Toda empresa que possui fornecedores, sabe dos grandes desafios em realizar a correta homologação desses prestadores de serviços, já que existem muitos requisitos legais e técnicos a serem cumpridos.

Diversos são os problemas a serem enfrentados, dentre eles, a alterações nas obrigações de conformidade, alterações planeadas nas instalações, equipamentos, operações, novos produtos e serviços ou alteração a estes, novas tecnologias, alterações nos fornecedores externos, alterações no pessoal, novo conhecimento sobre aspetos e impactes ambientais,
novas tecnologias, matérias-primas, etc.

Porém, uma das maiores dificuldades enfrentadas pelas organizações, está em qualificar os fornecedores externos, uma vez que muitas organizações encontram dificuldades em exigir os documentos e obrigações necessários. Para esclarecer um pouco mais as dúvidas que norteiam esse tema, levantamos os principais pontos para explicar sobre este tema.

O que é homologação de fornecedores?

O Due Diligence de fornecedores é um processo de investigação e avaliação realizado por uma empresa antes de contratar um fornecedor, visando identificar riscos e garantir que o fornecedor atenda aos padrões da empresa contratante em termos de qualidade, conformidade legal, segurança e outros critérios importantes.

Esse é um processo pelo qual uma empresa avalia e aprova seus fornecedores, garantindo que eles atendam a critérios específicos de qualidade, segurança, conformidade legal e capacidade técnica. Esta avaliação deve ser contínua e atualizada regularmente para garantir que o fornecedor continue atendendo aos padrões da empresa contratante.

No dia-a-dia, a noção de risco está fortemente associada aos efeitos negativos, porém, a qualificação de um fornecedor não deve ser encarada como uma situação adversa, mas sim como uma oportunidade de melhoria.

Um programa de qualificação de fornecedores tem como objetivo avaliar aspectos como qualidade, negociação, prazo, auditorias, suporte técnico e inovação. Esse processo é fundamental para mitigar riscos, assegurar a qualidade dos produtos e serviços adquiridos e otimizar a cadeia de suprimentos.

Portanto, o risco deve ser tratado como uma probabilidade de algo acontecer e as consequências potenciais desse acontecimento, e sendo necessário realizar mudanças, estas podem também constituir-se como oportunidades para melhorar o desempenho da empresa, incluindo na qualificação de um fornecedor externo.

Quais são os benefícios de homologar seus fornecedores?

O principal benefício do processo de diligência dos fornecedores é mitigar os riscos associados às decisões empresariais.
No processo de homologação de fornecedores, a empresa contratante avalia alguns requisitos antes de realizar uma relação comercial. Ao trabalhar com fornecedores confiáveis e eficientes, a empresa contratante pode melhorar sua própria eficiência e produtividade. Além disso, esta avaliação aprofundada de alguns requisitos, previne diversos transtornos, pois a empresa contratante consegue avaliar se o fornecedor cumpre ou não alguns requisitos e, consegue fazer uma mitigação de risco do negócio.

A homologação de fornecedores traz diversos benefícios para a empresa, incluindo:

• Redução de riscos: Identifica e mitiga riscos associados à escolha de fornecedores inadequados.
• Melhora da qualidade: Garante que os produtos e serviços adquiridos atendam aos padrões de qualidade estabelecidos.
• Redução de custos: Permite a identificação de fornecedores mais eficientes e econômicos.
• Melhora da reputação: Ao escolher fornecedores confiáveis, a empresa melhora sua imagem perante clientes, investidores e parceiros.

Neste sentido, a correta homologação de fornecedores fornece uma espécie de “termômetro” sobre determinado fornecedor, permitindo a avaliação aprofundada se a empresa deve ou não contratar com determinado fornecedor ou ainda, se deve continuar a relação comercial ou não com ele.

Como realizar a correta homologação dos fornecedores?

