sabemos que a sua organização deve monitorar uma série de normas de diferentes áreas, para se manter em conformidade. Por isso, para atender a todas as suas necessidades, a Ius permite que você faça o monitoramento dos requisitos aplicáveis às suas atividades, de diferentes esferas.

No artigo de hoje, falaremos sobre cada um dos Escopos que você poderá monitorar através do CAL e o que cada um deles significa.

Quando falamos em “Escopo” nos referimos a uma área da legislação. Por exemplo, existe um compilado de normas referentes ao Meio Ambiente e, estas, trazem obrigações que podem ou não ser aplicáveis à sua organização, a depender das suas características.

Assim, a Ius possibilita que você faça a gestão de diversas áreas em uma só ferramenta, o que facilita muito na sua rotina e no alcance da sua conformidade legal.

Através do CAL, você consegue monitorar os requisitos aplicáveis a sua organização, referente ao Meio Ambiente, à saúde e à segurança dos seus colaboradores, à qualidade dos seus produtos/serviços, dentre várias outras situações.

Fica muito mais fácil administrar tudo que você precisa, em um só lugar. Ter centralizado:

• sua documentação centralizada;
• as evidências de atendimento;
• a listagem de obrigações a serem atendidas, de diferentes áreas;
• a quantificação das normas, dos requisitos e ações, classificados por status de atendimento;
• o cenário de atendimento às normas de diferentes áreas e muito mais!

Além disso, outros fatores que agilizam o processo são:

• os usuário precisarão acessar apenas uma ferramenta de monitoramento de requisitos legais; 
• os gestores terão acesso a um cenário geral, em relação a todos escopos que a organização precisa monitorar; 
• requisitos que possuem “escopo compartilhado” não se repetem, o que evita o retrabalho das equipes; 
• filtros de busca e relatórios podem auxiliar no evidenciamento e na quantificação e muito mais!

Por isso, vou te apresentar todos os escopos que você poderá monitorar através do CAL!

Meio Ambiente 

Através do CAL , você poderá gerenciar os requisitos legais relacionados ao escopo ambiental e os terá mensalmente atualizados. 

Tal monitoramento é indicado para toda organização que busca pela certificação na ISO 14001 e/ou queira controlar e ter conhecimento das obrigações que devem atender, em relação aos aspectos e impactos ambientais que possam ser gerados no exercício de suas atividades.

Assim, gerencie as normas relacionadas a(o):

• licenciamento ambiental;
• recursos hídricos;
• fauna;
• flora;
• emissões atmosféricas;
• ruído ambiental;
• incêndio;
• resíduos sólidos;
• transporte de produtos e/ou resíduos perigosos, dentre outras, estão contempladas neste escopo.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de meio ambiente e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como IBAMA, CONAMA, MMA, ANA, ICMBIO, CNEN, ANP, CNRH, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros;

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Saúde e Segurança Ocupacional

Gerencie os requisitos aplicáveis e atualizados, voltados à preservação da saúde e segurança de seus colaboradores.

Tais legislações, são voltadas à proteção e promoção da saúde física e mental dos colaboradores e buscam auxiliar as organizações a fornecer a eles, um ambiente de trabalho seguro e saudável, evitando lesões e problemas de saúde relacionados às atividades desempenhadas. 

O atendimento às normas deste escopo é imprescindível para a certificação na ISO 45001. Podendo destacar neste segmento as Normas Regulamentadoras!

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Saúde e Segurança Ocupacional e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como Secretaria do Trabalho, CONTRAN, CNEN, ANVISA, MS, ANTT, DNIT, DSST, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Qualidade

Através do CAL , você poderá gerenciar os requisitos legais relacionados ao escopo de Qualidade e os terá mensalmente atualizados. Sendo que tais requisitos são aplicáveis a qualquer tipo de organização, independente das atividades exercidas e dizem respeito à sua capacidade de:

• fornecer produtos, bens e/ou serviços que atendam aos Requisitos Legais e aos Requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis;
• aumentar a satisfação dos seus clientes, incluindo processos de melhoria contínua.

Para a certificação na ISO 9001, o atendimento dos regulamentos relacionados à qualidade dos produtos, bens e/ou serviços da organização, é imprescindível.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Qualidade e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores relacionados ao segmento de cada organização. O INMETRO é um órgão comum, que possui diversos dispositivos relacionados ao escopo de Qualidade, principalmente em relação a produtos.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Responsabilidade Social

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais voltados à responsabilidade social da organização, à adoção de atitudes éticas, humanizadas, inclusivas, benéficas e proativas, a fim de promover melhor qualidade de vida aos seus colaboradores e o bem da sociedade, de forma geral. 

Tais legislações, são voltadas a qualquer tipo de organização, independente de características, como as atividades realizadas, segmento,…

Neste segmento, destacam-se normas legais relacionadas a:

• ao combate à discriminação;
• remuneração;
• jornada de trabalho;
• trabalho infantil;
• gênero;
• acessibilidade;
• idosos/geracional;
• aprendizes;
• incentivos à cultura;
• incentivos ao esporte, dentre outras.

Aos que buscam a certificação nas normas ISO 26000 ou SA 8000, o conhecimento e atendimento das normas relacionadas, é essencial.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Responsabilidade Social e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como MJSP, Secretaria do Trabalho, dentre ouros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Energia

Gerenciamento e atualização, para organizações (independente do segmento), que tenham como um de seus focos a implementação de melhorias em seus processos, visando alcançar cada dia mais, melhores índices de eficiência energética, com:

• uso racional da energia;
• possibilidade e utilização de energias mais limpas e alternativas;
• uso de equipamentos com melhores índices de desempenho de consumo energético, dentre outros!

Para a certificação na ISO 50.001 – Gestão da energia, é imprescindível o monitoramento deste escopo.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Energia e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANEEL, MME, CRBIO, IBAMA, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança de Alimentos

As normas e obrigações deste escopo visam garantir que os alimentos passaram por um processo de alto rigor de qualidade, para que não causem efeitos adversos à saúde do consumidor final. 

Por isso, o monitoramento é indicado às organizações que fazem parte de da cadeia produtiva de alimentos:

• desde sua fabricação e/ou a utilização de matérias prima ou embalagens, que entram em contato com o alimento;
• que passem pelo manuseio, processamento, produção, estocagem, distribuição e comercialização do alimento.

O atendimento às normas deste escopo é imprescindível para a certificação na ISO 22000.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança de Alimentos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, SDA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Mineração

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados à atividade de mineração, abrangendo atividades de:

• pesquisa;
• exploração;
• extração;
• beneficiamento de minerais dos mais variados tipos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Mineração e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como ANM (contempladas as legislações ainda em vigor do antigo DNPM), IBAMA, INMETRO, ANA, órgãos ambientais dos estados e municípios, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Compliance, Antissuborno e Anticorrupção

Essa temática é voltada à qualquer organizações, independente do segmento, que deseja implementar programas, com o objetivo de promover o processo de gerenciamento dos riscos e a conformidade dos requisitos legais, regulamentares e internos.

Neste processo, busca-se implementar uma cultura de integridade e combate à corrupção em todas as áreas e esferas das organizações > diminuindo os riscos relacionados ao negócio > a fim de manter a sustentabilidade no empreendimento.

Aos que buscam a implementação de Sistemas de Gestão de Antissuborno (ISO 37001) e Sistemas de Gestão de Compliance (ISO 19600), atender aos requisitos legais deste escopo, é essencial.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Compliance, Antissuborno e Anticorrupção e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos
• dos órgãos regulamentadores como COAF, MPF, CGU, AGU, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade

Essa temática é voltada à proteção de informações, e preservação de dados das organizações e de seus colaboradores. Tais requisitos, visam prevenir invasões e/ou ameaças a sistemas, que possam colocar em risco a continuidade das operações e a integridade da organização e dos indivíduos. 

Este escopo possui a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como sua principal norma legal.

O gerenciamento é indicado a qualquer empresa, independente de segmento, atividades e etc. 

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MJSP, INMETRO, ANATEL, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Segurança Viária 

Gerenciamento e atualização dos requisitos que visam a redução de mortes e lesões relacionadas aos acidentes de trânsito. Por isso, o monitoramento de tais requisitos legais é indicado às organizações que possuem interação com o sistema viário:

• como concessionárias de rodovias;
• de transporte e logística rodoviária.

O Sistema de Gestão de Segurança Viária é regido pela norma ISO 39001:2015 e podemos destacar neste escopo legislações relacionadas:

• à infraestrutura rodoviária;
• à construções ao longo das rodovias;
• à implantação de painéis publicitários;
• à implantação de radares;
• às legislações de faixas de domínio;
• segurança obrigatórios de veículos;
• sinalização de rodovias;
• restrição de trânsito de veículos;
• implementação de PPD (pontos de parada e descanso);
• aos motoristas, como questões de controle de jornada, cursos de formação e capacitação e habilitação.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Segurança Viária e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTT, CONTRAN, DNIT, DER, órgãos estaduais e municipais de trânsito, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ

O gerenciamento destes requisitos é voltado para as organizações que realizam o transporte de produtos químicos e é relacionado à Certificação SASSMAQ, criada pela ABIQUIM – Associação Brasileira de Indústrias Químicas. Tais requisitos, são voltados para a avaliação do desempenho das empresas de transporte de produtos químicos e a segurança de suas operações. O objetivo é minimizar e/ou eliminar riscos de acidentes, com o foco na:

• preservação da saúde e segurança dos colaboradores;
• proteção ao meio ambiente;
• qualidade dos serviços prestados à Indústria Química.

Este gerenciamento é indicado para as organizações que

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTT, CONTRAN, DNIT, ANP, ANVISA, IBAMA, CNEN, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Agroindústria

O gerenciamento dos requisitos do segmento agroindustrial é voltado para as organizações que atuam na transformação das matérias-primas agropecuárias, provenientes de atividades como pecuária, agricultura, aquicultura e silvicultura. 

Os subprodutos oriundos dessa transformação, são voltados, em sua maioria, para a produção de alimentos destinados ao consumidor final.

Como exemplos de atuação nesse mercado, podemos citar:

• frigoríficos;
• indústrias de laticínios
• indústrias biocombustíveis;
• indústrias têxteis, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Agroindústria e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MAPA, ANVISA, MS, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Cosméticos e Higiene Pessoal 

O gerenciamento dos requisitos do segmento de cosméticos e higiene pessoal é voltado às organizações responsáveis pela fabricação destes produtos. 

As normas a serem monitoradas visam o atendimento das Boa Práticas de Fabricação referentes:

• às relações de consumo;
• às embalagens e rotulagem de produtos;
• registros de produtos junto aos órgãos responsáveis, dentre outras.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Cosméticos e Higiene Pessoal  e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, Ministério da Saúde, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Construção Civil

Com este escopo, você poderá realizar o gerenciamento dos requisitos legais  relacionados ao segmento da construção civil. 

Tal monitoramento é voltado às organizações que realizam projetos, fiscalização e obras em diversos segmentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Construção Civil e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como CONFEA, CFT, Secretaria de Trabalho, ANVISA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Telecomunicações

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações responsáveis pela comunicação e transmissão de dados, que realizam atividades que englobam projeto, implantação e manutenção de redes de sistemas de telecomunicações. 

As legislações deste segmento podem ser divididas em ramos específicos de atuação, como, por exemplo, normas relacionadas a:

• serviços de telefonia móvel;
• telefonia fixa;
• banda larga;
• radiofrequência;
• satélite;
• tv por assinatura, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Telecomunicações e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANATEL, INMETRO, MCTIC, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Atividades Aquaviárias 

Gerenciamento dos requisitos legais relacionados ao segmento aquaviário, voltado às organizações que executam atividades marítimas, como as de navegação, em seus mais diversos tipos:

• cabotagem;
• de longo curso;
• de apoio portuário, dentre outros. 

Além disso, são monitorados também requisitos relacionados a outras atividades exercidas em águas jurisdicionais, como as subaquáticas, atividades de dragagem, dentre outras.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Atividades Aquaviárias e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANTAQ, DHN, SEC-IMO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Atividades portuárias, aeroportuárias e de fronteiras

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento portuário, aeroportuário e de fronteiras, voltado às organizações que executam atividades em portos, aeroportos e passagens de fronteira.

Como exemplos de atuação nesse mercado podemos citar:

• organizações de logística portuária/aeroportuária;
• operadores portuários/aeroportuários;
• terminais de armazenagem e transporte de produtos;
• operações de navios e aeronaves;
• movimentações de carga, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Atividades portuárias, aeroportuárias e de fronteiras e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como DPC, Capitanias dos Portos, ANAC, DAC, DECEA Receita Federal, SECEX, COANA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Florestal – Certificações FSC e CERFLOR

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento florestal, voltado às mais diversas organizações que realizam atividades, principalmente, de silvicultura, manejo florestal, e, que estão contempladas em uma cadeia que se estende desde a produção, até a transformação da madeira in natura em celulose, papel, laminados, madeira serrada, carvão vegetal, etc.

