Dicas para tornar a comunicação interna uma aliada da gestão 

Comunicação interna é um dos temas clássicos do campo de gestão de pessoas, e mesmo tendo uma vasta produção de conteúdo sobre o assunto, esse ainda é um dos maiores desafios das organizações. 

E para agilizar as coisas, hoje vamos para um texto mais direto, sem passar tanto pelos pilares teóricos do assunto. No final do artigo ficará uma lista de referências para quem quiser se aprofundar na teoria.

Sendo mais mão na massa: como tornar a comunicação interna uma aliada da gestão de processo e pessoas ao invés da rival? Vamos às dicas.

Conhecer o perfil do público interno potencializa a comunicação interna

Para falar é preciso saber o que precisa ser dito, mas também para quem está sendo dito. Uma mesma mensagem pode ser capturada de forma totalmente diferente a depender das pessoas que a recebem e do contexto em que elas estão inseridas.

Compreendemos mensagens com base em cultura, por isso, algumas expressões só podem fazer sentido em certos locais. Por exemplo, em Minas Gerais a expressão “arreda” é mais do que conhecida, e nenhum mineiro tem a menor dúvida do que fazer ao ver uma placa com os seguintes dizeres: “favor não arredar os materiais”. A mesma mensagem para alguém que não pertence a essa cultura, não faz o menor sentido, e a função da placa se perde totalmente.

Como conhecer melhor meus colaboradores?

Abaixo temos alguns tópicos sobre como caracterizar seu público interno e entender o perfil de colaboradores pode ajudar no consumo de informação e a inserção cultural. Alguns fatores que ajudam nesse mapeamento são:

• faixa etária: gerações diferentes possuem preferência distintas por ferramentas de comunicação, e saber qual ferramenta utilizar aumenta o alcance do público, assim como, ajuda na adaptação da linguagem a ser utilizada;
• escolaridade: compreender a escolaridade ajuda a mapear os estilos em que a mensagem pode ser endereçada, usando mais de textos, vídeos, imagens e entre outros;
• regime de trabalho e local de trabalho: um trabalhador em home office não fará bom uso de um jornal físico da empresa, assim como, para um funcionário que trabalha na operação de fábrica o envio de um e-mail falando do uso de EPI não é muito eficaz. A informação precisa se encontrar onde a pessoa circula fisicamente ou digitalmente;

O que é adaptar a mensagem ao receptor?

Ao mapear o público da comunicação interna da empresa é possível adaptar a mensagem ao receptor. De forma resumida, saber onde, como e quando informar algo a alguém.

Por exemplo, em uma empresa com atuação de escritório, mas também com a atuação de operação de fábrica a divulgação de regras de ergonomia da organização precisa ser adaptada. Divulgar um manual gigante com todas as boas práticas ergonômicas pode atender bem a exigência legal, mas não será tão eficaz na prevenção de acidentes.

Inclusive, é essencial pensar na comunicação interna como algo para além da escrita. Apesar da escrita ser uma das ferramentas mais usuais, ela não é a única. O uso de imagens, como memes, pode atrair a atenção com mais facilidade, pois conversa com parte significativa do consumo de informações da atualidade. 

Padronizar e estabelecer rituais de comunicação interna

E já que o tema é recursos de comunicação interna a ideia de estabelecer uma padronização e rituais vem com a proposta de organizar a produção de conteúdo. Para que as pessoas saibam onde as informações estão disponíveis, é preciso que continuamente elas estejam sendo reforçadas nos mesmos locais.

Pegando como exemplo o DDS, a prática é uma forma de comunicação interna, especialmente se considerada dentro da lógica de rito organizacional de segurança. A periodicidade do DDS é o que garante que as pessoas já esperem dicas de segurança ou o debate de uma temática de segurança dentro desse momento. Ninguém espera que em um DDS a pauta seja remuneração.

Construir esses ritos e padrões aumenta a confiança nos canais de comunicação. Além de distribuir as responsabilidades dos diferentes agentes da comunicação interna de uma organização.

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Testar novos modelos de comunicação interna

Estabelecer ritos e padrões que garantem previsibilidade na comunicação interna não é sinônimo de rigidez ou de perder a criatividade do processo de comunicação. Ao contrário disso, só com muita criatividade e inventividade que é possível tornar cada edição, de um mesmo evento, única e ao mesmo tempo familiar.

Nesse sentido, testar novos modelos de comunicação ajuda a construir ferramentas mais eficazes e que se conectem com o público interno. O engajamento perfeito não existe, se trata de um processo de melhoria contínua, em que a testagem é parte crucial para mensurar como o público está interagindo com a informação.

Parece uma grande estratégia de marketing que envolve uma operação complexa de criação, mas calma, a coisa pode ser mais simples. Teste ideias pequenas. Será que ao mudar o formato de um arquivo, um colaborador consegue acessá-lo com mais facilidade? É mais efetivo manter a ficha de EPI no modelo físico ou no online? A melhor forma de obter essas respostas é por meio de testes, realizar a mudança e acompanhar os resultados, assim é possível entender se é uma boa estratégia.

Uma consideração importante: se a estratégia de comunicação interna funciona bem agora é sinal que ela precisa ser sempre alterada. Comunicação é algo vivo e por isso tem movimento próprio, um novo colaborador que chega talvez já não pode se engajar tão bem no modelo atual, mas mais do que isso, os padrões da empresa vão sendo alterados, por isso, a comunicação precisa ir se ajustando.

Lembrar os colaboradores do papel da Ouvidoria

Por fim, e talvez a dica mais importante de todas, comunicar não é só falar, as empresas também precisam de espaços para ouvir os colaboradores. Uma das ferramentas mais utilizadas são as ouvidorias e os canais oficiais de denúncia. A presença destes canais é o que permite que o colaborador tenha um espaço mínimo de participação, e garante que as organizações não fiquem cegas aos efeitos das práticas de gestão.

Canais alternativos também ajudam na construção da relação de confiança entre empregado e empregador, uma pessoa que sente ter espaço para contribuir e se colocar tende a vivenciar um ambiente de trabalho melhor. Saber o que motiva certas condutas da empresa ou o estabelecimento de algumas regras, faz com o colaborador possa se engajar no seguimento da diretriz.

Não tem como manter a conformidade legal e a gestão eficaz apenas no papel, uma boa estratégia organizacional precisa ser informada para as pessoas, de forma que elas consigam captar a mensagem e aplicar os princípios no dia a dia de trabalho. A comunicação interna nunca foi inimiga de uma boa gestão, pelo contrário, ela é uma das principais aliadas!

Além da comunicação interna, como o CAL pode potencializar a gestão da sua empresa

A comunicação interna é um grande diferencial para manter as empresas organizadas e com uma boa cultura organizacional. Mas além disso também é preciso se atentar a outras estratégias de gestão. Entre elas, a gestão de requisitos legais. Fazer uma boa gestão legal, impacta na empresa como um todo, inclusive na saúde e segurança dos colaboradores, no ambiente laboral e na boa relação com os stakholders, incluindo os colaboradores.

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