A empresa deve avaliar diversos aspectos de um fornecedor para realizar uma boa homologação de seus parceiros. Existem alguns passos básicos que a empresa deve seguir tal homologação, vejamos:

• Definir critérios de homologação: Estabelecer os critérios e requisitos que os fornecedores devem atender.
• Pesquisa e seleção de fornecedores: Buscar e identificar potenciais fornecedores.
• Coleta de documentos e informações: Solicitar documentos e informações relevantes para a avaliação.
• Análise e avaliação: Avaliar os fornecedores com base nos critérios definidos, incluindo análise de documentos e, se necessário, auditorias.

Para empresas certificadas nos sistemas de Gestão de Meio Ambiente, Saúde e Segurança Ocupacional e Qualidade, essa homologação é uma medida obrigatória, uma vez que as normas certificadoras exigem tal homologação.

Portanto, a empresa deve analisar o modo como os seus contratados e fornecedores podem afetar a sua capacidade de gerir seu negócio, o alcance de suas estratégias de negócio, o cumprimento das obrigações de conformidade e determinar o modo como poderão ser controlados ou influenciados.

Quais documentos devo exigir do meu fornecedor?

Existem documentações mínimas para que um fornecedor seja considerado como qualificado.

• Licença Ambiental Válida ou Certificado de Dispensa (art. 2º da Resolução CONAMA 237/97)
• Certificado de Regularidade – Inscrição no CTF-APP (art. 10 da Instrução Normativa IBAMA Nº 13 DE 23/08/2021, caso o fornecedor exerça alguma atividade principal ou secundária prevista nas Fichas Técnicas de Enquadramento)
• Certificado de Regularidade – Inscrição no CTF-AIDA (art. 12 da Instrução Normativa 12, de 20 de agosto de 2021, caso os fornecedores precisam comprovar capacidade e responsabilidade técnica em relação a atividades poluidoras.)
• Emissão de Manifesto de Transporte de Resíduos (art. 7º da Portaria MMA 280/20, caso a empresa destine qualquer tipo de resíduo fora da coleta pública domiciliar);
• Plano de Gerenciamento de Riscos – PGR da contratada (item 1.5.8.2 da NR 01);
• Certificado de treinamentos específicos, de acordo com a atividade exercida pelos colaboradores da prestadora, como por exemplo, treinamentos para o trabalho em espaços confinados, em altura, com máquinas e equipamentos, instalações elétricas, entre outros.
• Licença de Funcionamento (conforme código de postura do município)
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros ou Certificado de Dispensa (conforme normas técnicas do Corpo de Bombeiros estadual);
• Certificado de Destinação Final (art. 14 da Portaria MMA 280/20).

Entretanto, é importante frisar que cada organização pode fazer exigências adicionais, como por exemplo, somente contratar com fornecedores que fazem auditorias periódicas e/ou possuam certificações, nas normas certificadoras de sistema de gestão, como por exemplo, a NBR ISO 14.001/2015.
Um ponto que merece destaque é que, a homologação dos fornecedores não se limita às documentações acima levantadas. A referida listagem é apenas exemplificativa, de uma forma genérica.

É possível que para cada situação em especial, tenha-se uma legislação específica que obrigue outros documentos para a qualificação dos fornecedores, como por exemplo, fornecedores para produtos controlados pela Polícia Federal e/ou Exército, Transporte de Produtos Perigosos, Fornecedores sujeitos à logística reversa, entre outros.

Como vimos, a homologação de fornecedores é um processo estratégico que traz diversos benefícios para as empresas, como a redução de riscos, a melhoria da qualidade e a otimização da cadeia de suprimentos. É um investimento que pode trazer resultados positivos a longo prazo, garantindo a sustentabilidade e o sucesso do negócio.
O processo de Due Diligence de um fornecedor de forma completa depende de uma série de aspectos, que vão além da legislação. Por esta razão, contar com a possibilidade de utilizar softwares online para auxiliar na realizar uma homologação de fornecedores, é crucial para otimizar seus processos e proporcionar assertividade.

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