O atendimento das legislações deste segmento são essenciais para alcançar certificações específicas como FSC e CERFLOR.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Florestal – Certificações FSC e CERFLOR e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MMA, IBAMA, CONAMA, órgãos ambientais estaduais e municipais, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Petróleo e Gás

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações do segmento de petróleo, gás e seus derivados, que realizam atividades que englobam:

• o refino;
• a produção;
• logística;
• operacionalização;
• distribuição;
• comercialização.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Petróleo e Gás e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANP, CNP, DNC, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Automotivo

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento automotivo, voltado às organizações que atuam na produção de veículos e de componentes automotivos, para abastecimento de linhas de montagem, reposição de peças, além de diversos outros segmentos que produzem equipamentos eletrônicos, plásticos, borrachas, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Automotivo e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como INMETRO, CONTRAN, DNIT, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Gestão de Saúde

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados à gestão de saúde, voltado à diversas organizações como:

• hospitais;
• laboratórios;
• clínicas
• empresas de atendimento móvel de urgência e emergência, etc. 

Este segmento especificamente, visa o monitoramento de legislações voltados à qualidade na prestação dos serviços ofertados nestes locais e que sejam a atividade fim por eles desempenhadas.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Gestão de Saúde e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANS, MS, ANVISA, CFM, COFEN, CONSU, CFFA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Medicamentos, Produtos para Saúde e Insumos Farmacêuticos

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações responsáveis pela:

• fabricação e/ou distribuição de medicamentos;
• fabricação e/ou distribuição de produtos para saúde;
• fabricação e/ou distribuição de insumos farmacêuticos. 

Sendo considerado produto para saúde: qualquer equipamento, material, aparelho artigo ou sistema de uso ou aplicação médica, odontológica ou laboratorial. Tais produtos se destinam à prevenção, diagnóstico, tratamento e reabilitação. 

Já os insumos farmacêuticos, são o princípio ativo destinados ao uso em medicamentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Medicamentos, Produtos para Saúde e Insumos Farmacêuticos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como ANVISA, MS, INMETRO, MAPA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Nutrição animal

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados às organizações:

• responsáveis pela fabricação e/ou distribuição de produtos de nutrição animal;
• que tenham como parte em seus processos, a alimentação de animais, como, por exemplo, granjas. 

A nutrição animal é utilizada para o crescimento, a manutenção ou a reparação dos tecidos corporais e para a reprodução.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Nutrição animal e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como MAPA, SDA, INMETRO, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Máquinas e Equipamentos

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados a organizações do setor de máquinas e equipamentos, o que engloba:

• responsáveis pelo processo de fabricação 
• aquelas realizam atividades de manutenção e/ou instalação de máquinas e equipamentos.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Máquinas e Equipamentos e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como CONFEA, CFT, Secretaria de Trabalho, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

Celulose e Papel

Gerenciamento e atualização dos requisitos legais relacionados ao segmento celulose e papel, voltado às organizações que:

• atuam na produção e extração de madeira, visando sua comercialização para o mercado de celulose e papel;
• as próprias organizações responsáveis pela fabricação da celulose e do papel. 

*Celulose que serve como matéria-prima de diversos produtos como:

• papel;
• fraldas descartáveis;
• tecidos;
• materiais de construção;
• estabilizantes alimentares, dentre outros.

Para identificarmos as normas relacionadas ao escopo de Celulose e Papel e listarmos os requisitos que são aplicáveis à sua organização, levantamos e analisamos todas as publicações: 

• dos Poderes Executivos e Legislativos;
• dos órgãos regulamentadores como IBAMA, CONAMA, ANVISA, MAPA, dentre outros.

Além disso, também identificamos e listamos todas as Normas Técnicas (NBRS) citadas expressamente nos textos das normas legais aplicáveis.

-Por Júlia Balsamão e Pedro Drager

O post Escopos | O que você pode monitorar no CAL apareceu primeiro em ESG em Dia.

Para estar em conformidade legal com todos os requisitos aplicáveis, é necessário adotar uma série de medidas, processos e etc. É exigido, inclusive pelas normas certificadoras, que a gestão de tais itens seja realizada através de um Sistema de Gestão. Entretanto, para evoluir a gestão de requisitos legais da sua empresa você precisará gerir outros pontos igualmente importantes, determinar uma periodicidade para os processos, entendê-los de forma adequada e eficiente.

Por esse motivo, preparamos este artigo para te contar sobre serviços que poderão agregar (e muito!) na sua gestão dos requisitos legais, no seu sistema de gestão e nos processos relacionados.

Monitoramento de Normas Técnicas

Além de monitorar as normas aplicáveis ao seu negócio, as obrigações trazidas por elas, e, para estar e permanecer em conformidade legal, a organização também deverá atender às Normas Técnicas aplicáveis e que geram obrigações ao seu negócio. Salvo exceções, as Normas Técnicas que foram citadas em normas legais, passam a ter o seu atendimento como obrigatório.

Além disso, para se certificar em normas certificadoras, como as ISOs 14001 e 45001, as empresas devem comprovar o atendimento às NTs.

Se você é usuário do CAL, sabe que nós temos uma aba dedicada somente às NTs, onde listamos todas aquelas que foram citadas no texto das Normas Legais aplicáveis ao empreendimento.

Caso não utilize o CAL, o ideal é que a ferramenta que você utiliza em seu Sistema de Gestão, ofereça inicialmente, a lista das NTs potencialmente aplicáveis.

Entretanto, a listagem não é o suficiente para realizar a gestão de forma eficiente. Além de listá-las, você deverá:

• avaliar se as NTs citadas no texto de normas legais aplicáveis, geram ou não obrigações para o empreendimento;
• verificar a necessidade de disponibilização do texto das normas técnicas consideradas aplicáveis;
• providenciar sistemática para garantir o seu atendimento.

Neste sentido, você poderá contar com a Ius com alguns serviços relacionados às NTs. Conheça-os abaixo:

Análise de aplicabilidade de Normas Técnicas

Você pode estar se perguntando: por que a listagem das NTs não é o suficiente?

O que acontece é que, em alguns casos, mesmo que a NT tenha sido citada em uma Norma Legal aplicável ao seu empreendimento, não necessariamente ela também será aplicável.

Por isso, é essencial identificar nesta listagem de NTs potencialmente aplicáveis, quais são aquelas que se aplicam, de fato. 

Para te auxiliar nesta identificação, através da “Análise de Aplicabilidade de Normas Técnicas” realizamos as seguintes atividades:

• Identificação de todas as NTs mencionadas nos textos das Normas Legais aplicáveis ao seu empreendimento;
• Análise do contexto em que cada uma dessas NTs foi citada, a fim de concluir se ela é ou não aplicável às atividades, produtos e serviços da sua organização;
• Definição de qual versão da NT deve ser observada, pois há casos de cancelamentos e substituições da norma que é citada pela legislação;
• Indicação das NTs que devem ser adquiridas ou não, pela sua empresa;
• Preenchimentos dos campos destinados à gestão das NTs, de acordo com as necessidade e realidade da sua empresa e com a necessidade de aquisição do texto da norma.

Assim, você terá uma listagem de NTs realmente aplicáveis e geradoras de obrigações ao seu negócio e com as informações necessárias em relação a cada uma delas. E, além disso, conseguirá atender às necessidades voltadas à gestão das mesmas, em relação à aquisição do texto e aos procedimentos para atendimento. 

Mas ainda é possível facilitar mais!

Check List de Norma Técnica

Depois de entender quais são as NTs potencialmente aplicáveis > identificar as que realmente se aplicam > identificar quais você deve adquirir o texto > a versão correta do texto de cada uma delas > adquirir o texto, você ainda pode contar com a elaboração de um check list de verificação. Assim, listamos todas as obrigações previstas em tal NT, facilitando a gestão e o atendimento delas. 

Para quem utiliza o CAL, fazemos com as NTs e suas determinações, o que fazemos com as Normas Legais em seu CAL.

Dessa forma, a sua gestão das Normas Técnicas será completa, você conseguirá implementá-las e estabelecer os procedimentos necessários para atendê-las.

Ajuste técnico

Este suporte é voltado para os usuários do CAL, que precisam de ajuda na configuração e adequação do sistema, em relação à realidade da empresa, principalmente na fase de implantação e no início do uso da ferramenta. 

Através do ajuste técnico, você contará com um consultor da Ius, que irá:

1. Revisar o Formulário de Hipótese de Incidência:
   Ao implantar o CAL, você deverá responder ao Formulário de Hipótese de Incidência, para ter a sua listagem de requisitos legais aplicáveis disponibilizada. Em alguns casos, os usuários podem responder às perguntas nele constantes, de forma incoerente com a realidade da empresa, de suas atividades, processos e afins. Esta situação poderá impactar a sua listagem e a gestão de requisitos legais. Assim, um consultor poderá auxiliá-lo a interpretar, preencher corretamente ou revisar tal formulário e adequá-lo às suas necessidades.
   
2. Avaliar a aplicabilidade dos requisitos listados em seu CAL: o consultor avaliará se aquelas obrigações listadas, são realmente aplicáveis ao seu empreendimento. Também analisará caso você tenha identificado requisitos que não são aplicáveis ou tenha identificado a ausência de requisitos aplicáveis em seu CAL. Esta situação pode, inclusive, decorrer de erro no preenchimento do FHI e, por fim realizará as alterações necessárias. 
3. Mapear as áreas da sua organização: depois de listados os requisitos aplicáveis em seu CAL, você poderá gerenciá-los. Para isso, o primeiro passo para o evidenciamento, é destinar as áreas responsáveis pelo atendimento e gestão daquelas obrigações. Então, o consultor te auxiliará em todo o processo envolvendo as áreas do seu CAL. Na criação delas, na vinculação dos usuários às áreas as quais pertencem, na vinculação das áreas às obrigações e etc. Apenas depois de cumpridas estas etapas, você poderá evidenciar os requisitos. 
4. Auxiliar no cadastro dos usuários pontos focais: determinar quais serão os usuários responsáveis pelas áreas cadastradas;
5. Orientar quanto ao uso da ferramenta: caso você precise de suporte quanto às ferramentas do CAL.

Com o ajuste técnico, o início da sua jornada da gestão pelo CAL, será ainda mais segura, simples e fiel. Podendo sanar problemas logo na fase inicial e se resguardar em relação a outras possíveis situações.

Módulos adicionais

Esta também é uma solução para os usuários do CAL, que podem contar com ferramentas que auxiliarão em outros processos importantes, como a gestão de documentos e, assim, otimizarão a sua gestão.

Conheça mais sobre os módulos adicionais do CAL.

Suporte Legal

Ao contratar o CAL 4.0, você também terá acesso à nossa consultoria e toda sua bagagem jurídica. São mais de 30 anos de experiência, respondendo dúvidas de todos os segmentos, auxiliando nossos clientes a compreenderem a legislação aplicável e a estarem sempre em conformidade. Apenas em 2021, respondemos 11.214 dúvidas jurídicas. Provavelmente, a sua dúvida já foi respondida para outro cliente!

Nosso time é composto por advogados e consultores que possuem formação em cursos de Lead Auditor ISO 14.001 e ISO 45001, com experiência acumulada em auditorias e certificações de Sistemas de Gestão.

Você poderá consultar o nosso suporte jurídico ilimitadamente, contando com o time de especialistas da Ius Natura, para esclarecer dúvidas referentes às normas e obrigações aplicáveis, aos seus documentos, às evidências a serem registradas no sistema, à adequação de planos de ação e muito mais.

Consultoria Ius – Validação no CAL

Estará à sua disposição no seu CAL, a função “Consultoria Ius”. Através dela, você poderá tirar dúvidas conosco sobre:

• Sua gestão
• Adequação de um plano de ação
• Normas específicas;
• Obrigações específicas;
• Aplicabilidade de normas e obrigações, dentre várias outras possibilidades.

Além disso, a ferramenta pode ser utilizada para tirar dúvidas sobre a adequação de alguma evidência. Ou seja, quando não tiver segurança em relação ao preenchimento feito em um requisito, você poderá submeter à nossa análise e nós aprovaremos ou reprovaremos os registros.

Basta que você registre sua dúvida no seu CAL e nós retornaremos com os esclarecimentos, ainda no sistema. Todas elas também podem ser acompanhadas e avaliadas na plataforma. Para exemplificar, veja como a ferramenta fica disponível nos requisitos:

Consultoria Ius

A Ius oferece uma consultoria especializada e completa para te auxiliar com o preenchimento e adequação do seu sistema de gerenciamento de requisitos legais, preparação para auditorias, verificação de evidências e muito mais!

