A gestão de documentos sempre ocupou um papel central dentro dos Sistemas de Gestão. Procedimentos, instruções de trabalho, políticas, registros e evidências documentadas são a base para a padronização de processos, a tomada de decisão segura e a demonstração de conformidade com requisitos legais, normativos e internos. À medida que as organizações crescem em porte, complexidade e maturidade de gestão, cresce também a necessidade de controle, organização, rastreabilidade e segurança da informação.

Nesse contexto, a forma como os documentos são armazenados, acessados e protegidos torna-se um fator crítico de sucesso. Não se trata apenas de garantir que a informação exista, mas de assegurar que ela esteja disponível no momento certo, para as pessoas certas e com o nível adequado de confidencialidade. Falhas nesse controle podem resultar em riscos relevantes, como exposição indevida de informações, não conformidades em auditorias, fragilidade na governança e até impactos legais e reputacionais.

Atenta a esse cenário e às necessidades reais dos clientes, a Ius Natura promoveu uma importante atualização no Sistema CAL, especificamente no módulo de Controle de Documentos. A nova funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos representa um avanço significativo para nossos clientes, elevando o patamar de segurança da informação, fortalecendo o compliance e proporcionando uma gestão documental muito mais madura, flexível e alinhada às boas práticas.

Este artigo apresenta, de forma detalhada, a evolução dessa funcionalidade, seu funcionamento, seus benefícios práticos e sua relevância estratégica para as empresas que utilizam o Sistema CAL.

A Importância da Gestão Documental

Antes de abordar especificamente a atualização do Sistema CAL, é fundamental reforçar o papel da gestão documental dentro do sistema de gestão.

Normas de sistemas de gestão como ISO 9001 (Qualidade), ISO 14001 (Meio Ambiente), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacional), ISO 22000 (Segurança de Alimentos) e ISO 27001 (Segurança da Informação), possuem requisitos claros relacionados ao controle da informação documentada. De forma geral, essas normas exigem que as organizações assegurem que:

• Os documentos estejam disponíveis e adequados ao uso, onde e quando forem necessários;
• As informações sejam protegidas contra perda de confidencialidade, uso indevido ou acesso não autorizado;
• Seja possível demonstrar rastreabilidade e histórico das informações.

Nesse sentido, a gestão documental não se limita a armazenar arquivos em um repositório digital. Ela envolve critérios claros de acesso, responsabilidades definidas e mecanismos que garantam a integridade e a confiabilidade das informações.

É justamente nesse ponto que o controle de permissões se torna um elemento-chave para a maturidade da gestão.

Como Funcionava o Acesso aos Documentos no Sistema CAL

Até recentemente, o acesso aos documentos no Sistema CAL era definido de forma mais ampla. O critério principal era a permissão de acesso ao módulo de Controle de Documentos. Assim, uma vez que o usuário estivesse habilitado a acessar esse módulo, todos os documentos cadastrados para aquele cliente se tornavam automaticamente visíveis.

Esse modelo atendia bem a estruturas organizacionais menores ou a cenários onde os documentos possuíam caráter predominantemente público dentro da empresa. No entanto, à medida que os clientes evoluíram em termos de estrutura, número de usuários e volume documental, surgiram demandas legítimas por maior segregação de acesso.

Empresas com múltiplas áreas, unidades, níveis hierárquicos e informações estratégicas passaram a necessitar de um controle mais refinado, capaz de diferenciar, por exemplo:

• Documentos de uso geral daqueles de caráter restrito;
• Informações estratégicas da alta direção;
• Documentos sensíveis de áreas como jurídico, recursos humanos, saúde e segurança, meio ambiente ou compliance;
• Registros que devem ser acessados apenas por responsáveis técnicos ou gestores específicos.

A Nova Funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos

Com base nesse cenário e no feedback dos clientes, o Sistema CAL evoluiu e passou a contar com a funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos, trazendo um novo nível de controle e segurança para a gestão documental.

A partir dessa atualização, cada documento cadastrado no sistema pode ter seu acesso configurado de forma individual, respeitando a realidade, a estrutura organizacional e as necessidades específicas de cada cliente.

Formas de Definição de Acesso

A permissão de acesso pode ser definida de maneira simples e intuitiva, por meio das seguintes opções:

• Documento Público: ao marcar a opção Público, o documento permanece acessível a todos os usuários que possuem permissão para acessar o módulo de Controle de Documentos. 
• Documento Restrito: ao selecionar a opção Restrito, o documento passa a ser exibido apenas para os usuários ou áreas explicitamente autorizados. Usuários não autorizados não visualizam o documento nem os localizam nos resultados de busca.
• Acesso por área vinculada: o administrador pode definir que determinado documento fique disponível apenas para usuários pertencentes a áreas específicas da organização. Essa opção é especialmente útil para documentos técnicos ou operacionais, que devem ser consultados apenas por equipes diretamente envolvidas naquele processo.
• Acesso por usuário específico: além da vinculação por área, é possível selecionar usuários individualmente, garantindo ainda mais precisão no controle de acesso. Essa funcionalidade atende cenários onde apenas determinadas pessoas devem visualizar o documento.