Pensando no atendimento às demandas estabelecidas pelas normas, em relação ao sistema de gestão, fornecemos serviços e uma equipe que te auxiliará, por exemplo, a respeito das normas certificadoras, como:

• no evidenciamento periódico do seu sistema de gestão, conforme exigido pelo item 9.1.2 das normas ISO;
• na realização de auditorias internas, conforme exigido pelos itens 9.2.2 das normas ISO.

Para entender melhor sobre a consultoria, a sua importância e seu funcionamento, acesse o artigo

–

Se interessou por alguma dessas soluções? Você pode entrar em contato conosco para entender ainda mais sobre estes e outros serviços e até nos solicitar uma proposta!

Vamos juntos!

*Por Júlia Balsamão

O post Como otimizar a gestão de requisitos legais de uma empresa? apareceu primeiro em ESG em Dia.

Entenda como funciona a listagem de obrigações em seu CAL, o que pode ter acontecido ao identificar obrigações “não aplicáveis” à sua empresa, o que fazer diante deste cenário, como funciona o Formulário de Hipóteses de Incidência e a sua reabertura.

Você já sabe que, em seu CAL, listamos todas as obrigações que são aplicáveis às suas atividades, certo? 

Fazemos isso com base no preenchimento que vocês realizam no Formulário de Hipóteses de Incidência (FHI). Porém, em alguns casos, alguns usuários notam, enquanto utilizam o CAL e evidenciam as obrigações, que alguma(s) dela(s) não condiz(em) com a realidade da sua organização. Ou até, não encontram algum item que consideram ser aplicáveis, na listagem de requisitos.

Por isso, nesse artigo, vamos te explicar o que pode ter acontecido com o seu CAL e qual o procedimento a ser adotado: a reabertura do FHI.

O que é o Formulário de Hipóteses de Incidência (FHI)?

Este é o primeiro passo para a construção do seu CAL. O FHI é um formulário composto por uma série de perguntas relacionadas a atividades. Cada pergunta, diz respeito a uma atividade ou hipótese e você deverá responder se aquela atividade é realizada pela sua organização, se aquela hipótese se encaixa à sua realidade. 

Ao indicar que vocês realizam uma atividade ou se adequam a uma situação, nós listamos todos os requisitos que dizem respeito a elas. Ou seja, ao responder que você realiza atividade X, listamos todas as obrigações aplicáveis à atividade X. Ao responder que não realiza determinada atividade, os requisitos relacionados a ela, não serão incluídos em seu CAL. 

Em suma, com base nas respostas dadas no formulário, construímos a listagem de requisitos do seu CAL.

Se quiser entender ainda mais sobre o FHI e as Hipóteses de Incidência, clique aqui!

Depois de devidamente preenchido, encaminhado para nossa análise e aprovado, o seu CAL estará pronto para o manuseio, contendo tudo aquilo que for aplicável ao seu negócio, conforme apontado no formulário.

Entretanto, ao utilizar a ferramenta e analisar a listagem de obrigações, os usuários podem:

• identificar a existência de requisitos “não aplicáveis”;
• não encontrar um requisito aplicável.

 Entenda um pouco mais sobre a situação!

Requisitos não aplicáveis listados

É possível que você identifique, em seu dia a dia com a gestão de requisitos, alguns que não se aplicam à realidade da sua empresa. É normal que isso aconteça, porém, em pequenas escalas.

Isso porque, ao responder que realiza uma atividade, várias obrigações referentes a ela, serão listadas como aplicáveis a vocês. Porém, algumas situações específicas relacionadas àquela atividade, não se aplicam. Ainda que vocês realizem a atividade no geral! 

Veja um exemplo:

A sua empresa realiza atividades em altura. Vocês responderam no FHI que a realizam. A Ius listou as obrigações relacionadas ao trabalho em altura no seu CAL. Porém, dentre todas essas obrigações, uma delas diz respeito, além da atividade em si, a uma situação específica que vocês não realizam, como a utilização de um determinado equipamento. 

Neste caso, o procedimento é simples: basta indicar, no próprio CAL, que aquela obrigação não é aplicável e explicar o motivo da não aplicabilidade, para se resguardar em caso de auditorias, por exemplo.

Inclusive, é importante que algumas delas estejam listadas e devidamente evidenciadas em relação a sua não aplicabilidade, já que alguns auditores podem cobrá-las. Sendo assim, você poderá comprovar que tem ciência daquela obrigação, que ela foi gerenciada e que vocês entenderam não se aplicar às suas atividades, justificando os motivos.

Ausência de Requisitos aplicáveis

Da mesma forma que alguns requisitos que destoam da realidade da empresa são identificados no CAL, é possível que alguns usuários sintam falta de determinadas obrigações na listagem de RLs aplicáveis.

Como citamos anteriormente, para listar os requisitos, nos baseamos nas respostas dadas ao FHI. Ou seja, caso você tenha respondido que não se enquadra a determinada situação, as obrigações relacionadas àquela atividade não estarão identificadas.

Normalmente, quando requisitos aplicáveis aos seus processos não estão em seu CAL, alguma resposta dada às Hipóteses de Incidência não condiz com a realidade da sua empresa. 

Por isso, é importante que você nos solicite qual ou quais obrigações não encontrou, para que possamos avaliar se ela está atrelada a uma HI respondida como “Não” no Formulário.

Caso esta seja a situação, será necessário reabri-lo para correção, através do procedimento de Reabertura do FHI, que falaremos mais adiante.

Requisitos Não aplicáveis – Erro no FHI

Apesar de ser normal (e até necessário) identificar alguns requisitos não aplicáveis em seu CAL, não é normal que isso ocorra frequentemente e que os requisitos abordem situações muito divergentes daquelas vividas por vocês.

Caso perceba que o número de itens não aplicáveis está grande e/ou que tais requisitos destoam muito da realidade da organização, é comum que tal situação tenha sido provocada por algum equívoco ou incompatibilidade no preenchimento do Formulário de Hipóteses de Incidência. 

Como falamos anteriormente, ao preencher o Formulário, você nos indica o que é realizado na sua empresa e, com base nisso, listamos os seus requisitos aplicáveis.

É comum que, em algum momento, alguma(s) das Hipóteses tenha sido respondida de forma incompatível com suas atividades. A partir disso, requisitos também incompatíveis serão listados no seu CAL.

Se quiser entender mais sobre a relação entre o FHI, as obrigações e as normas, acesse aqui!

Portanto, o erro identificado na listagem, é fruto de um erro no primeiro momento de sua construção e a correção também se dará ali, no FHI.

Por exemplo:

No momento do preenchimento, você indicou que realiza o transporte de produtos perigosos. Sendo assim, todas as obrigações relacionadas, serão listadas em seu CAL.

Porém, na prática, vocês não realizam tal atividade. Por isso, a resposta correta seria “Não” para a hipótese relacionada a tal situação.

Respostas dadas de forma incorreta no formulário, podem acarretar diversos problemas na sua gestão dos requisitos legais, como:

• Ter uma listagem que não representa, de fato, a realidade da empresa;
• Tornar a gestão pouco segura, por não retratar as atividade realizadas de forma correta;
• Tornar a gestão mais burocrática e demorada, já que os usuários despendem esforços analisando e evidenciando muitas obrigações que não dizem respeito à empresa;
• Número maior de requisitos que o necessário, em muitos casos. Entre outras possíveis situações.

Para corrigir este cenário, será necessário reabrir o seu Formulário e só assim, todos requisitos relacionados àquela Hipótese, serão excluídos do seu CAL.

A reabertura do FHI

A reabertura do Formulário de Hipóteses de Incidência é o procedimento pelo qual, corrigimos alguma resposta dada erroneamente no momento do preenchimento e que está influenciando na sua listagem de requisitos aplicáveis. Seja porque existem requisitos listados como aplicáveis, que não condizem com as atividades da organização, ou por não terem identificado no CAL, requisitos que dizem respeito às suas atividades.

Como solicitar a reabertura?

O primeiro passo é que você verifique junto ao nosso time de suporte, se haverá a necessidade de reabri-lo. Como falamos anteriormente, o fato de identificar requisitos “Não aplicáveis”, nem sempre representa um problema ou uma falha no preenchimento do FHI. Por isso, nosso time poderá auxiliar no entendimento do cenário do seu CAL e dos requisitos que você indicar.

Identificada a necessidade, um dos gestores do CAL deverá nos encaminhar a solicitação por email. Caso você não seja um deles, sugerimos que entre em contato com algum dos usuários que tenha tal permissão e peça que nos encaminhe a solicitação de reabertura.

Concluído este processo o seu FHI será reaberto e estará disponível para edição.

O que fazer após a reabertura?

O procedimento na reabertura é o mesmo do preenchimento inicial do Formulário. Ou seja, você deverá avaliar as Hipóteses, indicando aquelas que vocês realizam com “Sim” e aquelas que não realizam com “Não”. 

As respostas que você tiver dado no momento anterior, estarão indicadas e salvas. Assim, caso queira, poderá alterar apenas Hipóteses específicas. Inclusive, em alguns casos, nosso time pode ter indicado especificamente a Hipótese de Incidência que está relacionada aos requisitos que você quer alterar, ou por não serem aplicáveis ou por não terem sido identificados no CAL. Dessa forma, você poderá buscá-la diretamente e respondê-la de forma correta.

Se possível, sugerimos que aproveitem este momento para revisar todo o FHI, verificando se as respostas dadas inicialmente, realmente condizem com a realidade da empresa. 

Concluído o preenchimento, você deverá nos encaminhar para que possamos analisá-lo. Indicaremos algum ponto, se necessário, ou aprovaremos o seu preenchimento.

O que acontece com as obrigações depois da reabertura?

Depois de respondido, encaminhado e aprovado, os requisitos do seu CAL representarão o preenchimento e as alterações feitas na reabertura do FHI. Ou seja:

• Caso você tenha respondido “Sim” para uma hipótese, que antes foi respondida como “Não”, as obrigações relacionadas a tal atividade/situação serão incluídas em seu CAL, a partir desse momento;
• Caso você tenha respondido “Não” para uma hipótese, que havia sido respondida como “Sim” inicialmente, as obrigações relacionadas a ela serão excluídas do seu CAL, a partir desse momento.

Migração + Reabertura

Alguns dos nossos clientes foram migrados do nosso antigo sistema (o CAL Legado) para o CAL 4.0. Há algumas situações específicas em relação à reabertura do FHI nesses casos. 

No momento da migração, você preencheu o seu Formulário e, com base nele, listamos os requisitos aplicáveis às suas atividades. Entretanto, para que não perdesse nenhuma informação importante e inserida no sistema anterior, também fizemos a inclusão delas no CAL 4.0.

Ou seja, caso você tenha respondido “Não” a uma Hipótese de Incidência no CAL 4.0, mas as obrigações atreladas a ela, estivessem listadas como aplicáveis no CAL Legado, as mantivemos como aplicáveis. Nesse caso, se houvesse algum erro no preenchimento do FHI, você não perderia o evidenciamento feito anteriormente, ou não tivesse aquelas obrigações listadas.

É possível, inclusive, identificar todas aquelas que, apesar de estarem atreladas a HIs identificadas como “Não”, foram mantidas em seu CAL devido ao processo de migração.

Para isso, basta utilizar o filtro “Tipo de inclusão do requisito no CAL”, selecionando a opção “Incluído por migração de CAL”, na tela de Requisitos de CAL. 

Entretanto, caso você deseje reabrir o seu FHI, todas estas obrigações que foram inseridas devido ao cenário citado e que tenham a sua HI indicadas após a reabertura como “Não”, serão excluídas de seu CAL.

Por outro lado, se a HI relacionada ao requisito “X” foi respondida como “Não” no primeiro preenchimento do formulário, mas tal item foi inserido na listagem devido à migração e você reabrir o FHI, indicando tal Hipótese de Incidência como “Sim”, o requisito permanecerá em seu CAL.

–

Espero que você tenha entendido mais sobre o funcionamento do FHI, sobre a existência de itens não aplicáveis ou a ausência de itens aplicáveis em seu CAL e sobre a reabertura do FHI.

Conte conosco!

Escrito por Júlia Balsamão

O post Requisitos listados – A reabertura do FHI apareceu primeiro em ESG em Dia.

No artigo de hoje, falaremos sobre os Módulos Adicionais do CAL. Já que estes, são ferramentas que te auxiliarão a estar e se manter em conformidade legal, já que possibilitarão o controle seguro, fácil e centralizado, de demandas importantes em relação à gestão de requisitos legais.

Por isso, te contaremos quais são eles, como cada um funciona e como eles poderão te auxiliar no dia a dia.

Além da listagem das obrigações e normas legais aplicáveis ao seu empreendimento, da possibilidade de evidenciamento delas, da criação de planos de ações, emissão de relatórios, dentre tantas outras facilidades, o CAL oferece vários módulos adicionais.

Sendo que estes módulos são soluções para outras demandas relacionadas à gestão de requisitos legais, para além da própria listagem, conhecimento e evidenciamento, e, vão te ajudar a se manter em conformidade legal.

Há pontos importantes a serem observados quando o assunto é conformidade legal. Conhecer as suas obrigações, as normas e requisitos aplicáveis, evidenciar o atendimento ou as medidas que estão sendo tomadas para alcançá-lo, é, com certeza, o ponto principal. Entretanto, as empresas também devem controlar outros aspectos relacionados aos requisitos legais e ao dia a dia da empresa, como é o caso de documentos importantes, ou a realização da gestão dos Aspectos e Impactos e os Perigos e Riscos presentes na organização.

A importância do monitoramento centralizado

Ter ferramentas que possibilitam o monitoramento de todos os pontos e processos importantes relacionados à gestão de requisitos legais, em um só lugar, é essencial para agilizar a gestão, torná-la efetiva, segura e organizada.

Ter a sua gestão dos requisitos legais e outras ferramentas dedicadas aos outros pontos importantes relacionados à gestão, em um só sistema, tornará o processo muito mais rápido, centralizado, linkado e controlável.

Inclusive, isso poderá te ajudar bastante em auditorias, já que você terá em mãos e de maneira organizada, tudo aquilo que lhe for solicitado pelo auditor, demonstrando um comprometimento em evitar gaps e engajamento com qualidade com a gestão.

Por isso, conheça os módulos que vão otimizar a sua gestão!

Controle de documentos

O módulo de Controle de Documentos é destinado ao gerenciamento dos documentos essenciais à gestão dos Requisitos Legais, ou não.

Com ele, você poderá vincular qualquer documento que quiser, seja ele pertinente ou não para a sua gestão, atrelados a normas legais ou a procedimentos internos da sua empresa. Também poderá monitorá-los e elaborar um check list, com as obrigações previstas neles, evidenciá-los, criar planos de ação e vinculá-los aos próprios Requisitos Legais, caso sejam relacionados.

Através deste módulo, você poderá monitorar, organizar e customizar todos os documentos importantes e, assim, não perderá prazos para renovação, esquecerá alguma condicionante ou deixará suas evidências desatualizadas.

O que ele oferece?

• Cadastre qualquer documento importante;
• Cadastre quantos documentos quiser;
• Elabore um check list para os documentos inseridos, com as obrigações, ou condicionantes e etc, neles previstas;
• Gerencie o prazo de validade e de renovação dos documentos;
• Crie planos de ação para atender àquele documento;
• Defina áreas responsáveis pela gestão de cada um dos documentos;
• Associe o documento à legislação e/ou obrigações aplicáveis; 
• Transforme as evidências que você inseriu na listagem de obrigações aplicáveis, em um documento gerenciável;

Qualificação de fornecedores

Com o módulo de Qualificação dos Fornecedores, você poderá identificar, quantificar e fazer a gestão das obrigações legais aplicáveis aos terceiros contratados e que você deverá exigir de cada um deles.. Ou seja, você poderá acompanhar se cada um deles está em conformidade com as obrigações que lhes são aplicáveis e que sejam atreladas à relação entre vocês.

Uma das responsabilidades da sua empresa, é se certificar que os seus fornecedores seguem os padrões definidos por lei. Este processo é imprescindível para a sua conformidade legal e, inclusive, a realização de tal monitoramento poderá resguardar a sua organização de uma possível co-responsabilidade, em caso de passivos decorrentes do descumprimento de obrigações, por parte de seus parceiros.

Para te auxiliar nisso, apresentamos uma série de atividades que podem ser praticadas pelos fornecedores e determinamos quais requisitos cada uma delas poderia estar atrelada. 

Dessa forma, você poderá quantificar o número total de atividades contratadas, estabelecer quais requisitos são aplicáveis a cada uma delas e definir qual o status de atendimento (por parte do terceiro) de cada obrigação.

O que ele oferece?

• A Ius Natura listará as obrigações que são aplicáveis a terceiros;
• Monitore o atendimento às obrigações legais, dos escopos de Meio Ambiente e Saúde e Segurança do trabalho, pelos seus fornecedores;
• Cadastre os seus fornecedores específicos no Sistema CAL;
• Controle o status de atendimento às obrigações, por seus fornecedores;
• Insira evidências de atendimento às obrigações, que deve exigir dos fornecedores/prestadores de serviços;
• Controle o vencimento das obrigações e evidências, que são exigidas dos fornecedores/prestadores de serviços;
• Conheça os requisitos legais passíveis de qualificação de fornecedores para as atividades contratadas pela organização, podendo indicar esses requisitos como aplicáveis ou não ao seu empreendimento ou unidade;

Indicadores de Riscos  

O módulo Indicadores de Riscos te auxiliará a definir prioridades entre os Requisitos Legais. Permitindo, assim, que você defina quais são as obrigações mais críticas e importantes para o seu empreendimento. 

Dessa forma, você conseguirá otimizar o evidenciamento do seu CAL, já que você definirá o que é mais importante, saberá por onde começar e o que tem mais peso para a sua gestão.

O que o módulo oferece?

• Categorize e defina quais obrigações (requisitos legais e/ou outros requisitos) são consideradas mais importantes e estratégicas pelo empreendimento;
• Crie indicadores de risco para cada unidade ou em nível corporativo;
• Os critérios para a definição de prioridade são totalmente personalizáveis e, inclusive, é possível definir mais de um critério;
• Filtros e relatórios que podem ser utilizados especificamente para o mapeamento e acompanhamento dos itens críticos;
• Histórico mensal do cenário (acompanhamento de performance);
• Fácil identificação dos requisitos considerados como críticos, pois cada uma destas obrigações é assinalada com a imagem de uma “bomba”;
• A ferramenta permite a alteração e inclusão de novos requisitos considerados como críticos. Pois, mensalmente, novos requisitos são inseridos no Sistema.

Além dessas possibilidades e ferramentas trazidas pelo módulo, existem três cenários para a sua aderência:

1. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos;
2. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos + a Ius alinha junto com você quais são os Requisitos Críticos
3. A disponibilização do módulo de Indicadores de Riscos + Ius atualizará semestralmente os seus requisitos críticos, de acordo com o padrão estabelecido no início

• Disponibilização do módulo Indicadores de Riscos

O módulo de Indicadores é disponibilizado em seu CAL, com todas as funcionalidades citadas anteriormente. Em relação à definição dos critérios de priorização, ela será feita por você na ferramenta. Assim, você poderá selecionar, com base em suas atividades, os requisitos que considerar mais relevantes para a sua gestão.

• Mapeamento inicial de requisitos: Módulo + alinhamento com a Ius

Neste caso, além da disponibilização do módulo e suas funcionalidades, você contará com o auxílio da Ius para definir, incialmente, quais são os requisitos críticos. Ou seja, um consultor especializado da Ius, junto com você, quais são os requisitos mais relevantes, de acordo com as suas atividades e o nosso conhecimento em relação às obrigações que:

• geram maiores multas, ou outras penalidades severas;
• são mais cobradas em auditorias; 
• representam maiores riscos ao meio ambiente, à saúde e segurança dos trabalhadores, entre outros 

Depois disso, você pode continuar estabelecendo outras obrigações como críticas.

• Mapeamento de novos requisitos: Módulo + atualização

Neste caso, além de acessar o módulo e suas respectivas ferramentas, a Ius oferecerá a atualização semestral das obrigações definidas como mais importantes.

Isso significa que, depois de definidas as obrigações críticas, a Ius, semestralmente, as manterá atualizadas e mapeará os novos requisitos críticos, que tenham sido incluídos por atualizações legais em seu CAL e que se enquadram no padrão de criticidade estabelecido inicialmente.

Gestão de AIPR

Com este módulo, você poderá cadastrar e fazer a gestão do seu levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais e dos Perigos e Riscos Ocupacionais, indentificados na sua empresa, a fim de atender às exigências constantes nas normas certificadoras e outras aplicáveis e reduzir riscos associados aos AIPR.

Além do levantamento, cada AIPR será correlacionado com as normas legais constantes no seu CAL, automaticamente.

Existem três diferentes tipos de aquisição do módulo, em relação à atuação da Ius no processo de levantamento de AIPR. Veja as diferenças entre cada uma delas:

• Padrão Ius

A matriz de AIPR da sua empresa, será configurada de acordo com a metodologia utilizada como padrão pela Ius. Neste caso, disponibilizamos um modelo de planilha, onde você fará ou incluirá o seu levantamento de AIPR. 

Como funciona?

• Você nos enviará a lista de atividades, etapas e processos do seu empreendimento, que passarão a ser avaliados seguindo critérios de avaliação de riscos adotado pela Ius, como padrão (colunas, fórmulas e cálculo de importância);
• O cadastro dos dados do levantamento de AIPR no CAL, será feito por você, seguindo a metodologia adotada pela Ius;
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis, automaticamente;
• Fornecimento de minuta de Procedimento Interno para Levantamento dos Aspectos/Impactos e Perigos/Riscos da organização, conforme metodologia Ius.

• Customizado

A matriz de AIPR da sua empresa, será configurada de acordo com a metodologia definida por vocês. No CAL, cadastramos o seu método, regras e padrão utilizados, para que você possa incluir o seu levantamento no sistema, seguindo a sua metodologia.

É você quem define os campos que deseja ter no levantamento, de acordo com o procedimento que seu empreendimento adota.

Como funciona?

• A Ius Natura cadastrará a metodologia utilizada por vocês, no sistema. Ou seja, as definições, regras, informações, colunas, fórmulas e cálculo de importância serão de acordo com o padrão definido na sua empresa;
• Você poderá cadastrar os dados do levantamento de AIPR no sistema, seguindo a sua metodologia;
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis, automaticamente

• Padrão/Customizado + Input de dados

A matriz de AIPR poderá ser configurada de acordo com a metodologia da Ius (padrão) ou com a metodologia utilizada pela sua organização (customizado). Porém, a Ius fará a inclusão inicial dos dados do seu levantamento de AIPR no CAL 4.0.

Como funciona?

• Ius cadastrará os dados do levantamento de AIPR no sistema, seguindo a sua metodologia ou a metodologia Ius (definições, regras, informações, colunas, fórmulas, cálculo de importância);
• Cada item AIPR, será correlacionado com as normas e requisitos legais aplicáveis automaticamente
• Fornecimento de minuta de Procedimento Interno para Levantamento dos Aspectos/Impactos e Perigos/Riscos da organização, conforme metodologia Ius.

Gestão de Não Conformidades

Com esse módulo você fará a gestão de todas as não conformidades que estão associadas ao não atendimento de requisitos legais ou de outros requisitos aplicáveis. 

Assim, você poderá, além de registrá-las, acompanhá-las, tratá-las, e evitar as suas recorrências.

O que o módulo oferece?

Com o módulo de Gestão de Não Conformidades, você poderá:

• Analisar a causa raiz da NC e tratá-la por meio de planos de ação e de avaliações de eficácia;
• Definir responsáveis pela avaliação da eficácia das medidas adotadas para tratar a NC;
• Definir prazos para execução das medidas estipuladas para tratamento (planos de ação associados à NC);
• Controlar NC reincidentes;
• Extrair relatórios sobre os dados das NCs, como Não conformidades específicas de uma área, Não conformidades por norma legal, Não conformidades vinculadas a requisitos críticos;
• Vincular a NC aos requisitos legais ou outros requisitos descumpridos;
• Vincular a NC às exigências das normas certificadoras;
• Vincular a NC aos requisitos importantes para a gestão, mesmo que não sejam requisitos legais.

Auditoria

Este módulo veio para simplificar a gestão e realização das suas auditorias. Com ele, você poderá programar, planejar, organizar e executar ilimitadas auditorias de forma simples, segmentada e segura. Todas as suas auditorias de conformidade legal, passadas e futuras, estarão disponíveis em um só lugar!

O que o módulo oferece?

Com o módulo de Auditoria, você poderá:

• Programar a data em que uma auditoria ocorrerá;
• Planejar auditorias para áreas específicas e destinar os requisitos que serão auditados, os responsáveis, a equipe auditora e o cronograma da auditoria;
• Auditar Outros Requisitos (obrigações provenientes, por exemplo, de uma licença);
• Registrar evidências da auditoria em cada requisito e área auditados;
• Alimentar o sistema durante a auditoria, sendo que ao evidenciar a conformidade do requisito, durante a auditoria, é possível transferir essas evidências, para o requisito legal pertinente, na aba de Requisitos de CAL;
• Extrair relatórios de andamento da auditoria geral e de cada área;
• Extrair um relatório final da auditoria, que poderá ser exportado em PDF

Além disso, para todos os módulos, oferecemos suporte ilimitado, além de capacitação em EAD.