Permissão de acesso:

Essa lógica garante que o acesso à informação seja concedido de forma consciente, reduzindo riscos e fortalecendo a confidencialidade.

Filtros de Apoio à Gestão de Permissões

Para tornar a gestão dos documentos ainda mais prática e eficiente, o Sistema CAL também passou a contar com três filtros específicos, que auxiliam os usuários na visualização e no gerenciamento dos documentos conforme o tipo de acesso configurado.

Esses filtros permitem uma navegação mais estratégica pelo módulo de documentos, facilitando a identificação de:

• Documentos com acesso público;
• Documentos com acesso restrito;
• Documentos disponíveis apenas para determinados usuários ou áreas.

Na prática, os filtros contribuem para a facilidade e agilidade na localização de documentos dentro do sistema.

Filtros:

Novas Permissões Vinculadas ao Cadastro de Usuários

Além da permissão de acesso aos documentos em si, a atualização do módulo de Controle de Documentos trouxe um avanço igualmente relevante: a ampliação e o detalhamento das permissões vinculadas ao cadastro dos usuários, especificamente para o módulo de documentos.

Agora, o controle não se limita apenas a quem pode visualizar determinado documento, mas também quais ações cada usuário está autorizado a executar, garantindo ainda mais segurança, rastreabilidade e segregação de responsabilidades.

As novas opções de permissão permitem configurar perfis de acesso de acordo com o papel do usuário:

Copiar documento entre CALs: Permite copiar documentos de um CAL para outro, facilitando a padronização documental entre unidades, filiais ou diferentes estruturas organizacionais.

• Exportar documentos em lote: Autoriza a exportação de anexos por meio de ações em lote, otimizando o tempo em operações que envolvem grande volume de documentos.
• Registrar pedido de renovação de documento: Permite registrar e editar pedidos de renovação, garantindo o acompanhamento adequado de documentos que possuem validade ou necessidade de atualização periódica.
• Concluir renovação de documento: Autoriza o usuário a registrar a conclusão e renovação, assegurando a atualização do status do documento no sistema.
• Cadastrar documento: Permite cadastrar novos documentos, incluindo todas as informações necessárias.
• Editar documento: Autoriza a edição das informações de documentos já existentes, mantendo os dados sempre atualizados.
• Excluir documento: Permite excluir documentos, tanto de forma individual quanto em lote, conforme as necessidades da gestão documental.
• Ativar/Inativar documento: Autoriza alterar o status dos documentos entre ativo e inativo, individualmente ou em lote, facilitando o controle do ciclo de vida documental.
• Visualizar documento: Permite apenas a visualização dos documentos, sem autorização para edição, exclusão ou demais ações, sendo ideal para usuários que necessitam apenas consultar as informações.

Benefícios Diretos para o Sistema de gestão

A implementação da Permissão de Acesso a Documentos traz benefícios diretos e tangíveis para o sistema de gestão das empresas. Entre os principais, destacam-se:

Fortalecimento da Segurança da Informação

Ao restringir o acesso apenas a usuários autorizados, a organização reduz significativamente o risco de exposição indevida de informações sensíveis, atendendo aos princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação.

Atendimento às Normas de Sistema de Gestão

A funcionalidade apoia diretamente o atendimento aos requisitos de controle da informação documentada presentes em diversas normas ISO, além de estar alinhada às boas práticas de governança e compliance.

Segregação de Funções e Responsabilidades

O controle de acesso por área e por usuário contribui para uma segregação mais clara de responsabilidades, fortalecendo a estrutura organizacional e a maturidade dos processos.

Facilidade em Auditorias

Em auditorias internas e externas, a organização consegue demonstrar de forma objetiva que possui critérios definidos para controle de acesso a documentos, o que agrega credibilidade ao sistema de gestão.

Escalabilidade da Gestão Documental

A funcionalidade permite que o Sistema CAL acompanhe o crescimento da organização, mantendo o controle mesmo com o aumento do número de documentos, usuários e áreas envolvidas.

Impactos Positivos para a Governança e o Compliance

Mais do que uma melhoria operacional, a Permissão de Acesso a Documentos representa um avanço relevante em termos de governança corporativa. O controle adequado da informação é um dos pilares de uma gestão responsável, transparente e orientada a riscos.

Ao adotar mecanismos que limitam o acesso às informações conforme a real necessidade, a organização demonstra comprometimento com:

• Ética, responsabilidade e maturidade de gestão.
• Proteção de dados e informações estratégicas;
• Conformidade com requisitos legais e normativos;

Conclusão

A atualização do módulo de Controle de Documentos do Sistema CAL, com a implementação da funcionalidade de Permissão de Acesso a Documentos, marca um importante avanço para os clientes.

Essa evolução proporciona mais segurança, controle, flexibilidade e aderência às boas práticas de gestão, transformando a gestão documental em um processo ainda mais estratégico.

Em um cenário onde a informação é um ativo cada vez mais valioso, contar com ferramentas robustas e inteligentes faz toda a diferença. O Sistema CAL segue evoluindo para apoiar as empresas na construção de sistemas de gestão sólidos, seguros e alinhados às exigências do mercado.

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