–

Gostou? Quer conhecer mais sobre algum deles? Entre em contato com a gente, por nosso email: negocios@iusnatura.com.br

-Escrito por Júlia Balsamão

O post Módulos adicionais | Soluções na gestão de requisitos apareceu primeiro em ESG em Dia.

Sempre que um usuário é cadastrado no Sistema, o seu perfil receberá permissões de acesso e avisos. Ou seja, será definido o que ele poderá acessar no CAL, quais alterações poderá realizar e quais serão os avisos que receberá em relação à gestão dos requisitos legais da empresa ou de sua unidade. 

Por isso, preparamos um artigo para que você saiba o que significa cada uma dessas permissões e consiga adequar e limitar o acessos de todos aqueles que utilizam o sistema.

As Permissões e Avisos são duas importantes funcionalidades, que você deverá manusear sempre que quiser inserir alguém no sistema CAL. Isso porque, através delas, você poderá fazer com que o acesso às informações por parte de cada usuário, seja fiel às suas competências e à necessidade da empresa.

Este momento do cadastro é importante para a segurança das  informações sobre a sua gestão de requisitos legais, para a correta destinação de responsabilidades e para que, cada um, possa se ater ao que realmente importa, ao que de fato deve saber, ser informado e deve realizar dentro da gestão como um todo.

Eles estão disponíveis na área das informações dos acessos. Veja:

As Permissões

Através das permissões, você poderá definir o que cada usuário poderá realizar dentro do sistema, o que poderá consultar e o que poderá alterar. Há grupos destinados a cada funcionalidade do CAL e todas elas são personalizáveis, possibilitando que você defina limites e poderes em relação à sua gestão.

Os Avisos

Os avisos dizem respeito aos comunicados que serão enviados a cada usuário, em relação à gestão de requisitos legais. 

Aqui, você define o que é importante que o usuário receba em seu e-mail e fique ainda mais atento ao que é de sua responsabilidade ou à gestão em geral.

Esta funcionalidade pode ser uma grande aliada para manter a gestão em dia, para não perder prazos, para o acompanhamento em tempo real de algumas alterações realizadas, para ter conhecimento sempre que algo for destinado à sua responsabilidade, ou quando houver alteração na legislação e etc.

Agora que você já sabe o que são as permissões, os avisos, a diferença entre eles e como são importantes, vou te mostrar e explicar sobre alguns dos principais avisos e algumas das principais permissões disponíveis no cadastro dos usuários do CAL 4.0.

As principais permissões

Cada um dos itens da lista é um grupo de permissões.

O primeiro ponto importante sobre elas é que você deverá selecionar todas aquelas permissões que você deseja que aquele usuário tenha, no quadradinho ao lado de cada uma delas. Caso não queira que ele acesse a informação que a permissão faz referência, basta deixar o quadradinho em branco.

Vamos falar sobre algumas das principais permissões que são manuseadas e essenciais para a sua gestão?

CAL

Esta permissão diz respeito à possibilidade do usuário registrar, excluir, modificar as informações referentes à conformidade legal da organização/do empreendimento. Este é o principal grupo de permissões, já que elas se referem ao que o usuário realmente poderá fazer em relação ao evidenciamento da gestão.

Ela é dividida em:

1. Consultoria Ius: onde você deve definir se aquele usuário poderá ou não acessar as Consultorias registradas. Em caso positivo, se poderá apenas visualizar as consultorias ou poderá, além de visualizá-las, nos enviar uma consultoria ou excluir alguma existente;
2. Planos de ação: Existe uma permissão total, que permite que o usuário possa visualizar, criar, editar, concluir, aprovar e excluir planos de ação. Porém, existem permissões individuais com cada uma dessas possibilidades;
                     A) Conclusão de plano de ação: o usuário poderá informar no sistema que aquela ação já foi tomada e concluída? Caso ela possa concluir os planos de ação, dê a ele tal permissão e, além disso, defina se ele poderá concluir apenas as ações sob sua responsabilidade ou qualquer ação;
   B) Aprovar/reprovar conclusão: ao cadastrar uma ação, é possível incluir a necessidade de uma aprovação em relação à conclusão da mesma, por um responsável. Defina se o usuário poderá aprovar/reprovar a conclusão destas ações e, se sim, qualquer plano de ação ou apenas os sob sua responsabilidade;
   C) Transferir plano de ação: é comum surgir a necessidade de transferir uma ação ou um grupo de ações de um responsável para outro. Defina se o usuário em questão poderá realizar tal transferência;
   
3. Requisitos de CAL – Evidenciamento: estas permissões dizem respeito ao evidenciamento das obrigações listadas no CAL em que o usuário tem acesso. Assim, defina se ele poderá apenas ler os requisitos listados como aplicáveis, ou poderá fazer alterações e evidenciá-los:                  A) pesquisar e visualizar as obrigações;
   B) incluir evidência;
                     C) excluir evidência;
                     D) definir requisito como “Não aplicável” ou “Não avaliado”;
                     E) definir data de avaliação do requisito (VCL);
4. Requisito de CAL – Áreas: o primeiro passo para evidenciar a conformidade legal em relação às obrigações aplicáveis, é destinar uma ou mais áreas responsáveis pela sua análise. Somente depois disso, o evidenciamento pode ser feito. Por isso, defina se o usuário poderá cadastrar as áreas responsáveis aos requisitos. Caso possa, defina o tipo de área que ele poderá cadastrar. E, por fim, se ele poderá substituí-las quando já tiverem sido cadastradas.

Carta de Atualização

Através desta permissão, defina se o usuário poderá acessar as alterações sofridas na legislação e informadas através das Cartas de Atualização. Assim, ele poderá ter acesso total às cartas, se todas as opções forem selecionadas. Ou poderá:

1. Apenas consultá-las;
2. Registrar que aquela carta foi lida e a organização está ciente das alterações ocorridas (dado importante, principalmente, em auditorias);
3. Acessar o histórico de todas as cartas anteriores;
4. Transformar as cartas em PDF;

Consulta a Normas Legais

Aqui você deverá definir se aquele usuário poderá ou não acessar o banco de dados (1) da Ius Natura e/ou a listagem de normas que foi destinada como aplicável à organização ou ao empreendimento (2). E, em relação às normas aplicáveis, se ele poderá, além de consultá-las, geri-las e inserir informações (3).

Controle de Acesso

Essas permissões dizem respeito à possibilidade daquele usuário acessar e realizar alterações nos outros cadastros do sistema, em relação aos perfis de acesso e, por fim, em relação às áreas cadastradas no mapa de áreas da organização.

Por isso, em relação aos cadastros de outros usuários, você deve definir se ele poderá:

1. Acessar a listagem de usuários e fazer alterações neles, como incluir novos acessos, excluir algum existente, editar os cadastros e ativar/inativar outros usuários;
2. Acessar a listagem de usuários cadastrados (ativos ou não);
3. Redefinir a senha de outros usuários;
4. Fazer a gestão dos avisos dos usuários. Ou seja, visualizar quais avisos já foram incluídos em outros cadastros, excluir ou incluir novos avisos, a serem recebidos pelos usuários e definir o texto a ser enviado; 
5. Acessar as ações que foram cadastradas como de responsabilidade de outros usuários e o histórico delas.Já em relação aos perfis de acesso, defina se aquele usuário poderá: 
6. Acessar a listagem de perfis de acessos disponíveis;
7. Acessar a listagem de perfis de acessos e fazer alterações neles, como incluir novos perfis, excluir ou editar algum existente.

Por último, em relação às áreas cadastradas (8), você deverá definir, primeiramente, se ele terá acesso às áreas corporativas, às áreas de empreendimentos, ou ambas. 

Caso você não saiba a diferença entre elas, acesse o nosso artigo sobre o tema aqui!

Depois, defina se ele poderá apenas consultar a listagem das áreas cadastradas (leitura), ou se poderá fazer edições no mapa (controle total), incluindo, excluindo ou editando as áreas.

Relatórios

Estas permissões dizem respeito à possibilidade que o usuário terá de emitir gráficos em relação ao andamento da gestão: do atendimento às obrigações e às normas e das ações que foram cadastradas.

Por isso, caso queira que o usuário tenha a possibilidade de emitir relatórios:

1. em relação ao atendimento às obrigações e ao evidenciamento, a progressão no atendimento da organização, de uma área específica, de um CAL especifico e etc, selecione a permissão “Consultar relatório de Requisito de CAL”;
2. em relação ao atendimento das normas legais, o andamento da conformidade legal da organização, de uma área específica, de normas de escopos específicos, de um CAL específico e etc, selecione a permissão “Consultar relatório de Norma Legal CAL”;
3. em relação ao planos de ação que foram cadastrados, para que possa quantificá-los, entender como o anda o cenário de cumprimento deles pela organização, por usuário específico, em CAL específico e etc, selecione a permissão “Consultar relatório de Planos de Ação”.

Os principais avisos

Diário – Área que incide vinculada ao requisito 

Ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail, diariamente, com dados em relação à inclusão da(s) área(s) a qual pertence, em uma obrigação, como “Área que incide”. Ou seja, será comunicado quando a área em que ele está cadastrado, for vinculada a um requisito no dia anterior, como “área que incide” (aquela obrigação incide sobre a sua área, ainda que ela não seja a responsável pelo cumprimento).

Sendo assim, serão informadas:

• quais áreas foram vinculadas a um requisito;
• quantas vezes ela foi vinculada;
• em qual CAL a área foi vinculada.

Isto para que ele tenha ciência diária daquilo que foi direcionado à área a qual ele pertence ou responde e mantenha a sua conformidade. 

Este aviso pode auxiliar bastante no acompanhamento das obrigações direcionadas às áreas e, assim, manter a gestão completa e fiel em relação às competências de cada uma delas.

Diário – Área responsável vinculada ao requisito

Ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail, diariamente, com dados em relação à inclusão da(s) área(s) a qual pertence, em uma obrigação, como “Área responsável”. Ou seja, será comunicado quando a área em que ele está cadastrado, for vinculada a um requisito no dia anterior, como sendo a área responsável pelo atendimento e evidenciamento daquela obrigação.

Sendo assim, serão informadas:

• quais áreas foram vinculadas a um requisito;
• quantas vezes ela foi vinculada;
• em qual CAL a área foi vinculada.

Isto para que ele tenha ciência diária de todas as obrigações que foram direcionadas à área a qual faz parte ou responde, sendo ela designada como responsável pela conformidade da obrigação em questão.

Este aviso pode auxiliar bastante no acompanhamento das obrigações direcionadas às áreas e, assim, manter a gestão completa e fiel em relação às competências de cada uma delas.

Diário – Meus planos de ação

Ao habilitar um destes avisos, o usuário receberá em seu e-mail, diariamente ou semanalmente (a depender daquele que foi selecionado), um comunicado em relação aos planos de ação que foram cadastrados sob sua responsabilidade e o status de cada um deles, indicando, inclusive, o prazo de validade deles. Assim, poderá acompanhá-los e gerí-los constantemente, não perderá prazos e saberá exatamente as medidas que deverá adotar.

Semanal – Meus planos de ação

Ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail semanalmente, com os dados referentes aos que foram cadastrados sob sua responsabilidade, com a indicação:

• Quantidade de planos de ações cadastrados;
• Planos divididos pelo tipo de responsabilidade (execução, gestão e aprovação);
• Planos distribuídos por status: vencidos, vencidos e aguardando aprovação, a vencer; 
• Planos de ação a vencer: indicação do período de vencimento (7 dias, entre 8 e 15 dias, entre 16 e 30 dias, entre 31 e 60 dias).

Dessa forma, será possível acompanhar o andamento dos planos de ação sob sua responsabilidade, quantificá-los, geri-los e organizar-se quanto aos prazos de vencimento. 

Semanal – Planos de ação

Ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail semanalmente, com os dados referentes a todos os planos de ações que foram cadastrados no sistema (não só aqueles sob sua responsabilidade), com a indicação:

• Quantidade de planos de ações cadastrados;
• Planos divididos pelo tipo de responsabilidade (execução, gestão e aprovação);
• Planos distribuídos por status: vencidos, vencidos e aguardando aprovação, a vencer; 
• Planos de ação a vencer: indicação do período de vencimento (7 dias, entre 8 e 15 dias, entre 16 e 30 dias, entre 31 e 60 dias).

Dessa forma, será possível acompanhar o andamento dos planos de ação da sua organização, quantificá-los, geri-los e organizar-se quanto aos prazos de vencimento. 

Mensal – Relatório meu espaço

Ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail mensal, com o relatório que é gerado no dashboard, em relação ao andamento da gestão dos requisitos legais no último semestre. Isso facilitará o acompanhamento dos avanços no evidenciado, a identificar gaps em tempo hábil e a acompanhar a sua conformidade legal periodicamente.

Mensal – VCL (Geral) e Mensal – VCL (minhas áreas)

A VCL é a data de Verificação da Conformidade Legal, ou seja, a data em que um requisito foi analisado e evidenciado. Ao utilizar o CAL, será estipulado um prazo de reanálise das obrigações e das informações inseridas.

Tal análise é essencial para que o seu gerenciamento esteja sempre atualizado e as informações, dados e documentos não estejam obsoletos. Além disso, esta é uma das exigências feitas por normas certificadoras e em auditores.

Sabendo disso, ao habilitar este aviso, o usuário receberá um e-mail mensal, com dados em relação ao prazo de VCL das obrigações, de cada CAL separadamente (caso você tenha mais de um). 

Ou seja, receberá dados sobre a quantidade de obrigações que estão com o prazo de VCL vencido e as que não possuem data informada. Além disso, aquelas que estiverem próximas do vencimento, serão separadas por prazo de vencimento (ou nos próximos 30 dias, ou entre 31 e 60 dias, ou entre 61 e 90 dias). 

Ao selecionar a opção “VCL (Geral)”, o usuário receberá os dados referentes a todos os requisitos listados no CAL. Selecionando a opção “VCL (minhas áreas)”, ele receberá os dados de VCL referentes apenas às obrigações em que a área a qual ele faz parte, tiver sido cadastrada.

-Escrito por Júlia Balsamão

O post Permissões e avisos dos usuários do CAL apareceu primeiro em ESG em Dia.

Se você é o responsável pela Gestão dos Requisitos Legais da sua empresa, pode ser que tenha algumas dúvidas sobre o seu usuário, algumas situações que o envolvem e até sobre os usuários de outras pessoas.

Por isso, preparamos um artigo sobre o tema, para que você entenda como funciona a inserção e a manutenção de acessos no CAL 4.0.

Como ter um usuário no CAL 4.0?

Para que você tenha acesso ao Sistema CAL 4.0 e aos requisitos legais aplicáveis à sua empresa, antes de tudo, você precisa ser cadastrado na plataforma.

A gestão de usuários fica a cargo da própria empresa, já que os colaboradores são quem mais conhecem a realidade do empreendimento, quem deve acessar os Requisitos Legais, quais devem ser os limites de acesso de cada usuário, por quais áreas cada um responde, dentre tantas outras situações.

Por isso, caso ainda não tenha sido cadastrado, você deverá entrar em contato com o gestor ou ponto focal da sua área ou da empresa e solicitar que você e seu e-mail tenham acesso ao CAL.

Depois disso, o responsável deverá efetuar o seu cadastro e você receberá um e-mail com um link, para que ative seu usuário e crie uma senha. Este link tem um prazo de validade de 24h e, depois disso, ele estará inválido.

Caso você não ative o seu usuário neste período, você deverá acessar o CAL 4.0, clicar em “Esqueceu sua senha”, informar o seu e-mail e clicar em “Enviar”. Concluídos os passos, você receberá um novo e-mail, para que vincule uma nova senha e consiga ativar o seu cadastro. 

Pronto! A partir de então, você poderá acessar a plataforma de acordo com as permissões que lhe foram concedidas.

Caso você seja gestor no CAL e queira cadastrar algum usuário, confira o nosso passo a passo aqui!

Limite de usuários e regras para cadastro:

É comum que sejamos questionados sobre a quantidade de acessos que disponibilizamos a cada um dos nossos clientes. A resposta é: ILIMITADO! 

Mas você sabe porque definimos que fosse assim?

No CAL, você poderá cadastrar quantas pessoas quiser. Entendemos que a realidade de cada empreendimento é uma e damos a liberdade para cada um realizar a gestão da forma mais adequada possível.

Algumas organizações restringem o acesso à plataforma aos pontos focais, apenas. Outras, entendem que a gestão deve ser de responsabilidade de cada responsável por uma área. Há aquelas que preferem que os pontos focais da gestão dos requisitos legais na empresa, os pontos focais das áreas e os colaboradores das áreas pertinentes, consigam acessar a lista de obrigações… 

Cada empresa tem seu modo de gerir suas obrigações. Algumas realidades pedem que a gestão seja centralizada e outras, que ela seja ramificada. Por isso, te deixamos livre para escolher quem terá acesso ao CAL 4.0 e se organizar da forma que achar mais adequada e funcional.

Existem dois tipos de usuários, os Corporativos e os usuários por CAL. Em relação aos acessos corporativos, inicialmente, pré definimos uma quantidade de cadastros. Então, a depender da quantidade de usuários corporativos que você incluir, pode ser que o sistema aponte que o limite foi atingido. Mas não se preocupe! Nesta situação, basta entrar em contato com o nosso time de Suporte Operacional e solicitar a expansão.

Tipos de usuários

Como citamos logo acima, existem dois tipos de usuários no CAL e, cada um deles, possui um tipo de licença. A licença corresponde ao que aquele usuário terá acesso dentro do sistema. 

Os tipos de licença são:

1. Licença corporativa: quando o usuário tem permissão para acessar as informações de toda a organização. Ou seja, terá acesso à gestão dos requisitos legais de todas os empreendimentos que fizerem a gestão no CAL;
2. Licença de empreendimento: esta licença dá ao usuário, acesso somente aos dados do empreendimento ou dos empreendimentos em que for vinculado.

Ou seja, os usuários que devem acessar a gestão da empresa como um todo e de todos os empreendimentos que utilizam o CAL, devem ser cadastrados como “usuário corporativo”. Já aqueles que devem acessar apenas a gestão de um ou mais empreendimentos específicos, devem ser cadastrados como “usuário por CAL”.

Algumas regrinhas!

Agora que você já entendeu como o cadastro de usuários funciona, vou te contar algumas regrinhas que facilitam e protegem o seu CAL, em relação ao acesso e rastreamento das informações.

No Sistema CAL, existem algumas condições para o cadastro:

Você só poderá cadastrar emails que tenham o domínios corporativos

Domínios comerciais (gmail, yahoo, uol, outlook, etc) não podem ser cadastrados no CAL 4.0. Mas por que? Normalmente as empresas possuem domínio próprio e os emails dos colaboradores, tem um padrão. Então, validamos os domínios indicados e utilizados, restringindo que aqueles que não o possuem, sejam cadastrados na plataforma. Isso garante que apenas aqueles que fazem parte, de fato, da sua organização, consigam acessar as informações. Assim, você estará seguro!

Mas e se eu quiser cadastrar alguém que tem o domínio diferente do domínio da minha empresa?

Pode ser que você esteja tentando cadastrar alguém no CAL, com domínio diferente daquele/daqueles que foi/foram autorizados. O Sistema logo te informa esta impossibilidade e lista quais são os domínios permitidos. Mas não se preocupe! Você ainda poderá cadastrar o usuário.

Para isso, basta que um ponto focal entre em contato conosco e solicite a inclusão de um novo domínio. A solicitação deve ser feita ao nosso time de Suporte Operacional.

O importante é garantir que aquela solicitação foi feita por responsável habilitado para tal e que as suas informações do CAL estejam seguras!

Um email só pode ser cadastrado em um usuário

Ao cadastrar um usuário no sistema, você deve informar o seu e-mail. Caso o endereço já tenha sido cadastrado em outro acesso (independente dele estar ativo ou inativo), não será possível vinculá-lo a um novo usuário. Ou seja, cada cadastro terá o seu e-mail!

Também indicamos que e-mails de grupos não sejam cadastrados como e-mail de usuário. Bem como, emails que varias pessoas têm acesso.

 Isso permite que você consiga rastrear as informações dos usuários e identificar suas atividades dentro do sistema e dá maior segurança em relação ao acesso às informações.

Um usuário não pode ser reaproveitado

Quando um usuário for inativado no Sistema CAL, o seu cadastro não deve ser alterado e utilizado por outra pessoa. Se precisar cadastrar, por exemplo, alguém para assumir as responsabilidades daquele usuário, não utilize o antigo acesso, mas crie um novo, para o novo responsável e transfira as responsabilidades para ele.

Reaproveitar um cadastro prejudicará o rastreamento das informações e atividades do usuário no sistema. Isso porque, no CAL, em muitos casos, é possível acessar o responsável por alterações realizadas. No histórico, haverá a indicação do e-mail do responsável pela mudança. Por isso, se você reutilizar um acesso, todas as alterações realizadas pelo antigo usuário, estarão em nome do novo usuário.

Usuário bloqueado x inativo

Para aqueles que já possuem um usuário cadastrado no sistema CAL, é possivel que o seu acesso seja bloqueado ou inativado, em algum momento.

Também é possível que o gestor do CAL queira inativar ou bloquear um acesso.

Diante destas situações, primeiro você deve entender a diferença entre usuário bloqueado e usuário inativo:

• Bloqueado: para sua segurança, o seu usuário será bloqueado ao inserir senha incorreta 3 vezes, ao tentar logar no sistema. Não envolve nenhuma restrição de acesso ou impedimento definido pelos gestores e o desbloqueio é feito pelo próprio usuário.
• Inativo: é quando o usuário não pode mais acessar os dados do CAL 4.0, nem ser informado pelo sistema, ser cadastrado em ações e etc. Este procedimento é realizado por administradores no Sistema e é adotado, principalmente, quando o colaborador não faz mais parte da organização. Entretanto, ele pode ser revertido e o usuário ser reativado. 

Existe uma última possibilidade de restrição de acesso às informações no CAL 4.0, que é a Proibição de acesso. Neste caso, o usuário é banido do sistema. Tal ferramenta deve ser utilizada sempre que desejar que um usuário suspeito ou indesejado, não consiga mais acessar a plataforma.

Resumindo, se você inseriu  a senha incorreta 3x tentando logar no sistema, o seu usuário não possui nenhuma restrição de acesso e estará bloqueado. Você mesmo poderá desbloqueá-lo, seguindo estes passos!

Caso o gestor da plataforma ou ponto focal da sua área e etc, tenha optado por não te conceder mais acesso ao CAL, ou seja, inativado o seu usuário, você deverá entrar em contato com o mesmo. Apenas ele poderá reativar o seu usuário seguindo este procedimento.

–

Agora você já sabe tudo que precisa, para ser cadastrado, solicitar, realizar e administrar um cadastro!

-Escrito por Júlia Balsamão

O post O que você precisa saber sobre os usuários e cadastros no CAL 4.0 apareceu primeiro em ESG em Dia.

Você já sabe como a Gestão de Requisitos Legais é importante para o seu empreendimento e como ela pode ser complexa? O Cal 4.0 é o Sistema de Gestão de Requisitos Legais da Ius Natura  e foi desenvolvido para facilitar o seu dia a dia e te ajudar a atender a todas as obrigações legais do seu empreendimento.

Preparamos este artigo para te auxiliar a entender um pouco mais sobre a necessidade de se manter em conformidade com a legislação, sobre tal processo e sobre como o CAL pode te ajudar a simplificar a sua gestão!

O CAL 4.0 é um Sistema de Gestão de Requisitos Legais, que tem por objetivo, torná-la rápida, simples e eficaz. Fazendo, assim, com que você esteja e permaneça em conformidade legal.

Todas as organizações, independentemente do ramo de atividade, precisam atender diversas normas, de diversos ramos. Claro, o ramo das normas varia de acordo com os seus processos, porém, a necessidade de estar em conformidade com a legislação é comum a todas as empresas, principalmente, para aquelas que desejam se certificar ou manter a sua certificação.

As normas certificadoras, como por exemplo, as ISOs 14001 e 45001, exigem que seja realizada a Gestão dos Requisitos Legais pertinentes. Isso quer dizer que, se você deseja obter a certificação em Meio Ambiente (ISO 14001), uma das obrigações trazidas por tal norma certificadora, é que você deve realizar a gestão das obrigações desta área. Além disso, elas também exigem que esta gestão seja contínua e esteja sempre atualizada, representando a realidade da organização com fidelidade.

As obrigações são impostas aos empreendimentos desde antes da instalação até depois do início das atividades, a níveis Federal, Estadual e Municipal e nas esferas cível, penal e administrativa, versando sobre as mais variadas situações. 

Eu posso fazer a gestão de quais áreas pelo CAL?

No CAL 4.0 você poderá realizar a gestão de diversos “escopos”, ou seja, ramos da legislação. Dentre eles, podemos citar:

• Meio Ambiente
• Saúde e Segurança Ocupacionais
• Responsabilidade Social
• Energia
• Segurança de Alimentos
• Segurança Viária
• Qualidade
• Compliance, Antissuborno e Anticorrupção
• Florestal – Certificações FSC e CERFLOR
• Mineração
• Segurança da Informação – Técnicas de Segurança e Estrutura de Privacidade
• Agroindústria
• Transporte de Produtos Químicos – Certificação SASSMAQ
• Atividades aquaviárias
• Construção Civil
• Atividades portuárias,
• Telecomunicações
• Aeroportuárias e Fronteiras
• Automotivo
• Celulose e Papel
• Máquinas e Equipamentos
• Cosméticos e Higiene Pessoal
• Offshore
• Gestão de Saúde
• Qualidade de Produtos, Bens e Serviços
• Medicamentos, Produtos para saúde e Insumos Farmacêuticos
• Nutrição Animal

Por que a gestão de requisitos legais é tão importante?

A gestão de Requisitos Legais tem como objetivo, a adequação das atividades, processos, produtos e serviços de uma empresa, à legislação brasileira. Quando não realizada, a possibilidade do empreendimento estar em desconformidade com as normas que lhe são aplicáveis, é muito grande. Tal cenário, expõe a sua empresa a riscos econômicos, ambientais, sociais e organizacionais.

Realizar a gestão pode te resguardar de inúmeras situações. Dentre elas, podemos citar:

1. Danos à imagem do empreendimento;
2. Paralisação das atividades (Embargo e/ou Interdição);
3. Multas;
4. Autos de infração;
5. Processos judiciais;
6. Perda de competitividade;
7. Danos Ambientais;
8. Perda ou impeditivo para certificações (Ex.:ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001).

Além disso, as normas certificadoras também estabelecem a obrigatoriedade da realização da gestão dos requisitos legais. Isso porque, tanto as Normas ISOs, quanto a sociedade, organizações e o Estado esperam das empresas, que se responsabilizem por possíveis danos que as suas atividades possam causar. Isto requer um reposicionamento das organizações, em busca do monitoramento das suas atividades, com base naquilo que é estabelecido na legislação. 

Neste sentido, veja o que as ISOs determinam sobre a Gestão dos Requisitos Legais:

A ISO 14001 (Meio Ambiente) prevê no seu item 9.1.2:

9.1.2 – Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter o(s) processo (s) necessário(s) para avaliar o atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos.

A organização deve:

1. determinar a frequência com que o atendimento aos requisitos legais e outros requisitos será avaliado;
2. avaliar o atendimento aos requisitos e outros requisitos e tomar ações, se necessário;
3. manter o conhecimento e o entendimento da situação do atendimento aos seus requisitos legais e outros requisitos.

A organização deve reter informação documentada como evidência do resultado da avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos.

Já a ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional) prevê:

6.1.3 Determinação dos requisitos legais e outros requisitos

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para:

1. determinar e ter acesso aos requisitos legais atualizados e outros requisitos que são aplicáveis a seus perigos, riscos de SSO e sistema de gestão de SSO;
2. determinar como estes requisitos legais e outros requisitos se aplicam à organização e o que precisa ser comunicado;
3. levar em consideração estes requisitos legais e outros requisitos, ao estabelecer, implementar e manter e melhorar continuamente seus sistema de gestão de SSO.

9.1.2 Avaliação da conformidade

A organização deve estabelecer, implementar e manter um processo(s) para avaliar a conformidade com requisitos legais e outros requisitos (ver 6.1.3).

A organização deve:

determinar a frequência e o(s) método(s) para avaliação da conformidade;

Por que a gestão de requisitos legais é tão complexa?

São diversos os fatores que burocratizam e até impossibilitam a gestão das normas aplicáveis a uma empresa. Podemos citar, como exemplo:

1. Mapeamento: identificar quais são as normas e obrigações de determinado escopo, já que estão estão espaçadas, são emitidas e regulamentadas por diferentes órgãos e em diferentes fontes;
2. Quantidade: o número de normas e obrigações que regulam determinado assunto específico, é muito grande;
3. Definição de aplicabilidade: identificar quais normas e obrigações são realmente aplicáveis aos seus processos, produtos, serviços e à sua realidade como um todo;
4. Acompanhamento: as normas e obrigações são frequentemente atualizadas, modificadas ou revogadas. Por isso, diante dessa alta frequência e do grande número de normas, o acompanhamento de todas elas é extremamente complexo;
5. Entendimento: compreender, de fato, o que as normas exigem que você realize na prática. Em muitos casos, a redação das normas não é clara, ou utiliza muitos termos complexos, que dificultam a identificação da sua aplicabilidade no campo prático e os seus comandos (o que fazer e o que não fazer).

Por esses motivos e pela falta de profissionais qualificados ou em número suficiente para exercer tal atividade, muitas empresas optam por contratar empresas que ofereçam soluções práticas para a gestão como um sistema de requisitos legais.

Por que utilizar um Sistema de Gestão de Requisitos Legais?

Como vimos anteriormente, tal gestão é essencial para o crescimento e desenvolvimento do seu negócio, porém, é um processo extremamente complexo. Por isso, é muito importante buscar soluções que tornem a gestão uma realidade.

Um software pode tornar este processo muito mais simples, estruturado e centralizado. Isso porque você terá, em um só lugar, a listagem de normas e requisitos aplicáveis e as evidências necessárias para cada uma delas. Estes, estarão classificados e simplificados e poderão ser direcionados. Além da comprovação de que você cumpre a obrigatoriedade de realizar e atualizar a gestão de requisitos legais.

Você poderá, portanto, visualizar e gerir aquilo que deve cumprir, aquilo que cumpre, o que não cumpre, as ações que deve tomar, as suas evidências e etc. Isso torna a gestão muito mais dinâmica e te aproxima da conformidade legal.

O que um sistema de gestão de requisitos legais deve te oferecer?

Para que você esteja seguro quanto à listagem de requisitos, a segurança das suas informações, que a legislação esteja atualizada e coerente com a sua realidade, é importante que adote um sistema que te ofereça:

• Atualização remota e personalizada das alterações ocorridas na legislação aplicável ao seu negócio;
• Listagem das obrigações legais;
• Assertividade na identificação das normas e obrigações: recebendo aquilo que é realmente aplicável a você;
• Possibilidade de realizar uma gestão de forma corporativa, para que tenha acesso aos dados relativos a todas as unidades da sua empresa, para que possa compará-los e realizar e gerenciá-lo em uma mesma tela;
• Gráficos personalizados e corporativos;
• Possibilidade de evidenciar o atendimento de várias obrigações de uma só vez, inclusive para mais de uma unidade/empreendimento.
• Chat online com atendimento de suporte e jurídico em tempo real;
• Número ilimitado de usuários;
• Avaliação remota das evidências, planos de ação inseridos no sistema;
• Treinamento online para novos usuários;
• Indicação de Normas Técnicas relacionadas com a legislação vigente, bem como a disponibilização de interface para sua gestão de atendimento.

Como a gestão é feita no CAL?

1. Mapeamento:

   A Ius Natura possui um time de consultores especializado, que realiza a leitura dos diários oficiais, onde são publicadas as normas e suas alterações, compila todas elas em um banco de dados com mais de 80.000 normas e as direciona para cada escopo. Ou seja, identificamos todas as normas que versam sobre determinado tema, incluímos em nosso banco de dados e definimos a qual tema ela pertence. O que facilita o seu entendimento e o direcionamento, durante a sua gestão;

2. Foco nas obrigações e Não Repetição dos Requisitos:

   Após a inclusão das normas pertinentes aos escopos que trabalhamos, em nosso banco de dados, identificamos aquelas que são geradoras de obrigações. Já que existem muitas que não trazem, em seu conteúdo, disposições neste sentido. Isso diminui bastante o número de normas a serem analisadas. Além disso, não listamos apenas as normas, o foco principal do CAL 4.0 é da obrigação. E o que isso significa?
   
   – O que é mais importante saber para estar em conformidade legal? As obrigações, de fato, que vocês devem atender. Por esse motivo, no CAL 4.0 listamos, em forma de check-list, as obrigações trazidas pelas leis.
   
   – E como isso pode te ajudar? Ao listar as Normas Legais, é provável que uma norma traga, ao mesmo tempo, requisitos aplicáveis e não aplicáveis ao seu negócio.
   Com a metodologia utilizada no CAL 4.0, ao listarmos os requisitos, você só precisará avaliar as obrigações que realmente se aplicam a vocês e continuará em conformidade com a norma. Isso reduz a listagem de requisitos não aplicáveis, diminuindo o número de itens a serem evidenciados.
   
   Além disso, diferentes normas aplicáveis podem prever a mesma obrigação, fazendo com que você responda pela mesma pergunta, mais de uma vez, gerando retrabalho e dificultando o avanço no evidenciamento. Assim, afastamos a repetição dos requisitos, para que você não tenha que evidenciá-lo mais de uma vez.

3. Definição de aplicabilidade:

   Identificamos quais normas e obrigações são realmente aplicáveis aos seus processos, produtos, serviços e à sua realidade como um todo. Para que você não perca tempo analisando obrigações que não são coerentes com o seu negócio.
   
   – Como fazemos isso? Ao licenciar no CAL 4.0, você responderá a um questionário sobre as suas atividades, escopos e território de atuação, chamado Formulário de Hipóteses de Incidência. Nele, você responde quais atividades vocês realizam, quais situações se encaixam à realidade do seu negócio e, a partir disso, listamos as obrigações que se aplicam a você e o que é coerente com a sua realidade.
   
   Assim fica muito mais fácil. Você não terá retrabalho e poderá se dedicar apenas ao que realmente se aplica às suas atividades!

4. Acompanhamento:

   A Ius Natura acompanha as atualizações legais mensalmente e informa a você tudo aquilo que é pertinente ao seu negócio. O acompanhamento das atualizações na legislação é, inclusive, uma exigência feita em normas, como nas ISOs e frequentemente cobrado em auditorias. Você deve manter e demonstrar que a sua gestão está atualizada.
   
   Por isso, mensalmente, nosso time de especialistas analisa todas as alterações ocorridas e nós te informamos, através de uma “Carta de Atualização”, quais as normas e obrigações, aplicáveis a você, que foram alteradas e especificamos quais foram as mudanças ocorridas em cada uma delas.

5. Entendimento:

   Como citado anteriormente, em muitos casos, a redação das normas não é clara quanto ao que você deve realizar na prática, quais são as suas obrigações e utiliza termos que dificultam o entendimento, além de burocratizar a gestão na prática. Por esse motivo, apesar de listarmos as normas aplicáveis ao seu empreendimento, como falamos, damos foco às obrigações.

   Para tornar a sua gestão simples, direta e acessível, transformamos as disposições legais, em perguntas objetivas, além de indicarmos o tipo de evidenciamento que cada uma delas exige. Assim, você consegue otimizar o seu tempo, entender como deve agir na realidade, o que deve fazer para atender aquela norma, identificar falhas e garantir a conformidade legal.

   Com um check list, você entende, de fato, o que aquela norma espera que seja praticado no dia a dia da sua empresa.

Como o sistema CAL pode facilitar minha gestão de requisitos legais?

Tudo aquilo que é necessário para a sua Gestão está centralizado em um só lugar. Conheça algumas ferramentas, possibilidades e logística do CAL 4.0:

• Evidenciamento: o CAL permite que você evidencie o atendimento a cada uma das obrigações listadas como aplicáveis, mantendo-as organizadas, já que estão atreladas aos requisitos, e, disponíveis em um só lugar;
• Gráficos: É possível emitir diversos dados, em forma de gráficos, referentes ao preenchimento que você faz dentro do CAL. Assim, você poderá quantificar, definir prioridades, acompanhar a evolução do preenchimento do sistema, a evolução da empresa, das unidades e das áreas, em relação à gestão e muito mais!
• Planos de ação: você poderá registrar ações caso não cumpra alguma obrigação, definindo ações para alcançar a conformidade. Também poderá registrar ações quando identificar uma possibilidade de melhoria, ou quando houver alguma obrigação recorrente e você deva sempre revisitá-la para permanecer em conformidade legal;
• Ações em lote: você poderá executar ações, inclusive para mais de uma unidade, de forma replicada (ex: inserir uma mesma evidência para mais de uma obrigação);
• Responsabilidade: no CAL, você poderá destinar cada uma das obrigações à(s) área(s) que deve(m) analisá-las, atendê-las, monitorá-las ou estabelecer ações para o cumprimento;
• Gestão corporativa: faça a gestão da sua organização, como um todo, e das unidades, individualmente. Tudo isso em uma só tela. Você também poderá inserir evidências, realizar buscas e extrair dados de forma corporativa, permitindo a análise do andamento da gestão da sua organização, entre unidades, áreas e etc.
• Suporte Jurídico e Operacional de forma ilimitada, via chat, telefone e email. Além disso, você terá, a sua disposição, tutoriais em vídeo e PDF e o FAQ, respondendo as perguntas que recebemos frequentemente;
• Normas Técnicas: você terá acesso a uma aba específica, destinada às NTs. Serão listadas todas aquelas que foram citadas no texto de normas legais aplicáveis a você;
• Consultoria Ius: você poderá solicitar o nosso auxílio, através da plataforma, quanto à sua gestão, sobre a adequação de um plano de ação, sobre alguma norma ou obrigação, aplicabilidade, adequação de evidência e muito mais! 
• Treinamento: você receberá treinamentos sobre o uso da ferramenta ao ser cadastrado como usuário e sempre que necessitar. Realizamos vários treinamento sob demanda e organizamos turmas para capacitação;

Por que escolher a Ius Natura?

• Experiência na prestação dos serviços em empresas do mesmo segmento econômico do contratante;
• Metodologia conceituada que evidencia atendimento à ISO 14001, OHSAS 180001, ISO 45001, SA 8000, ISO 22000, ISO 50001, e demais normas de gestão relacionadas ao atendimento de requisitos legais;
• Certificação nas normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001;
• Banco de dados de legislação próprio, com nível de assertividade de 100% na identificação das publicações legais e monitoramento diário;
• Equipe experiente de consultores, com responsabilidade técnico-jurídica evidenciada pelo registro na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e formação em cursos de Lead Auditor ISO 14.001 e OHSAS 18.001.
• Equipe de sucesso do cliente que acompanha a sua gestão dos requisitos legais;
• Equipe suficientemente dimensionada para atendimento das demandas – incluindo as urgentes, e plantão em períodos de auditoria.

Tem algo a mais no CAL 4.0 – Sistema de gestão de requisitos legais da Ius?

Além do sistema de gestão de requisitos legais, o CAL oferece módulos adicionais, que podem auxiliar áreas importantíssimas da sua gestão. Conheça cada um deles:

Gestão de Documentos e Registros

Destinado ao gerenciamento dos documentos essenciais à gestão dos Requisitos Legais, ou qualquer documento importante para a gestão. Com ele, você poderá, além de vincular qualquer documento, listar, em forma de perguntas, as obrigações previstas neles, evidenciá-los, criar planos de ação e vinculá-los aos Requisitos Legais, caso sejam relacionados.

Monitore,  organize,  customize todos os seus documentos importantes. Não perca mais nenhum prazo de renovação ou esqueça de alguma condicionante!

Qualificação de Fornecedores

Identifique e faça a gestão do atendimento às obrigações legais por parte de terceiros contratados como fornecedores. Para isso, apresentamos uma série de atividades que podem ser praticadas pelos fornecedores, podendo cada uma estar vinculada a diferentes tipos de requisitos.

Indicadores de Risco

O módulo Indicadores de Riscos permite priorizar o atendimento às obrigações legais críticas e importantes para o seu empreendimento

Defina o que é mais importante, saiba por onde começar e o que tem mais peso para a sua gestão.

Gestão de AIPR

Com este módulo, você poderá cadastrar e fazer a gestão seu levantamento de aspectos e impactos ambientais e perigos e riscos ocupacionais, a fim de atender às exigências constantes nas normas certificadoras e outras aplicáveis e reduzir riscos associados aos AIPR.

Além do levantamento, cada AIPR, será correlacionado com as normas legais automaticamente.

Gestão de não conformidades

Com esse módulo você fará a gestão de não conformidades associadas aos requisitos legais ou outros requisitos aplicáveis. A partir disso, será possível tratar, acompanhar e evitar a recorrência de NC.

Auditoria

Este módulo veio para simplificar a gestão e realização das suas auditorias. Com ele, você poderá programar, planejar, organizar e executar ilimitadas auditorias de forma simples, segmentada e segura. Todas as suas auditorias de conformidade legal, passadas e futuras, disponíveis em um só lugar!

–

Viu só como a sua gestão dos requisitos legais pode ser simples com o CAL 4.0?

-Escrito por Júlia Balsamão

O post CAL 4.0 – Sistema de Gestão de Requisitos Legais apareceu primeiro em ESG em Dia.

Durante o processo de gestão dos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio, é comum que você não atenda alguma obrigação, ou que exista alguma que deve ser monitorada periodicamente, ou que haja uma possibilidade de melhoria em relação a ela, dentre outras situações.

Para esses casos, você deverá cadastrar um plano de ação. Depois de cadastrados, é essencial que você também realize a gestão deles. Para isso, os relatórios dos planos de ação podem te ajudar!

Neste artigo, viemos te ensinar a emiti-los e interpretá-los!

Com os relatórios de planos de ação você poderá contabilizar os planos de ação cadastrados nos seus requisitos, verificar a taxa de cumprimento deles, quantificá-los por tipo de plano de ação, por área, dentre varias outras possibilidades.

Primeiramente, para acessar a aba de relatórios dos planos de ação você deverá, no menu lateral do seu CAL 4.0, acessar: Relatórios > Planos de ação:

Na tela de Relatórios de Planos de Ação serão disponibilizados filtros e agrupadores.

Com os filtros, você poderá limitar as informações a serem exibidas nos gráficos. Já os agrupadores representam o tipo de informação que você deseja extrair. O agrupador é um critério qualitativo e é ele quem define a legenda do seu gráfico.

É obrigatória a seleção somente do agrupador. Os filtros ficam a seu critério.

Agora, podemos explorar os relatórios que, normalmente, são os mais utilizados na rotina de gestão dos nossos clientes!

Todas as ações cadastradas por CAL

Com esta filtragem, o gráfico reportará o número total de ações que foram cadastradas em cada um dos seus CALs.

Para isto, basta selecionar o agrupador “CAL” e clicar em “Pesquisar”.

Planos de ação vencidos por CAL

Com esta filtragem, o gráfico reportará o número total de ações que foram cadastradas em cada um dos seus CALs, que não foram concluídas e qual é o status de vencimento de cada um deles. Ou seja, quantos deles estão com o prazo vencido e os que não estão, em cada CAL.

Para isto, basta selecionar o agrupador “Vencimento de Plano de Ação por CAL” e clicar em “Pesquisar”.

Status do Plano de ação por Área

O agrupador “Status de Plano de Ação” é responsável por quantificar o número de planos de ação em cada status. Normalmente ele é associado a outros filtros, como o filtro de área responsável.

Neste caso, você deverá selecionar o filtro “Área responsável pelo requisito do plano”, selecionar a área que deseja extrair as informações e selecionar o agrupador “Status do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Assim, você saberá quantas ações, que foram cadastradas para a “área X”, estão pendentes, quantas estão aguardando aprovação e quantas estão concluídas.

Status do Plano de ação por CAL

Assim como no “Status de Plano de Ação por Área”, aqui, é possível quantificar o número de planos de ação em cada CAL e o status deles.

Neste caso, você deverá selecionar o filtro “CAL”, selecionar o CAL que deseja extrair as informações e selecionar o agrupador “Status do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Desta forma, você saberá quantas ações, que foram cadastradas para o “CAL X”, estão pendentes, quantas estão aguardando aprovação e quantas estão concluídas.

Vencimento do Plano de ação por Área

Dentre as ações pendentes, você poderá quantificar quais delas estão com o prazo vencido e quais ainda não. 

O agrupador de vencimento é responsável por fazer isto e, normalmente, ele é associado a outros filtros, como é o caso de Áreas Responsáveis.

Para isso, utilize o filtro  “Área responsável pelo requisito do plano”, selecione a área que deseja extrair as informações e selecione o agrupador “Vencimento do Plano de Ação”. Por fim, clique em “Pesquisar”.

Assim, você saberá que, dentre as ações destinadas a determinada área e que ainda não foram concluídas, “x” está com o prazo vencido e “y” ainda não.

Tipo do Plano de Ação

Com este agrupador, você poderá identificar, dentre as ações cadastradas, quantas delas são de cada tipo de ação. Para entender mais sobre os tipos de ações, você poderá acessar este artigo!

Ele, assim como qualquer outro agrupador, poderá ser associado a outros filtros, como o de Área Responsável, o de CAL e assim por diante.

Planos de ação não concluídos de responsável específico

Esta filtragem quantifica os planos de ação “não concluídos” de determinado usuário, que foi cadastrado como responsável por ele. 

Para isso, você deverá selecionar o filtro “Usuário responsável pela execução”, inserir o usuário desejado e selecionar o agrupador “Vencimento do Plano de Ação”.

–

Viu só como os relatórios de Planos de Ação oferecem tantas opções? Espero que agora você use bastante e consiga extrair tudo aquilo que for pertinente à sua gestão!

-Escrito por Júlia Balsamão

O post Como emitir relatórios sobre os seus Planos de Ação? apareceu primeiro em ESG em Dia.

Você sabe qual é o passo a passo para começar a evidenciar a sua conformidade legal no CAL 4.0?

Preparamos este artigo para te ensinar o que deve fazer para evidenciar as obrigações aplicáveis ao seu empreendimento e como funciona a inserção das informações nestes requisitos.

Inicialmente, no momento de licenciamento do seu CAL, você deverá preencher o Formulário de Hipótese de Incidência. Através dele, você indica quais atividades você realiza e nós listaremos todas as obrigações aplicáveis a ela, com base em suas respostas. Se você quiser entender mais sobre o FHI, basta clicar aqui!

Depois de identificadas, as obrigações serão listadas na aba “Requisito de CAL”. Esta é a sua principal área de trabalho. É nela que você, de fato, deverá inserir as informações referentes ao atendimento das obrigações aplicáveis às suas atividades.

OBS: depois que nós listarmos as obrigações aplicáveis a você, o cadastro de áreas e a inserção de evidências é feita por você!

Inserindo as áreas responsáveis

O primeiro passo para preencher as suas obrigações, é identificar qual é a área responsável pela gestão daquela obrigação. Todas as obrigações devem possuir uma área responsável pelo seu evidenciamento e, só assim, o campo para seu preenchimento será disponibilizado. É importante que faça a destinação correta das áreas para que os requisitos estejam distribuídos de acordo com as atribuições das áreas da sua empresa e para que você possa acompanhar a evolução da sua gestão de maneira fiel. Além de poder acompanhar a evolução de cada área específica!

Para isso, você deverá identificar os requisitos que ainda não possuem área responsável, ou aqueles que quer destinar a uma área específica, ou requisitos específicos, ou mesmo aqueles que já possuem área responsável, mas você deseja que outra área seja inserida.

Na etapa de identificação dos requisitos, você poderá utilizar os filtros disponíveis na área de pesquisa. Se quiser aprender mais sobre a filtragem na tela de Requisitos de CAL, clique aqui!

Um filtro que pode te ajudar muito a otimizar a busca, é o “Recuperar apenas requisitos sem área responsável”. Com ele, ao selecionar “Sim”, serão reportados todos aqueles que ainda não possuem uma área responsável.

Depois de identificar os requisitos, você deverá:

1. No campo de área, clicar em “+”;
   
2. Selecionar uma ou mais áreas, para serem responsáveis pelo requisito;
3. Clicar em “Salvar”.

Depois disso, os campos para evidenciamento do RL estarão disponíveis. Portanto, para evidenciá-lo, você deverá:

1. Clicar na setinha ao lado do Requisito que desejar, para expandir os campos de respostas das áreas cadastradas como responsáveis;
2. No campo referente à área que você deseja inserir as informações, você deverá utilizar:
   • O símbolo de “lápis” (referente à evidência) para inserir as observações sobre o atendimento ao requisito;
   • O símbolo de “clips” para inserir um anexo;
   • O símbolo de lápis (referente à VCL) para indicar a data em que aquele requisito foi avaliado;
   • O símbolo de “+” (no campo de plano de ação) para criar um novo plano de ação para aquele requisito.

Como inserir as informações?

Depois de seguir todos os passos acima, para que você possa indicar o atendimento ou o não atendimento a uma obrigação, você poderá:

1. Seleciona o “lápis” no campo de evidência;
2. O sistema te reportará à tela de “Evidência/Observação”. Nela, insira as informações em relação ao atendimento, no campo “Evidência/Observação”;
3. Insira a data em que a obrigação foi avaliada, no campo “Data da VCL”;
4. Caso queira, insira anexos com os documentos relativos àquela obrigação, clicando em “Inserir novo anexo” ou “Inserir novo documento” (este botão é atrelado ao módulo de gestão de documentos);
5. Ao final, você poderá clicar em:
   • Salvar: se quiser somente salvar as informações;
   • Salvar e atualizar VCL: se quiser salvar as informações e atualizar a data em que elas foram inseridas;
   • Salvar e criar planos de ação: caso queira, além de salvar aquelas informações, criar um plano de ação para aquela obrigação.

Você poderá, também, automaticamente criar um plano de ação. Para isso:

1. Clique no símbolo “+” ao lado do campo “Planos de ação”;
2. Selecione o tipo de plano de ação que deseja inserir, o prazo para o atendimento dele, o responsável pelo seu atendimento, caso necessário, um usuário para realizar a gestão do plano e, por fim, a descrição do plano de ação.
3. Ao final, clique em “Salvar” ou “Salvar e atualizar VCL”.

–

Espero que agora fique ainda mais fácil evidenciar as suas obrigações e que a sua gestão fique cada vez mais fiel e completa!

-Escrito por Júlia Balsamão

O post Como evidenciar as obrigações no CAL? apareceu primeiro em ESG em Dia.